第一章 行政辦公規(guī)范管理規(guī)定

        .目 的：為規(guī)范公司辦公管理及加強公司文化建設，特制定本規(guī)定。

        .適用范圍：本規(guī)定適用于總公司及各分子公司。

        .權責說明：本規(guī)定由總經(jīng)辦監(jiān)督執(zhí)行。

        .工作掛牌

        .1上班時間，應嚴格按要求佩戴工作掛牌。

        .2員工應妥善保管掛牌，遺失應立即補辦，費用自理。

        .辦公室規(guī)范

        .1辦公桌

        .1.1應保持辦公桌面整潔，除電腦、口杯、電話、文具外，桌面不擺放與辦公無關的物品。

        .1.2簡易文具應收于筆筒之中，取用后立即放回；其余文具則應收入抽屜中。

        .2辦公時，應當將所處理的文件放在文件夾中，如遇臨時有事離開或有客人訪問，應當將正在辦理文件的文件夾及時合攏。

        .3離開辦公室，須將桌面文件整理，齊放于文件架或抽屜中，重要文件入柜上鎖，不得散亂于桌面。

        .4座椅：座椅靠背不能放任何物品，人離開時座椅推放至辦公桌正下方。

        .5飲水機及其它設備、物品應在指定地點擺放，不得隨意移動。

        .6電源: 下班離開辦公室時，應關閉所有電器及電源。

        .語言規(guī)范

        .1交往語言：您好、早晨好、早、晚、再見、請問、請您、勞駕您、關照、謝謝、周末愉快。

        .2電話語言：您好、請問、謝謝、再見。

        .3接待語言：您好、請稍候、我通報一下、請坐、對不起、請登記、我立即去聯(lián)系、打擾您一下、好的、行（切勿說“不”）。

        .行為規(guī)范

        .1私人信函自費交寄。

        .2接待來訪和業(yè)務洽談在接待室或會議室進行，私客不得在工作區(qū)停留。

        .3不得因私事使用公司電話。

        .4未經(jīng)許可，不得使用他人的電腦。

        .5因公外出時，應事先得到主管領導的同意；外出后，因情況變化而不能按時趕回公司，要提前通知主管領導。

        .6發(fā)出的傳真應注明：發(fā)件人、收件人、主題、發(fā)件人的聯(lián)系方式等。

        .7接聽電話應首先答復“您好，西藏藥業(yè)”，使用電話注意語言簡明；代接同事辦公位電話，做好必要記錄并及時轉(zhuǎn)達。

        .8辦公時間內(nèi)不擅離崗位，需暫時離開時應告知同事。

        .9適時調(diào)整手機鈴聲，辦公區(qū)域內(nèi)適當調(diào)低，培訓或會議中則應取消鈴聲。

        ．不定期檢查。凡違反上述規(guī)定的，每次貢獻50元愛心基金。

        .附則

        .1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

        第二章 會議管理制度

        .目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。

        .適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應制定細則并報總公司備案?？偣静块T內(nèi)部會議參照執(zhí)行。

        .權責說明：

        .1 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

        .2 會議提擬人負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。

        .會議提擬與審批

        .1公司例會無須提擬和審批。

        .2 公司臨時會議由總經(jīng)理、分管領導直接提擬或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人提擬、分管領導批準。

        .3部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人員等，不得與公司會議沖突。

        .會議安排原則：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。臨時召集的緊急會議不受此限。

        .會議準備

        .1會議通知

        .1.1會議通知按“誰組織，誰通知”的原則進行。

        .1.2會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門。

        .1.3會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應進行書面通知，并向總經(jīng)辦提交會議準備申請；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。

