1、項目背景

        廣東昇輝電子控股有限公司（以下簡稱“廣東昇輝”）是專業(yè)從事設計、生產(chǎn)、施工一體化的智能電氣系統(tǒng)項目的多元化公司、年產(chǎn)值超十億；目前公司擁有員工430名，建立了深圳研發(fā)中心、順德公司總部和生產(chǎn)基地，重點發(fā)展智能工程，建設智能建筑與智能社區(qū)，通過長期的研發(fā)和自主創(chuàng)新，取得了具有自主知識產(chǎn)權的高新技術產(chǎn)品，以高端大氣的定位、震撼的客戶體驗界面、方便靈活的操作，為客戶量身定制周全、實用的界面和功效，實現(xiàn)城市、社區(qū)、家庭、人的和諧統(tǒng)一。

        2、信息化目標

        廣東昇輝信息化目標是建立覆蓋整個企業(yè)的“綜合項目管理信息系統(tǒng)（PM系統(tǒng)）”。要求能夠在項目的合同、計劃、設計、預算、成本、物資、質量安全、項目資料、售后服務等諸多方面實現(xiàn)信息化管理。以減少手工作業(yè)的工作量，提高工作效率。強化各運營管理部門及事業(yè)部領導對于各個項目的資源、范圍、時間、人員、成本、質量等方面的監(jiān)控與指導，防范風險、降本增效。輔助事業(yè)部建立起一套規(guī)范化、標準化、適合于行業(yè)和企業(yè)特點的綜合項目管理體系，以提高公司項目管理水平，提高企業(yè)在系統(tǒng)集成項目領域的綜合競爭能力。

        3、解決方案

        PM工程管理系統(tǒng)以施工預算為龍頭，以合同為約束，以進度和資金為雙主線，以成本控制為目標，實現(xiàn)在限定的時間內，在限定的資源條件下，以盡可能快的速度、盡可能低的費用圓滿的完成項目任務，是企業(yè)提升項目管理水平，提高競爭力的得力助手。

        3.1.項目綜合管理

        PM工程管理軟件以統(tǒng)一、直觀、匯總的方式，將一個項目從商務階段一直到竣工、售后階段的各個環(huán)節(jié)貫穿起來，使管理人員可以及時掌握項目的進展情況、發(fā)現(xiàn)的問題，并對項目中的各關鍵節(jié)點、流程進行控制，實現(xiàn)進度、成本、質量、安全可控。

        目材料一覽表、單項目預算、成本匯總表等。

        1．項目整體進程展示：以清晰、直觀的方式，將項目的整體進展情況展示出來。例如，通過甘特圖、魚骨圖等形式展現(xiàn)。數(shù)據(jù)來源于項目管理中的進度計劃、預算、成本、物資、采購、施工等業(yè)務環(huán)節(jié)，系統(tǒng)能夠自動進行數(shù)據(jù)提取、匯總與展現(xiàn)，盡量減少人工的數(shù)據(jù)二次加工工作。

        2．項目綜合信息管理：由系統(tǒng)自動將項目信息匯總到綜合的信息展示界面，集中展示。項目綜合信息管理中，主要體現(xiàn)項目的信息有：項目基本信息、項目BOM一覽表、整體項目進度計劃、各個月度施工計劃、人力資源配置情況、人員使用情況、人員變動情況、生產(chǎn)進度、設計進度、項目施工進度、售后維修記錄、中標交底、合同交底、開工交底、竣工交底、項

        3．項目綜合統(tǒng)計分析：對于項目主要經(jīng)營指標的統(tǒng)計分析報表。項目收入、支出、利潤統(tǒng)計；項目計劃偏差率統(tǒng)計；項目成本偏差率、項目質量偏差等指標。

        3.2.市場管理

        市場管理模塊用于將客戶資源納入到統(tǒng)一的管理平臺上來，方便對客戶業(yè)務的跟蹤管理。

        主要由廣東昇輝的銷售部門使用，管理業(yè)務人員可在系統(tǒng)中錄入從市場上獲取的項目信息、客戶信息、招標信息等；以及實現(xiàn)對項目投標、簽訂的項目合同進行細化管理。

