1、項目背景

        秦山核電站位于杭州灣畔，是中國第一座依靠自己的力量設(shè)計、建造和運營管理的30萬千瓦壓水堆核電站。是我國和平利用核能的光輝典范，同時也使我國成為繼美、英、法、前蘇聯(lián)、加拿大、瑞典之后世界上第七個能夠自行設(shè)計、建造核電站的國家。

        秦山核電站在建設(shè)中，盡量利用國內(nèi)技術(shù)和條件，同時引進了一些國內(nèi)一時難以解決的關(guān)鍵設(shè)備和材料。設(shè)備按臺件統(tǒng)計，國產(chǎn)占95%，進口占5%；按資金統(tǒng)計，國產(chǎn)占70%，進口占30%。然而，如何保證所有國內(nèi)和國外供貨設(shè)備、材料以及工程施工按照合同如期履約，如何強化合同管理和預(yù)概算管理，一切以合同為基礎(chǔ)，嚴(yán)格按預(yù)概算控制投資，滿足工程建設(shè)需要，是秦山核電各級領(lǐng)導(dǎo)、合約管理人員極為關(guān)注的問題。

        秦山核電通過多方考察，最終決定采用PM軟件PM軟件系統(tǒng)的《合同管理系統(tǒng)》，其目標(biāo)主要是實現(xiàn)全方位的合同管理功能，從與合同起草、合同簽訂、文本管理、結(jié)算安排、執(zhí)行進展、合同變更、到實際結(jié)款以及對合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析的全方位管理，從而為業(yè)務(wù)決策提供有力的數(shù)據(jù)支持，降低因信息不全而造成的合同損失。

        從秦山核電站各級領(lǐng)導(dǎo)和合約管理人員的實際需求出發(fā)，PM軟件派遣專人多次與秦山核電站合約管理部人員共同探討，共同制定出以PM軟件PM軟件系統(tǒng)的《合同管理系統(tǒng)》為框架符合秦山核電站合約管理需要的解決方案。

        由于公司所有對外的經(jīng)濟活動基本都是有合同作為經(jīng)濟活動發(fā)生的唯一依據(jù)，且合同的法律效應(yīng)對甲乙雙方順利完成商務(wù)合作提供必要依據(jù)，因此對合同的跟蹤管理為企業(yè)降低經(jīng)營風(fēng)險起到極為重要的作用?！逗贤芾硐到y(tǒng)》將合同按照不同的項目進行分解，及時了解合同和項目的進展?fàn)顩r，及時跟蹤從而保證合約的履約，減少經(jīng)營風(fēng)險，提高公司信譽。

        《合同管理系統(tǒng)》分為：項目立項管理、項目分配管理、合同分配管理、合同簽訂跟蹤、合同考核管理、合格供應(yīng)商管理、合同信息庫、領(lǐng)導(dǎo)查詢八個模塊，對秦山核電站所有的合同進行全程的控制管理，提高合同的管理能力，降低經(jīng)營風(fēng)險。

        2、解決方案

        2.1.項目立項管理

        根據(jù)計劃審批通過的項目，建立項目信息檔案，對項目的名稱、計劃編號、審批人、申請單位等立項信息進行統(tǒng)一的管理。作為項目分配和合同分配的唯一依據(jù)，為合同的跟蹤提供依據(jù)。

        2.2.項目分配管理

        根據(jù)立項信息，把項目分配到各科室，由各科室負責(zé)人對項目及合同的工作內(nèi)容進一步分解下發(fā)。做到項目到崗、責(zé)任到崗,使每一個項目和子項目都有專門的負責(zé)人來負責(zé)，通過績效評估提高項目完成率。

        2.3.合同分配管理

        根據(jù)項目任務(wù)進行合同的任務(wù)分配，分配給項目管理人員進行合同詢價和合同簽訂。保證每一筆合同都與其所屬的項目對應(yīng)起來，使項目達到合同約束條件時及時履約，提高合同履約率。

        2.4.合同簽訂管理

        經(jīng)過合同商務(wù)負責(zé)人比價，根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)等信息判斷選擇合格供應(yīng)商，與其簽訂合同。通過比價、比質(zhì)、比企業(yè)綜合能力，不僅為秦山核電站合同簽訂帶來直接的經(jīng)濟收益，更是提高了企業(yè)的綜合管理能力，為企業(yè)合格供應(yīng)商環(huán)境的建立打下了深厚的基礎(chǔ)。

