1、項目背景

        浙江森禾種業(yè)股份有限公司（以下簡稱“森禾”）成立于2000年，是以盆栽花卉和綠化苗木等觀賞植物的新品種選育擴繁、新技術開發(fā)應用、新產(chǎn)品生產(chǎn)銷售、新作品示范推廣為主業(yè)的科技型股份制企業(yè)，一直以來致力于引領、推動中國花卉園藝和園林綠化的產(chǎn)業(yè)化、現(xiàn)代化進程。

        全國設有14個全資區(qū)域子公司，5個專項業(yè)務公司（分別為：花卉工程、花卉生產(chǎn)和銷售、植物凈化器生產(chǎn)和銷售、玫瑰系列產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售、基質(zhì)產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售）。建有20個集生產(chǎn)、銷售、研發(fā)、示范等功能為一體的現(xiàn)代化花木研發(fā)生產(chǎn)基地，總面積近30000畝。擁有50公頃智能溫室，業(yè)務遍及全國二十多個省市自治區(qū)及國外部分國家。

        森禾種業(yè)以商務包、PPP、BOT等商定合作模式為主，與戰(zhàn)略合作伙伴結(jié)成投資建設聯(lián)盟體，開創(chuàng)了“多彩、生態(tài)、科技、連鎖”為主題的全產(chǎn)業(yè)鏈新運營模式。

        2、管理現(xiàn)狀

        森禾成立至今，公司規(guī)模迅速擴張；相繼成立了各類全資區(qū)域子公司、專項業(yè)務公司、以及多家苗木基地、SPV公司和PPP/BOT項目公司，總計上百家；投資項目遍布全國各地，信息量增大，業(yè)務處理任務繁重，這無疑對公司傳統(tǒng)的管理方式提出了不小的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，公司各部門具體情況如下：

        2.1.總部財務部管理現(xiàn)狀

        1.工程財務數(shù)據(jù)的所有分析，均基于OA軟件的平時手工錄入及人工對數(shù)據(jù)準確性的校對，所有的數(shù)據(jù)采集、匯總需要通過與相關部門對接；

        2.關于合同的內(nèi)容，若沒有相應的合同掃描件，需要通過多人溝通才能掌握相關信息，而所掌握信息的真實性也無法得到有效的驗證。

        2.2.總部戰(zhàn)略發(fā)展部管理現(xiàn)狀

        1.子公司管理方面：目前主要涉及公司架構(gòu)的整理、分子公司的工商信息維護（開銷變）。

        2.法務工作方面：部門分管各類合同的審查以及與法律顧問之間的溝通，在訴訟案件中負責對涉訴信息的整理及保持與律師間的溝通、對案件進展的跟蹤。

        3.證書管理方面：總部綜合管理部證書借用通過OA系統(tǒng)填單，歸還時人工記錄，有新的證書借用需求時，人工查找判斷證書是否還在。

        2.3.運營中心財務審計部管理現(xiàn)狀

        1.工程量上報由工程管理部提供；

        2.區(qū)域借款由總部財務管理部負責，運營中心只負責NC賬務處理；

        3.工程付款由區(qū)域管理根據(jù)工程回款進行支付；

        4.發(fā)票由區(qū)域管理部提供，運營中心財務審計部根據(jù)提供的發(fā)票進行NC賬務處理、管理；

        5.工程合同、采購合同歸綜合管理部管理。

        2.4.運營中心綜合管理部管理現(xiàn)狀

        1.園林工程檔案方面，目前招投標資料由招投標部提供歸檔、施工合同及其它分包合同在會簽時由綜合管理部歸檔。五大件中的中標通知書、開工報告、竣工驗收報告、審計結(jié)算書以及施工過程資料由工程管理部催收、由各區(qū)域部門提交。

        2.資質(zhì)管理方面，目前綜合管理部負責企業(yè)資質(zhì)維護工作，員工證書組織報考、繼續(xù)教育、證書招聘、證書安排等工作。包括浙江森禾種業(yè)與浙江森禾環(huán)境兩家公司。