        .2其它準備

        .2.1會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）的準備工作。

        .2.2會務服務部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。

        .2.3總公司召開的公司會議統(tǒng)一由總經(jīng)辦承擔會務服務工作。

        .會議組織

        .1 會議組織遵照“誰主管，誰組織”的原則。

        .2主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。

        . 會議記錄及紀要

        .1 公司會議應進行會議記錄。

        .2會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可臨時指定會議記錄員。

        .3 會議記錄員應遵守以下規(guī)定

        .3.1以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，整理會議紀要。

        .3.2會議記錄應采用實錄形式，確保記錄的原始性。

        .3.3對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

        .3.4會議原始記錄應于會議當日、會議紀要不遲于次日呈報會議主持人及參會人員審核簽名。

        .3.5做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將考勤記錄報考勤人員。

        .3.6會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得外泄。會議記錄本交總經(jīng)辦存檔，永久保存。

        .4 會議紀要的形成與簽發(fā)

        .4.1會議紀要的形成、發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定,并填寫《會議紀要發(fā)放審批單》，包括紀要編號、發(fā)放范圍、主管領導意見等事項。

        .4.2會議紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存期限。

        .會議跟進

        .1 會議決議、決策事項等須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議另有決定的，從會議決定。

        .2 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。

        . 會議紀律

        .1參會人員不得遲到、早退、缺席，因故不能參加時，應事先向主持人請假，并征得同意。

        .2會議期間除了緊急情況外不處理其他事務，包括不接聽電話。 10.3違反上述規(guī)定的，按《員工手冊》2.3，2.4的規(guī)定進行處理，接聽電話的由主持人酌情處理。

        .會議保密

        .1與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內(nèi)容、討論情況向外泄露。

        .2會議議決事項，應嚴格保密，除按規(guī)定履行職責外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

        .3故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。

        .附則

        .1 本制度由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

        第三章 文件管理制度

        .目 的：為確保文件收發(fā)等事務正常、順利進行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

        .適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據(jù)本制度制定細則并報總公司批準后執(zhí)行。

        .權責說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發(fā)文

        .1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理（或其授權人）簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

        .2公司發(fā)文程序

        .2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經(jīng)分管領導同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

        .2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

        .2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

        .2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記；簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記?？偨?jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

        .3公司發(fā)文分類、編號：

        .4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規(guī)，格式附后。

        .5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

        .公司部門發(fā)文

        .1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章；任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

        .2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

        .2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領導簽發(fā)生效。

        .2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領導簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

        .3公司部門發(fā)文格式附后。

        .4部門發(fā)文超出部門職權范圍，又不應由公司發(fā)文的，須由相關部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領導批準后行文。

        .5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號：

        .收文

        .1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤；屬于急件的，應在接件后立即報送。

        .2各部門應指定專人辦理收文事宜。

        .3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經(jīng)辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

        .其他

        .1文件的發(fā)文、收文部門負責人應注明文件密級或者“不得復印”、“不得攜出”字樣。

        .1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯(lián)企業(yè)等文件，公司

        項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

        .1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術資料、人事勞資體系等文件。

        .1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

        .2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

        7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

        .4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規(guī)定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經(jīng)同意私自處理。

        .5收發(fā)文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

        .附則

        .1 本制度由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。 附：

        第四章 檔案管理制度

        .目 的：為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本制度。

        .適用范圍：本制度適用于總公司及各分子公司。

        .權責說明：

        .1總經(jīng)辦負責公司檔案管理工作及本制度的執(zhí)行。

        .2公司員工有保護檔案的義務，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

        本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公司宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價

        值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

        .3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

        .4檔案工作實行統(tǒng)一領導分級保管、分級查閱的原則。即由總公司統(tǒng)一領導,總公司和各部門、各子公司二級管理并根據(jù)權限分級查閱。

        .5各部門應盡量采用電腦對檔案進行管理和工作，以便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，同時遵守《計算機信息系統(tǒng)管理制度》的相關規(guī)定。

        .檔案歸檔

        .1歸檔資料包括

        .1.1已簽署生效的本公司文檔（如合同、合同附件、正式通知、工作計劃、財務計劃、人事任免及獎懲、工資表、補貼表、管理制度、工作制度、協(xié)調(diào)程序、會議紀要審批稿等），已簽署生效并接收的關聯(lián)公司文檔。