        主要功能：

        1.客戶信息管理：客戶企業(yè)的基本情況、聯(lián)系人信息、客戶項目狀態(tài)、項目基本信息庫。

        2.投標預算管理：投標預算模板、投標預算編制、投標預算審核；

        3.投標管理：投標申請與審批、投標計劃、開標情況反饋、標書庫、招標文件庫、項目中標交底、歷史投標情況分析。

        3.市場管理：商機登記、商機評估、商機立項。

        3.3.合同中心

        通過合同管理，實現(xiàn)對總承包合同、分包合同、設計委托合同、采購合同等，以及與各相關合作方簽訂的協(xié)議的信息化管理。

        1．采購合同管理：依據(jù)采購計劃和采購任務，與供應商商洽，簽訂采購合同，錄入合同的基本信息、附件資料、合同的收付款情況等。

        2．委托設計合同管理：用于登記、查詢、統(tǒng)計與第三方設計單位簽訂的委托設計合同。登記委托設計合同時，只能與狀態(tài)為“合格”的設計單位簽訂分包合同。

        3．分包合同管理：合同登記管理、分包范圍與界面、合同評審管理、分包費用支付計劃、分包費用支付申請、分包費用支付申請、分包費用支付記錄、分包合同統(tǒng)計。

        4．總承包合同管理：合同登記與評審、合同附件、合同交底、合同臺賬管理、合同歸檔管理、合同變更管理、合同預警監(jiān)控、合同收款計劃管理、合同收款管理、合同賬款管理、合同統(tǒng)計查詢。

        3.4.項目整體策劃管理

        項目整體策劃管理用于在項目簽訂合同后，由經(jīng)營計劃部、工程部等部門組織，對項目整體經(jīng)營情況進行規(guī)劃，制定項目整體計劃、組織人力資源等工作。

        1．內部競標中標通知：項目合同中標后，事業(yè)部內部組織項目經(jīng)理、施工經(jīng)理、安全質量工程師、設計小組、預算經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、試運行經(jīng)理等進行項目崗位任職競標，競標獲勝者，被公司任命為項目經(jīng)理、安全質量工程師等職務，系統(tǒng)能夠實現(xiàn) “內部競標中標通知書”在系統(tǒng)內填寫，并發(fā)送給相關人員，通知書具備掛載電子文檔附件的功能。

        2．項目整體計劃：工程部、項目經(jīng)理等人員可依據(jù)項目情況在系統(tǒng)中編制進度計劃，并能查詢計劃情況及實際計劃進展情況。項目進度計劃可以展示：計劃進度、實際動態(tài)進度、預算費用動態(tài)耗用值。

        3．項目團隊管理：根據(jù)事業(yè)部對項目團隊的任命結果，實現(xiàn)項目團隊組織管理的功能，可在系統(tǒng)中定義項目組成員角色、人員權限等。

        4．項目施工計劃通知單：由經(jīng)營計劃部向工程部、技術部、生產(chǎn)調試部、安全質量部等部門傳遞的項目施工計劃通知，接收到通知后，按照施工計劃時間安排進行相應工作。施工計劃通知單能夠發(fā)送到指定的部門，指定的崗位，并能夠反饋回發(fā)送者，哪些人已經(jīng)收到，哪些人已經(jīng)閱讀。

        5．項目開工交底：開工交底情況，能夠反映到項目綜合信息管理里。項目開工交底由由項目經(jīng)理填寫，使公司各部門了解到項目開工了，知會項目實際開工日期、施工許可證情況（有無）、安全許可證情況（有無）、人員到位情況、實際開工日期說明、履約管理重點及建議、其它概要說明等信息。開工交底的內容可以依據(jù)實際的要求定義多項。

        6．項目排產(chǎn)申請單：銷售總公司可在系統(tǒng)中填報項目排產(chǎn)申請單，通知經(jīng)營計劃部來制定項目整體計劃，組織項目相關部門與人員開展項目的準備工作。

        3.5.項目設計管理

        設計管理是對項目設計任務及設計過程進行管理。主要的設計工作成果有設計方案、技術說明、設計圖紙和BOM清單等。

        1．BOM模板管理：BOM模板管理、項目BOM編制、項目BOM變更管理、項目BOM版本對比。

        2．設計任務管理：設計任務制定與跟蹤、設計任務監(jiān)控與預警、任務查詢統(tǒng)計。

        3．設計資料歸檔：設計工作執(zhí)行過程及執(zhí)行結束后，產(chǎn)生的相關圖檔資料，系統(tǒng)可以將其自動歸檔到“檔案管理系統(tǒng)”中。有權限的用戶進入“檔案管理系統(tǒng)”后能夠進一步地對這些檔案資料進行使用和處理。