        2.5.運營中心工程部管理現(xiàn)狀

        1.質(zhì)量管理：現(xiàn)場檢查施工質(zhì)量并做記錄存檔；

        2.安全管理：現(xiàn)場安全檢查并做記錄存檔，如有安全隱患或者安全事故，按相關規(guī)定進行處罰；

        3.進度管理：項目部每個月在規(guī)定時間內(nèi)上報月工程量，統(tǒng)一進行匯總?cè)胭~；

        4.優(yōu)秀工程評獎：篩選項目進行評獎申報并實時跟蹤結(jié)果；

        5.技術專用章管理：申領、刻制、審核、監(jiān)管使用并及時收回；

        6.日常工程巡查管理：包括工程形象進度，存在的問題，幫助解決的成效，竣工管理等。

        2.6.運營中心招投標預決算部

        1.據(jù)區(qū)域或項目需求進行各地區(qū)備案及維護；

        2.組織投標評審及審批工作；

        3.進行資格預審、投標書制作及相關工作；

        4.進行預算編制與審核、編制結(jié)算，對賬；

        5.組織合同審查、審批工作；

        6.對項目的介入主要以前期工作為主，待項目進入施工階段后參與較少，待到結(jié)算時再重新加入流程。

        3、問題會診

        PM軟件的咨詢顧問通過對森禾各部門管理現(xiàn)狀的詳細調(diào)研，結(jié)合PM軟件在園林工程項目管理領域的豐富經(jīng)驗，梳理了森禾的業(yè)務流程和關鍵業(yè)務控制點，問題會診如下：

        3.1.總部財務部問題會診

        1.若財務收付款未能及時入賬，會出現(xiàn)無法實時查詢收付款情況。

        2.因工程合同臺賬信息更新不及時，無法第一時間了解合同與財務相關的條款，例如：開票方式、收付款方式等，同時對于公司新簽合同的情況也會出現(xiàn)信息滯后的現(xiàn)象。

        3.工程其他相關數(shù)據(jù)由于分散在各個部門，統(tǒng)計時需要花費較大精力，同時容易出現(xiàn)重漏現(xiàn)象。

        3.2.總部戰(zhàn)略發(fā)展部問題會診

        1.分子公司管理方面：工商信息依靠人工登記查詢，狀態(tài)變更不及時；股權結(jié)構(gòu)信息等可予在權限范圍內(nèi)公布的信息不能方便其他部門查詢；工商流程進展不能很好把控。

        2.法務工作方面：合同審查的類別界定、流程參與程度尚不明確；案件證據(jù)信息搜集較繁瑣，主要憑證依據(jù)無法在短時間內(nèi)匯總。

        3.對系統(tǒng)的大小以及能達到的程度不明確。

        4.財務部門需對原始憑證掃描件上傳，如對涉訴案件方便調(diào)用。

        3.3.總部綜合管理部問題會診

        證書是否已借出一靠人工記憶，二靠人工查找，比較浪費借用人及證書管理員時間，也有一定潛在風險（對管理人的依賴較大）。

        3.4.運營中心財務審計部問題會診

        1.財務部不能很快的、準確的知道工程合同、采購合同的簽訂信息，對以后工程收款、支付供應商的款項不能進行有效的分析。

        2.區(qū)域借款是否用于借款單上寫的工程項目，無法很好的進行監(jiān)督，NC系統(tǒng)不能很直觀的反映區(qū)域借款金額。

        3.NC系統(tǒng)不能很直觀的反應工程的進度情況，工程完工了工程量上報的累計數(shù)是否和決算報告的累計數(shù)一致。

        4.工程付款有的區(qū)域管理部把這個工程的回款支付到其他工程上，是否能做到?？顚Ｓ脽o法進行有效的監(jiān)督；提供的發(fā)票是否和實際發(fā)生的采購是否對應無法進行監(jiān)督，這樣會產(chǎn)生一定的稅務風險。