        .1.2已簽署生效的外聯(lián)企業(yè)及政府管理部門的文件（如行業(yè)政策、發(fā)文通知、項目相關管理部門手續(xù)、批件、技術資料、合約、與項目有關外聯(lián)企業(yè)的租賃、訂購、承包、代理、轉(zhuǎn)讓合同及附件、技術成果等）。

        .1.3業(yè)務部門已完成正式結果的文檔（如部門業(yè)務專項報告、專項數(shù)據(jù)及統(tǒng)計資料整理結果、已完成簽署手續(xù)的各類單證、報表、會簽單、統(tǒng)計表等）。

        .1.4公司及部門收集并已整理完畢的外來資料（如圖片、錄像、軟盤、圖書、廣告冊、產(chǎn)品冊、售樓書、企業(yè)介紹、確認樣板、小樣、黑稿等）。

        .1.5人事、行政等內(nèi)部管理文件及聯(lián)營、參股、合作等外部前期業(yè)務合作文件。

        .2歸檔方法

        .2.1文件、資料的正件與附件，正本與底稿等應一起歸檔。原件正本必須歸檔，執(zhí)行機構只能留用原件副本或復印件。

        .2.2卷內(nèi)文件排列有序，須條理、系統(tǒng)化，按時間順序和重要程度排列，使卷內(nèi)文件形成一個有機整體。

        .2.3案卷封面字跡應工整、清晰，封面用毛筆或鋼筆書寫。

        .2.4注明起止日期、件數(shù)、頁數(shù)。附詳細卷內(nèi)目錄。

        .3歸檔要求

        .3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨立業(yè)務或部門資料應盡量分類歸檔，相關業(yè)務應盡量歸于同類。

        .3.2歸檔資料必須層次分明，按時間及階段歸檔以便符合其形成

        規(guī)律。

        .3.3歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應涵蓋公司業(yè)務的所有方面；歸檔資料必須真實反映公司經(jīng)濟活動的真實內(nèi)容及歷史過程，任何檔案資料均不得經(jīng)過修改、刪減或取代等處理。

        .3.4公司員工因外出參觀學習、參加重要的會議收集的各種材料必須歸檔，未經(jīng)簽署歸檔意見，財務部不報銷差旅費。

        .3.5當年形成的各種材料，次年2-3月各部門和子公司整理后向總經(jīng)辦移交歸檔，重要的文件需及時歸檔。

        .3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。

        .3.7歸檔時應填寫移交清單，履行交接手續(xù)。

        .檔案保管

        .1歸檔資料需進行登記，編制歸檔目錄。

        .2檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

        .3屬于公司保管的檔案：公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時文件的預立卷工作，并在次年2-3月將需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交總經(jīng)辦保管。

        .4屬部門和子公司保管的檔案：各分級保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交總經(jīng)辦。

        .5公司總經(jīng)辦應有存放檔案的檔案室，各部門、各子公司應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

        .6檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

        .7所有檔案資料必須分類長期保存，不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的，將處罰責任人。

        .檔案借閱

        .1檔案屬于公司機密，未經(jīng)各部門分管領導批準不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)分管領導批準不得借閱。

        .2借閱檔案，借閱人必須履行登記、簽收手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內(nèi)容為：檔案名稱、等級分類，借閱事

        由，時間，借閱人，負責人，經(jīng)手人等內(nèi)容，表格由公司統(tǒng)一制定。

        .3借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復印，不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，歸還時保證檔案材料完整無損。

        .檔案保密制度

        .1檔案級別分為絕密、機密、秘密三個等級案，分別用文字標示。擬制文件時，需在文件首頁右上角標注密級。

        .1.1絕密檔案：涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司

        經(jīng)營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯(lián)企業(yè)等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

        .1.2機密檔案：公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術資料、人事勞資體系等文件。

        .1.3秘密檔案：可內(nèi)部公開的一般文件資料。

        .2借、查、閱秘密級以上文件不準抄錄、照像，不準帶離辦公區(qū)域。

        .3復制秘密級以上文件需經(jīng)分管領導以上人員批準，與原件等同管理。復印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。