        4．設計成果提交：設計任務完成后，設計部門形成設備采購總目錄、施工圖，通過編制“設備總目錄提交單”，供采購部門按設備目錄進行設備采購工作。

        3.6.項目預算與成本管理

        系統(tǒng)集成在項目投標時，以及項目正式簽訂后，都要編制項目預算。編制預算主要以業(yè)主方的要求和技術部給出的BOM做為依據(jù)。

        1．項目預算模板：實現(xiàn)將各種類型項目的預算編制成若干個“預算模板”，在進行項目預算編制時，選擇相似的模板；預算模板可以用戶自定義，可以修改，可以制定多個不同版本；預算模板中能夠定義出預算項與會計科目之間的對應關系，實現(xiàn)財務口徑與業(yè)務預算口徑的統(tǒng)一，方便雙方對賬。

        2. 項目目標責任成本制定：目標責任成本是事業(yè)部對于項目部確定的項目施工中要達成的目標成本，項目經(jīng)理和項目組能夠以責任成本的要求為基準，控制項目費用。

        3．預算項目定義：系統(tǒng)能夠事先定義在編制項目預算時所需要的預算項目，預算項目可以定義為多層級的樹狀結構。

        4．項目實際成本歸集：項目實際成本分為四個大類，即管理費用、稅金、勞務分包費用、材料設備采購費用，系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對實際成本發(fā)生數(shù)據(jù)的提取與歸集。在項目實際成本的歸集數(shù)據(jù)上，允許財務人員標注哪些已經(jīng)在財務上記賬了，記賬金額等，以方便財務與預算部門對賬。

        5．項目預算編制匯總查詢：系統(tǒng)能夠按會計科目、預算項對預算情況進行查詢。

        6．項目施工預算編制：在具體項目預算編制時，分專業(yè)對項目材料、設備、人工等方面編制項目預算。主要內容包括：預算項、會計科目、數(shù)量、金額等，編制預算時，能夠給編制人提供預算項的歷史價格、平均價格等，做為編制預算的參考值。

        7．項目三算對比分析：實現(xiàn)項目預算、責任成本、實際成本之間的二二對比，三算對比等，主要內容包括：項目預算成本與目標責任成本對比、目標責任成本與實際成本對比、預算成本與實際成本對比等。         

        3.7.物資管理

        物資管理用于對項目物資的總體資源計劃，物資來源進行規(guī)劃；用于對公司物資的采購、物資發(fā)運、項目物資收發(fā)存等進行管理。同時，PM軟件將物資招標過程的管理納入管理信息系統(tǒng)中。

        1．物資發(fā)運管理：物資需求通知單、物資發(fā)運通知單。

        2．項目物資管理：異地（工程現(xiàn)場）物資采購需求單、異地物資驗收及入庫、出庫、異地物資收、發(fā)、存統(tǒng)計、物資退庫管理。

        3．物資采購管理：物資采購招標管理、物資采購計劃、物資采購訂單管理、物質采購跟蹤管理、物資到貨申檢單。

        4．物資規(guī)劃決策管理：項目物資需求、自制產(chǎn)品生產(chǎn)通知單、外購物資設備通知單。

        3.8.生產(chǎn)管理

        生產(chǎn)管理主要用于對公司自生產(chǎn)的產(chǎn)品進行管理，主要是對生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)日報的管理。

        1．生產(chǎn)計劃管理：用于對自制產(chǎn)品的生產(chǎn)制定主生產(chǎn)計劃；對生產(chǎn)計劃及執(zhí)行狀態(tài)的跟蹤反饋。

        2．生產(chǎn)周報：生產(chǎn)加工周報、生產(chǎn)加工進度查詢。

        3．生產(chǎn)加工月報：各生產(chǎn)小組產(chǎn)品產(chǎn)量、材料成本（采購系統(tǒng)中）、人工、管理費用等成本情況、產(chǎn)品單價、收入、利潤情況、產(chǎn)品質量情況等。

        3.9.項目執(zhí)行過程管理

        項目執(zhí)行過程管理是對項目施工過程中的管理，主要是項目部的施工進度計劃管理等。

        1．項目周報：周報與項目日報相似，記錄一周以來項目的工程完成量、人員進出場情況、項目質量安全、下周工作計劃情況、項目異常等。項目月報中的信息可以自動匯總到項目的施工計劃中，自動生成項目計劃完成情況的統(tǒng)計查詢。

        2．月施工計劃：月度施工計劃是按照項目總體計劃進行的月度分解，項目經(jīng)理依據(jù)月度計來管理日常項目工作。系統(tǒng)要實現(xiàn)月施工計劃的編制、修改、審批、查詢等。