        3.5.運營中心綜合管理部問題會診

        1.園林工程檔案方面：公司工程檔案資料歸檔必備項目，其中特別要求完善的五大件資料（中標通知書、開工報告、施工合同、竣工驗收報告、審計結(jié)算書），目前許多項目的五大件均不全，有些是未及時提交、有些是沒有，工程施工過程資料更是缺少。平臺各部門之間、與區(qū)域管理部之間的資料對接工作不及時、資料信息不對稱，無法及時共享。

        2.資質(zhì)管理：公司資質(zhì)證書及員工證書信息目前采用人工（招投標部和綜合管理部）安排對接，各區(qū)域不能及時查詢共享；區(qū)域?qū)ψC書的重視程度還遠遠不足以支撐政府對證書管理的嚴格化高壓趨勢。

        3.6.運營中心工程部問題會診

        1.技術專用章的用章臺賬以及評獎項目的篩選和資料不夠齊全。

        2.進度管理：工程量月進度上報及時性不夠，上報數(shù)據(jù)無統(tǒng)一標準。

        3.對現(xiàn)場資料收集的及時性和準確性難以保證，容易造成現(xiàn)場實際與收集到的資料有異議不完善的情況。

        4.安全管理：現(xiàn)場安全管理覆蓋面大，公司監(jiān)管資源有限，安全監(jiān)管容易存在盲區(qū)，目前安全檢查記錄檔案均為紙質(zhì)檔案。

        5.質(zhì)量管理：工程質(zhì)量問題的記錄及解決存在局限性，登記記錄不完善。

        3.7.運營中心招投標預決算部問題會診

        1.由于公司人員分散在全國各地，項目投標、保證金支付、合同審查等審批流程大部分以微信作為數(shù)據(jù)傳導的主要工具，流程混亂，造成延誤。

        2.單個項目的進程不透明，難以掌握項目進度。

        3.各個項目之間數(shù)據(jù)不互通，難以形成有效的數(shù)據(jù)庫，對將來的投標數(shù)據(jù)沒有借鑒意義。

        4.各地備案情況及CA鎖有效期，只有人為地去記錄，翻查，容易造成過期或遺漏等情況的出現(xiàn)。

        4、解決方案

        針對森禾的部門管理現(xiàn)狀、存在的問題，PM軟件組織有關部門進行了認真學習，并組織評審小組進行了相應的論證，提出了具體的解決方案如下。

        4.1.總部財務部

        1.將所有的項目公司（含SPV公司）、14個全資區(qū)域子公司、5個專項業(yè)務公司（分別為：花卉工程、花卉生產(chǎn)和銷售、植物凈化器生產(chǎn)和銷售、玫瑰系列產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售、基質(zhì)產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售）和20個苗木基地的財務收支，全部并入PM工程項目管理系統(tǒng)（園林版）中。

        2.將目前的森禾U8系統(tǒng)中的工程收付款及費控系統(tǒng)能植到PM的PM系統(tǒng)中。

        3.所有與工程相關的信息（數(shù)據(jù)）實現(xiàn)第一時間進行更新，便于信息使用人在一個軟件中完成采集。所有數(shù)據(jù)通過軟件管控，避免因人為因素而出現(xiàn)錯誤，保證信息有效、真實、及時、完整。實現(xiàn)工程質(zhì)量的管理及后期的分析，為管理層做決斷提供依據(jù)。

        應用效果

        1.實現(xiàn)了財務數(shù)據(jù)的實時采集以及工程信息實時臺帳，森禾總部財務可隨時通過手機APP查閱當前在建項目的成本情況、超支情況，而不必等到竣工結(jié)算才核算出來。

        2.準確反應每個工程從最開始的招投標到最后的竣工決算，整個業(yè)務流程中，各個節(jié)點的發(fā)生情況，通過在各個節(jié)點設置警示點以輔助工程事前、事中、事后控制的管理需求。比如收支過程中工料機比例失衡，或苗木比重過大時，實現(xiàn)了準確的提前預警功能。