        .4涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。

        .5外出工作攜帶秘密級以上文件，必須有保證文件安全的措施。

        .6嚴禁將秘密級以上文件的廢品向收購站出售。

        .7保守檔案機密。檔案人員或查閱檔案者，不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。

        .檔案銷毀

        .1任何部門或個人未經(jīng)允許無權銷毀公司檔案。

        .2檔案銷毀須由檔案管理員填寫銷毀清單并報公司分管領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

        .3銷毀檔案時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。

        .附則

        .1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

        第五章 印鑒證照管理制度

        .目 的

        為了規(guī)范公司印鑒證照的使用，加強對印鑒證照的管理，保證印鑒證照的使用符合公司需要，特制定本制度。

        .適用范圍

        本制度適用于總公司，各分子公司應制定細則報總公司批準后執(zhí)行。

        .權責說明

        .1公章、合同專用章、法定代表人章等由專人保管，財務專用章由分管領導指定專人保管。

        .2各部門印章由各部門指定專人負責保管。

        .印鑒保管

        .1公司印鑒及各部門印鑒必須加鎖保管，不能隨意放置。

        .2印鑒不準出室，原則上嚴禁外借，特殊情況須書面申請并經(jīng)批準后，在保證安全的情況下方可帶章外出。

        .3如因管理不善，造成事故，視情況追究保管人和用印人的責任。

        .印鑒使用

        .1印鑒使用由用印人填寫用印申請表提出申請,經(jīng)部門負責人和分管領導批準后用印。各部門印章的使用由部門負責人簽字即可。否則，印鑒管理人應拒絕用印。

        .2印鑒保管人應在印鑒使用登記表上記錄文件名稱、頁數(shù)、份數(shù)、申請蓋章部門、經(jīng)辦人、日期等用印事項。印鑒管理人應保留1份用印文件原件，按公司規(guī)定送辦公室存檔。

        .3不得開具蓋有印鑒的空白介紹信、證明或者在未寫字的頁面上加蓋印鑒。如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須由分管領導書面同意，領用后必須報告使用情況并將復印件返回印鑒保管人存查。未使用的必須交還印鑒保管人。

        .4公司所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對外開出的任何公文等，須統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。

        .5公司公章、合同專用章、財務專用章等必須專章專用，嚴禁混合代用。

        .6在不影響公司聲譽，不會給公司帶來任何可能的損失的情況下，經(jīng)分管領導同意，可為公司員工出具的證明、介紹信、申請等材料加蓋公章。

        .7已通過審批的合同憑合同審批表蓋章。

        .8總公司人員需加蓋各分子公司印鑒仍按本制度執(zhí)行。

        .證照使用

        .1證照使用必須符合國家及公司規(guī)定，嚴禁外借。

        .2證照原件原則上不得帶出公司，如遇特殊情況需相關部門負責人同意并報分管領導批準，并在辦好借用手續(xù)后方可借出，用后必須及時歸還。

        .3證照復印件的使用：必須經(jīng)相關部門負責人同意并報分管領導批準后方可復印證照，并在證照復印件上蓋“僅限于*****使用”條章，寫明用途。

        .附則

        .1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

        第六章 辦公用品管理規(guī)定

        1.目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，規(guī)范公司辦公用品的管理，特制定本規(guī)定。

        .適用范圍：本規(guī)定適用于總公司，各分子公司根據(jù)本規(guī)定制定細則并報總公司備案。

        .權責說明：辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一采購并發(fā)放，實行采購與保管“人員分開、責任分開”的原則。

        .辦公用品的界定：本規(guī)定中辦公用品指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋、紙杯等。

        5.辦公用品的采購：

        .1辦公用品由總經(jīng)辦設置最低庫存線，辦公用品保管員應根據(jù)最低庫存及時提出采購申請。

        .2辦公用品由總經(jīng)辦安排專人進行采購，但總經(jīng)辦應于每年4月30日和10月31日前組織一次對供應商及辦公用品價格和質(zhì)量的篩選、考察，并將考察情況書面報告分管領導。