        3. 分包進退場登記：用于登記勞務分包隊伍人員的進、出場情況。

        4．項目日報：通過項目日報表，可以記錄項目的日常管理信息，包括材料機械進場、工程完成量、材料出庫量、人工情況、質量、安全等項目情況。項目日報中的信息可以自動匯總到項目的施工計劃中，自動生成項目計劃完成情況的統(tǒng)計查詢。

        5．月施工計劃與完成情況：提供月度計劃與計劃完成情況的對比分析，能通過橫道圖的形式來反映項目計劃執(zhí)行狀況。

        3.10.資金管理

        資金管理用于管理事業(yè)部及公司的資金計劃，資金的使用，資金使用情況統(tǒng)計等，主要包括公司資金管理、項目資金管理。

        1．公司資金管理：整體資金計劃、整體資金使用情況分析。

        2．項目資金管理：項目資金使用計劃、項目費用使用申請、項目資金使用情況登記、項目資金使用統(tǒng)計。

        3.11.質量與安全管理

        質量安全管理主要對于項目上的質量與安全檢查、監(jiān)督的管理。是項目管理的一個重要組成部分。本系統(tǒng)還應實現(xiàn)對于公司自有產(chǎn)品生產(chǎn)材料的檢驗、自產(chǎn)產(chǎn)品的檢驗管理。

        1．項目質量與安全管理：質量安全工程師內部競標、質量計劃管理、質量安全總交底、項目危險源、環(huán)境因素識別與預防措施、安全三級教育監(jiān)管、安全質量監(jiān)控檢查記錄、聯(lián)系單、安全質量整改通知單、安全質量停工通知單、質量與安全問題反饋管理、項目質量安全檔案資料管理。

        2．物資質量管理：檢驗項目設置、入庫檢驗單。

        3．質量檔案管理：質量管理過程中產(chǎn)生的各種文檔資料，實現(xiàn)將其自動歸集到“檔案管理系統(tǒng)”里，便于資料的存檔、統(tǒng)計、查詢。

        3.12.項目竣工管理

        1．竣工驗收確認單：項目現(xiàn)場竣工驗收后，項目經(jīng)理可在系統(tǒng)內填寫項目竣工驗收確認單，表示項目已經(jīng)驗收確認，公司可進行項目催收回款、支付項目分包款等工作。         

        2．竣工交底：包括項目竣工事項交底，竣工后材料、工具物資的處理說明等。

        3．竣工資料歸檔：項目部組織竣工驗收后，實現(xiàn)項目的各種資料將其歸集到“檔案管理系統(tǒng)”的相應項目資料里，進行統(tǒng)一資料存檔。         

        3.13.售后服務管理系統(tǒng)

        售后服務管理系統(tǒng)主要根據(jù)用戶來電、來函，以及現(xiàn)場實施安裝工作人員的要求和所反映的問題的跟蹤服務。主要是對于項目售后過程中的維修服務的管理。

        1．項目售后維修臺賬：實現(xiàn)項目維修信息綜合記錄查詢。

        2．售后維修報告登記：在維修人員完成售后維修服務工作后，將維修情況進行登記，并提交公司審批流程進行處理。相應的責任部門、責任人要填寫確認意見。主要內容包括：登記維修情況、維修費用、質量責任承擔人、維修費用收費金額、維修前后照片、附件等資料。

        3．售后維修工作量統(tǒng)計：實現(xiàn)對于維修人員、項目、站點等多個維度進行統(tǒng)計分析；對維修費用、維修次數(shù)等匯總統(tǒng)計等；

        4．質量問題反饋：售后服務人員接收到客戶或企業(yè)內部的質量反饋意見后，查詢站點基礎信息（站點位置、配置、合同及驗收資料等），實現(xiàn)在系統(tǒng)中填寫質量信息反饋單，走審批流程提交售后服務部門質量管理人員進行反饋處理。

        5．運維管理：系統(tǒng)能夠自動匯總記錄、分析各電站的運維數(shù)據(jù)，提供電站運維數(shù)據(jù)的登記表單，自動對電站運維情況進行統(tǒng)計。

        6．售后維修通知單：接收到客戶提出的維修要求后，信息能夠轉達到生產(chǎn)調試部，由售后服務人員填寫“售后維修通知單”，并經(jīng)過公司審核后，進行現(xiàn)場售后維修服務工作。

        4、項目實施

        廣東昇輝的系統(tǒng)實施主要分四個階段進行:

        第一階段：前期工作階段，這一階段，PM軟件實施人員的主要工作是確定系統(tǒng)總體邊界、召開項目啟動會議，組建實施項目小組以及制定總體的實施工作計劃和項目溝通方式、頻率，同時還十分有必要了解項目的商務條件以及與商務人員溝通、明確主要商務條件的含義和界定標準。這一階段的交付工作成果是：系統(tǒng)邊界描述、實施組織人員職責描述及通訊錄、項目總體進度計劃及里程碑節(jié)點及其定義標準、主要商務條款的含義和標準的界定。

        第二階段：需求調研階段，這一階段，PM軟件實施人員的主要工作是收集廣東昇輝管理數(shù)據(jù)、報表、規(guī)章制度、相關會議紀要，研究分析廣東昇輝材料設備管理模型。最終與廣東昇輝相關人員共同提出了系統(tǒng)、全面的解決方案。這一階段的交付工作成果是：需求調研范圍及時間安排、需求采集單、需求報告（客戶方報告）。

        第三階段：系統(tǒng)開發(fā)階段，這一階段，PM軟件實施人員的主要工作是依據(jù)“需求報告”配置、測試系統(tǒng)；開發(fā)過程中需求的進一步明確或變更。這一階段的交付工作成果是：可供交付的系統(tǒng)、系統(tǒng)開發(fā)計劃、需求變更報告、其他軟件開發(fā)技術文檔。

        在第四階段：系統(tǒng)上線實施、收尾階段，這一階段，PM軟件實施人員的主要工作是系統(tǒng)安裝、調試；編制系統(tǒng)操作手冊、實施手冊；系統(tǒng)上線實施方案；實施培訓（包括：業(yè)務培訓及系統(tǒng)操作培訓）；系統(tǒng)驗收、系統(tǒng)上線實施全程跟蹤指導。這一階段的交付工作成果是：系統(tǒng)操作手冊、系統(tǒng)實施手冊、系統(tǒng)上線實施方案（包括：系統(tǒng)編碼方案、權限設置方案等）、系統(tǒng)培訓講義、需求變更報告、系統(tǒng)驗收報告、項目總結報告。

        5、應用效果

        通過廣東昇輝和PM軟件雙方的共同努力，廣東昇輝在項目的信息化管理導入和應用上，取得了較好的效果。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

        1.提高了溝通協(xié)調效率、減少了工作延誤

        通過應用系統(tǒng)，工作效率比以前有了明顯的提高，公司總部與下屬各事業(yè)部，以及各事業(yè)部與下屬各項目部之間的數(shù)據(jù)交互直接通過系統(tǒng)進行，減少了溝通時間和環(huán)節(jié)，使業(yè)務信息溝通得更加及時、順暢。

        2.提高了信息的共享、實現(xiàn)了資源的合理分配

        PM工程項目管理軟件系統(tǒng)的實施，為廣東昇輝總部、各事業(yè)部、項目部、海外項目機構提供一個項目開發(fā)和管理的平臺。提高了信息的共享程度。實現(xiàn)項目資源（人、財、物、時間等項目管理要素）的合理分配。

        3.更加規(guī)范了項目管理過程、降低了項目生產(chǎn)成本、提高了項目運作效率

        通過運用，系統(tǒng)實現(xiàn)了對項目成本、進度、質量、安全的有效控制和合同、資金、工程資料、竣工等的高效管理；使投資控制過程更加完善，項目規(guī)劃與設計更加科學，項目管理過程更加規(guī)范；使項目生產(chǎn)成本得到大幅降低，項目運作效率得到有效提高。

        4. 實現(xiàn)科學決策

        對于企業(yè)決策層而言，通過運用信息系統(tǒng)，管理層、決策者能夠方便地收集和統(tǒng)計企業(yè)經(jīng)營活動中的最新信息數(shù)據(jù)，實時掌控項目的生產(chǎn)管理情況，從而作出科學的決策。

        優(yōu)化人才結構、固化管理流程、明晰管理規(guī)范

        運用系統(tǒng)實現(xiàn)科學的人力資源管理，構建科學的企業(yè)組織職能結構，固化企業(yè)管理流程，每個員工都通過系統(tǒng)進行工作，在工作中出現(xiàn)的問題都能夠做到有據(jù)可查，使各種管理規(guī)范更加明晰，并大大的增強了員工的責任意識，并使企業(yè)運營效率得到提高、管理流程得到優(yōu)化，同時優(yōu)勢蓄積企業(yè)人才資本。