        4.2.總部戰(zhàn)略發(fā)展部

        1.分子公司管理方面：實現(xiàn)主體信息、項目關聯(lián)信息完整登錄，變動信息及時維護；工商業(yè)務流程節(jié)點明晰，各模塊使用者的工作明確。

        2.法務工作方面：實現(xiàn)在權限范圍內(nèi)做到項目、事件等信息獲取的及時性與完整性；可隨時提供案件信息報表，統(tǒng)計案件責任歸屬、累計金額等信息；提供案件進度維護發(fā)布模塊，能夠根據(jù)權限查閱案件跟蹤信息。

        應用效果

        1.分子公司管理方面：實現(xiàn)了對可能導致工商異常的因素的監(jiān)控，避免對業(yè)務開展產(chǎn)生影響；總部、業(yè)務單元能夠?qū)α鞒踢M展進行直接查詢。

        2.法務工作方面：實現(xiàn)了合同等信息的查閱，一方面能夠提供評判依據(jù)，另一方面可用于涉訴信息的整理提交；對案件信息的整理實現(xiàn)了在權限范圍內(nèi)共享信息，并可根據(jù)報表統(tǒng)計信息顯示案件高發(fā)區(qū)域動態(tài)。

        4.3.總部綜合管理部

        實現(xiàn)通過系統(tǒng)借還，借用人和證書管理員都可以直接查看證書的目前狀態(tài)（可借或者已借出）、以及最晚歸還時間等相關信息。

        應用效果

        在證書管理方面，實現(xiàn)了節(jié)省處理時間，提高工作效率，降低借用風險。

        4.4.運營中心財務審計部 

        1.實現(xiàn)直觀了解工程量上報、工程付款、工程收款的進度情況，能夠提供有利的分析數(shù)據(jù)。

        2.能夠按合同約定收款時間跟蹤預警或提示。

        3.實現(xiàn)單個項目形成獨立的單個臺賬，隨時或按月按季按年與區(qū)域進行項目對賬。

        應用效果

        1.建立了工程量上報和核對情況模塊，使得工程量累積與最后結(jié)算情況相匹配。

        2.有效解決了目前面臨的問題，能夠清晰監(jiān)督各個工程項目的情況。

        4.5.運營中心綜合管理部

        1.資質(zhì)管理方面：實現(xiàn)平臺各部門、各區(qū)域及相關人員能實時查看證書情況，方便快速調(diào)用。對各區(qū)域證書設置紅線（底線）要求，強制報考或新招證書人員，已滿足項目需求。

        2.園林工程檔案方面：通過工程管理系統(tǒng)，能夠明確工程資料清單、設置重要資料節(jié)點警示或流程關聯(lián)（譬如目前部分中標通知書未能及時歸檔，通過合同簽訂流程將中標通知書設置為必備項），實現(xiàn)通過系統(tǒng)及時督促各相關部門資料歸檔；同時將歸檔資料及時與各部門相關人員共享。

        應用效果

        1.園林工程檔案方面：實現(xiàn)了及時督促各環(huán)節(jié)責任人及時按階段按要求將資料完善歸檔。齊全、完整的工程檔案能為工程的招投標、審計、評獎、驗收、法律糾紛、合同爭議、造價調(diào)整，為公司招投標業(yè)務承接及規(guī)范管理提供了良好支撐。

        2.資質(zhì)管理方面：實現(xiàn)了證書信息共享，部門間調(diào)動方便，工作效率得到提高。

        4.6.運營中心工程部

        1.通過工程質(zhì)量安全進度的信息化管理，實現(xiàn)公司對項目的便利監(jiān)管，使每個項目從開工到竣工都有完整的記錄，從中積累經(jīng)驗提升公司整體施工管理水平。特別是進度和安全管理，實現(xiàn)點面結(jié)合，管理到位。