        .3辦公用品購回后應及時辦理入庫手續(xù)。

        .4辦公用品采購責任人要遵循“量足質(zhì)優(yōu)、開支適當”的原則。

        .辦公用品的保管

        .1辦公用品管理員應建立辦公用品臺帳，準確記錄辦公用品入庫、出庫和庫存數(shù)量、單價及金額。

        .2每月5日前管理員應提供上月辦公用品月報表，月報表內(nèi)容包括：上期庫存余額、入庫總額、出庫總額、本期庫存余額、各部門領用種類及金額等。

        .3每季度第三個月最后一天，由總經(jīng)辦組織辦公用品盤點，填寫辦公用品季報表和盤點表等，并對盤點情況作出說明。

        .4如辦公用品帳物不符，查清原因后由責任人及其分管領導承擔責任。

        .5辦公用品管理要做到文明、清潔，注意安全、防火、防盜，嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。

        .辦公用品的領用

        .1 領用時應按保管責任人的要求進行簽收。領用辦公用品時應填寫“辦公用品申領單”。

        .2公司新聘工作人員的辦公用品，總經(jīng)辦根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單發(fā)放辦公用品，以保證新聘人員的正常工作。

        .3超過本規(guī)定界定范疇的辦公用品，需分管領導批準后方可申購、領用。

        .附則

        .1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即

        行廢止。

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。 附：

        第七章 辦公設施管理規(guī)定

        .目 的：為了確保公司辦公設施的合理使用，規(guī)范辦公設施的管理，特制定本規(guī)定。

        .適用范圍：本規(guī)定適用于總公司，各子公司可根據(jù)本規(guī)定制定細則并報總公司備案。

        .權責說明：

        .1辦公設施的購買、配置等由總經(jīng)辦負責。

        .2辦公設施使用部門和使用人負責辦公設施的保管。

        .定義：辦公設施指辦公事務用的桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。

        .辦公設施管理

        .1辦公設施由總經(jīng)辦統(tǒng)一購買、配置、分發(fā)、領用、修繕并記錄臺賬。

        .2臺賬按部門分別設置，分別記錄各部門領用、借用和使用辦公設施的情況。

        .3供應或配置的辦公設施，記錄部門名稱、物品編號，以及購置日期等。任何人不得擅自調(diào)配或使用該辦公設施。

        .4各部門負責人對其部門所配置的辦公事務用物品，負有使用與保管的責任，防止辦公設施被盜、被挪用以及污染與破損。

        .5使用者調(diào)離時，總經(jīng)辦根據(jù)人力資源部的調(diào)離通知對辦公設施另行安排。

        .辦公設施保管

        .1辦公設施采取“誰使用、誰保管”的原則，使用者具有不可推卸的保全與維護責任，使用者不得委托他人保管家具。

        .2未經(jīng)使用者同意，任何人都不得動用已經(jīng)投入使用的辦公設施。

        .3辦公設施破損或污染需要進行修理與清洗，各部門應與總經(jīng)辦聯(lián)系，由總經(jīng)辦負責辦理各項修理與清洗事宜。

        .4因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的，由直接責任人承擔直接經(jīng)濟損失。

        .辦公設施報廢：總經(jīng)辦經(jīng)檢查確認破損家具已經(jīng)沒有修理必要時，應書面向分管領導請示是否予以報廢處理。

        .附則

        .1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。

        8.2本規(guī)定施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

        第八章 車輛管理制度

        .目 的：為了規(guī)范公司車輛管理，使公司車輛得到合理配置、調(diào)度及有效使用，特制定本制度。

        .適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司根據(jù)本制度制定細則報總公司備案。

        .權責說明：

        .1公司車輛實行定人定車原則，總經(jīng)辦為公司車輛管理部門。

        .2本制度所指車輛包括公司購買個人使用的車輛和各部門共同使用的車輛。

        .車輛調(diào)度

        .1公司購買個人使用的車輛原則上由使用者個人使用，對于本部門的客人接待原則上使用該車，應與公司簽訂《車輛管理責任書》，由使用者負責車輛的日常管理和維護。特殊情況下，個人使用的車輛應服從公司的統(tǒng)一安排和調(diào)度。