        2.5.合同信息管理

        對合同摘要、合同文本的等合同基本信息得管理，同時關(guān)聯(lián)項目基本信息，以及合同概況的查詢和瀏覽，包括合同電子文本的共享和查看等管理?？紤]到信息錄入可能存在大量重復(fù)錄入的因素，合同信息管理還支持調(diào)用合同信息范本簡單修改后生成一份新合同記錄。合同信息一旦錄入完畢后，即可把合同信息發(fā)放給有權(quán)限查閱此合同的相關(guān)人員，但相關(guān)人員對合同無法進行編輯。

        合同信息的全面記錄和權(quán)限管理，保證合同信息的記錄除了紙質(zhì)文件的保存以后更是有電子文件的存檔，既提高了合同文本的保存時間又為合同的查詢帶來了方便，大大減少了工作量。

        2.6.合同跟蹤支付管理

        系統(tǒng)對合同的執(zhí)行過程進行管理，根據(jù)定制的合同控制條款，對于超出條款的自動提示預(yù)警。對供應(yīng)商、承包商的各類合同條款進行控制、提醒，如：支付提醒、變更控制提醒等，采用手機短信等方式，及時提醒合同執(zhí)行。從而提高了合同履約的效率，及時履約為公司商業(yè)信譽提供了保證，依據(jù)合同條款跟蹤支付減少了經(jīng)營風(fēng)險。

        2.7.合同考核管理

        供應(yīng)商考核：根據(jù)合同執(zhí)行情況對供應(yīng)商進行標(biāo)準(zhǔn)考評，考評結(jié)果記入檔案庫。

        內(nèi)部工作考核：統(tǒng)計合同簽訂數(shù)量，記錄合同執(zhí)行進度等信息，對商務(wù)合同負責(zé)人進行合同簽訂任務(wù)完成情況量化考核

        通過合同考核提高了公司的經(jīng)營管理能力，建立以秦山核電站為中心的、極具向心力的團體，提高了企業(yè)核心競爭力。

        2.8.合同模版管理

        提供對商務(wù)合同范本的分類管理，包括合同登記信息的范本管理和對磁盤文件的合同范本管理兩種方式。各類合同信息在錄入到系統(tǒng)中后均可以存為合同范本，合同范本可以作為新建合同的范例或副本，簡單修改后可生成新合同，借此提高管理效率。

        2.9.供應(yīng)商管理

        對供應(yīng)商基本信息的保存，往來交易記錄的管理，通過對供應(yīng)商往來交易的記錄對供應(yīng)商績效評估提供依據(jù)，為建立以秦山核電站為核心的健康的供應(yīng)鏈體系提供支持。

        2.10.工作管理

        依據(jù)系統(tǒng)分配的權(quán)限對個人工作范圍進行設(shè)置，使每一個系統(tǒng)角色只能看到自己被分配的工作內(nèi)容，提高員工工作效率。

        2.11.綜合查詢

        根據(jù)用戶統(tǒng)計報表的格式生成各類統(tǒng)計報表，同時支持按照項目、時間、類別等各種條件進行查詢和統(tǒng)計，方便領(lǐng)導(dǎo)查詢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持。合同管理員根據(jù)所分配權(quán)限查詢相關(guān)項目及合同信息。

        2.12.領(lǐng)導(dǎo)查詢

        通過系統(tǒng)查詢項目基本信息、項目簽訂合同情況、合同比價招標(biāo)情況、合同支付執(zhí)行情況、承包商資質(zhì)、合同變更信息等。

        3、實施成果

        合同管理系統(tǒng)的成功實施，減少了秦山核電站經(jīng)營風(fēng)險，使企業(yè)的社會信譽有了更好的保證，提高了企業(yè)的核心競爭能力。其主要表現(xiàn)在以下幾點：

        1.促進了秦山核電合同的管理責(zé)任與風(fēng)險控制措施，對采購、承包、服務(wù)等多類型合同的變更、索賠過程進行跟蹤處理及審批控制。

        2.對合同履行過程的計量、支付、結(jié)算、決算進行自動化處理，實現(xiàn)工程合同的全周期管理。

        3.建立了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾眢w系及變更控制流程，明確管理責(zé)任。

        4.通過合同趨勢分析與成本預(yù)算的比較，管理者可以實時把握項目合同執(zhí)行動態(tài)。

        5.自定義的合同審批流程與主要業(yè)務(wù)自動化處理極大地簡化合同管理工作，提高了工作效率。

        6.為建立以秦山核電站為核心的產(chǎn)業(yè)群提供基礎(chǔ)。

        秦山核電的合同管理系統(tǒng)，如今不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，為秦山核電的管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。