        2.工程評獎及技術專用章的管理系統(tǒng)便捷，一目了然。

        應用效果

        實現(xiàn)了項目工程質(zhì)量安全進度，實時入庫，清晰可查，記錄完整；清晰反映工程從開工到竣工出現(xiàn)的問題和難點；真正做到了項目可管控，降低投資風險；安全文明管理實現(xiàn)了以防為主，及時整改；對不達標的項目能夠上傳曝光，標化規(guī)范項目表揚獎勵；對于質(zhì)量進度管理，做到了及時上報，實時跟蹤，并能清晰了解各項目動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

        4.7.運營中心招投標預決算部

        1.每月能夠自動生成報表，建立可參考數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)利用率，提升工作效率及準確性。

        2.項目進度透明化，各級領導隨時隨地可通過系統(tǒng)進行權限內(nèi)查看。

        3.在公司允許的情況下，實現(xiàn)單個項目的目標成本控制，超出成本可以及時預警。

        4.將部門涉及到的審批流程由微信轉(zhuǎn)為系統(tǒng)內(nèi)進行，提高審批效率，嚴肅審批流程，減少人為因素的干擾，做到流程的每一步都可追溯。

        應用效果

        1.嚴格嚴肅各項審批流程，實現(xiàn)了整個流程可追溯，工作順暢且效率提升。

        2.建立了投標數(shù)據(jù)庫及預結(jié)算數(shù)據(jù)庫，能夠充分利用數(shù)據(jù)橫向縱向的對比分析，提高工作的質(zhì)量。

        3.通過信息化管理，實現(xiàn)了將備案情況等基礎信息錄入系統(tǒng)，及時更新狀態(tài)，各區(qū)域能夠?qū)ζ髽I(yè)的基礎情況有更好的了解，提出新的需求；

        5、應用情況

        森禾通過項目管理系統(tǒng)的實施，大大降低了公司成本，提高了核心競爭力，其具體情況如下：

        1.業(yè)務數(shù)據(jù)及時分析，便于決策。在項目執(zhí)行過程中，通過PM工程管理系統(tǒng)，工程的進度、資金使用、工程質(zhì)量、安全生產(chǎn)等信息都可得到及時反饋，并生成相應報表，領導可以及時掌握所有的經(jīng)營和項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，徹底解決了數(shù)據(jù)滯后的問題。

        2.規(guī)范業(yè)務流程，強化企業(yè)執(zhí)行力。通過企業(yè)信息化的實現(xiàn)，可以做到單據(jù)規(guī)范化、業(yè)務流程化、流程簡單化。

        3.提高資金的準確度與可視度。通過項目計劃進度、資金投入計劃、合同結(jié)算進度、資金支出等與項目進度和資金業(yè)務的分析反饋，形成各級資金分析報表，包括預算與計劃，實際投入與支出、掙值分析等為公司領導提供準確的分析

        4.加快信息流轉(zhuǎn)，信息共享。森禾通過管理軟件的應用，可將所有的審批流程格式化，不會再出現(xiàn)審批流程混亂，一旦審批流程發(fā)起，系統(tǒng)自動根據(jù)審批流程格式進行運轉(zhuǎn)。另一方面，信息化將各個信息孤島融為一體，在相應的權限范圍內(nèi)，信息得到了共享數(shù)據(jù)。

        6、結(jié)語

        森禾項目管理系統(tǒng)的成功實施，再一次印證了PM軟件在工程項目管理領域的專業(yè)性和科學性。從傳統(tǒng)到革新是一個長期的過程，項目管理軟件的應用只是一個開始，森禾仍需不斷探索和實踐，使信息化建設真正融入到企業(yè)管理之中，最大化的發(fā)揮其價值。

        PM軟件積極從每個項目中汲取經(jīng)驗、充實自身，一路精益求精，致力于提供更加完善的整套項目管理的思想體系和實際操作方法，開拓出一條適合中國園林行業(yè)的項目管理信息化之路。