        .2各部門共同使用的車輛由車隊負責調(diào)度。用車人一般應提前半天將填寫完畢的“派車申請”交車隊，車隊根據(jù)事情的重要程度安排出車。緊急派車應于事后完善派車程序。去威光公司用車通常提前一天申請，以便合理安排出車。

        .3駕駛員憑派車單出車后，應填寫行車記錄表，同時將有關票據(jù)一并交用車人簽字，否則由駕駛員承擔相關費用。

        .4如遇節(jié)假日，值班領導可安排值班駕駛員出車。

        .5派車順序

        .5.1董事長、總經(jīng)理用車。

        .5.2接待各職能部門領導。

        .6以下情況不予派車

        .6.1一般公務活動，如送一般資料，零星采購等。

        .6.2就近辦理的公務活動。

        .6.3公司人員搭乘飛機。

        .7公用車輛下班時間車輛必須停放指定位置，周末應將車鑰匙交派車人管理(值班車除外)，不得公車私用。

        .8公司車輛不得私自外借，如需外借，須填寫《車輛外借申請表》，并交公司分管領導審批。

        .車輛維修保養(yǎng)

        5.1車輛責任人必須經(jīng)常性地進行車輛的日常維護保養(yǎng)，每天出車前，對車輛進行例行檢查和衛(wèi)生清理，并填寫車輛檢查登記表，如出現(xiàn)因缺油、缺水而造成的車輛故障，維修費用自行承擔。

        .2公司所有車輛的維修、保養(yǎng)由車輛責任人提出申請，填寫車輛維修保養(yǎng)申請單，經(jīng)車隊核準后在公司指定維修廠辦理，私自外修費用自行承擔。

        .3 車輛發(fā)生故障時，應電話通知公司車輛管理人員，以便及時確定維修事宜。

        .4車輛維修過程中，駕駛人員應當現(xiàn)場監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立即向技術員反映，車輛修復后，須通過技術員檢驗后方可簽字出廠。

        .5車輛如需更換零部件，必須事先向車輛管理員報告，否則，自行承擔所有費用。

        .費用管理

        .1駕駛員應節(jié)約用油，不得私自為他人加油。

        .2駕駛員每月長途補貼報銷程序如下：駕駛員將“派車單”、“費用單據(jù)”交車隊負責人審核，并由車隊負責人填寫行車補貼記錄，按規(guī)定程序報銷。

        .3停車費和其他費用經(jīng)車隊負責人審核，交公司分管領導審批后方可報銷。

        .4車輛在外地發(fā)生故障所產(chǎn)生的費用，必須由用車人簽字后方可按照規(guī)定報銷。

        .5車輛的油耗應與車輛行駛里程相符，如差額過大，且無法說明原因，由駕駛員承擔差額部分的80％。

        .6車輛的年審、保險及養(yǎng)路費等可預見固定費用，須按規(guī)定申報資金計劃。

        .7車輛的長途使用費用，按照派車單的記錄，落實到各用車部門，在費用報銷時單列。

        .8公司車輛維修費用必須根據(jù)“車輛維修保養(yǎng)申請單”批準的項目進行開支，同時做好記錄。特殊情況下可事先告知車管人員和分管領導，手續(xù)后補。

        .9公司車輛個人使用的維修費，個人部分按照公司規(guī)定比例進行分攤。

        .10每年3月31日前向分管領導提交修理廠和保險公司的綜合考察報告。

        .駕駛員管理

        .1公司駕駛員必須遵守國家有關法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，安全駕駛，禮貌行車。

        .2駕駛員應每天對所駕駛車輛進行清潔(包括車輛內(nèi)部和車輛外

        部)。

        .3駕駛員應愛惜公司車輛，注意車輛的日常保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機件，確保車輛正常行駛。

        .4出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其它性能是否正常，發(fā)現(xiàn)缺失立即補充，出車返回后要檢查油量，發(fā)現(xiàn)不足立即加油，不得出車前臨時加油。

        .5駕駛員如發(fā)現(xiàn)所駕駛車輛出現(xiàn)故障需要檢修，應立即報告車隊負責人，以便及時調(diào)整車輛和安排進廠維修；未經(jīng)同意不得私自將車送廠維修。

        .6出車在外或出車返回，停車應確保車輛安全。如因不按規(guī)定停放造成車輛丟失或損壞，經(jīng)濟損失由駕駛人員自行承擔。

        .7駕駛員對自已所駕駛車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查，確保出車時證件齊全。

        .8下班后駕駛員應注意休息，上班時不得疲勞駕駛，嚴禁危險駕車和酒后駕車，由此而引發(fā)的交通事故概由駕駛員負責賠償。

        .9車內(nèi)嚴禁吸煙，本公司員工在車內(nèi)吸煙，應有禮貌地制止；公司客人在車內(nèi)吸煙時，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人員予以勸止。

        .10駕駛員對乘車人員要熱情、禮貌，舉止文明。不能主動與客人交談，應樹立公司良好窗口形象。

        .11上班時間不得串崗；出車返回，應立即向管理人報到。

        .12對工作安排，應無條件服從，不得借故拖延或拒不出車；對工作安排有意見的，可事后溝通。

        .13駕駛員出車，如遇特殊情況不能按時返回，應及時通報，說明原因。

        .14任何時間應保持通訊的暢通。

        .15下班后車輛應停放在指定地點，不得私自用車。

        .16駕駛員未經(jīng)領導批準，不得將自已保管車輛交予他人駕駛，發(fā)現(xiàn)后按200-500元/次罰款，并同時給予相應的行政處分。

        .17嚴禁私自出車，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以200元罰款，累記三次，公司將予以辭退；

        .車輛及交通事故處理

        .1發(fā)生交通事故后，駕駛人員要立即報警、報險，并保護好現(xiàn)場，同時將情況向車輛管理人員報告。車隊人員應及時到達現(xiàn)場了解事故經(jīng)過，協(xié)助處理善后事宜，并辦理相關手續(xù)。

        .2公司公用車輛在工作時間發(fā)生的交通事故所產(chǎn)生的費用，根據(jù)責任的大小按比例承擔。其承擔比例為保險公司賠償后剩余部分公司承擔90％，個人承擔10％。

        .3在工作時間發(fā)生車輛丟失或損壞的，公司應根據(jù)情況給予當事

        人相應的處罰。

        .4擅自公車私用發(fā)生交通事故的，保險公司理賠后，差額部分由用車人全額承擔，并追究相關人員的責任。因酒后駕駛導致的交通事故，所有責任（包括經(jīng)濟責任、民事或刑事責任）由當事人全部承擔。

        .5公車私用造成的車輛丟失或損壞，由當事人承擔經(jīng)濟責任并給予相應的處罰，同時，追究直接責任人的責任。

        .6其他原因造成車輛事故的，根據(jù)具體情況作出處理。

        .附則

        .1本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

        第九章 接待管理規(guī)定

        .目 的：為樹立公司的良好形象、規(guī)范公司的接待工作，特制定本制度。

        .適用范圍：本規(guī)定適用于總公司，各分子公司可根據(jù)本規(guī)定制定細則并報總公司備案。

        .權責說明：總經(jīng)辦負責接待工作的統(tǒng)一管理，對涉及較強業(yè)務性的接待事務，由有關部門牽頭對口接待總經(jīng)辦予以配合。

        .接待原則：

        .1強化公關意識，宣傳企業(yè)形象，廣泛獲取信息。

        .2堅持規(guī)范化、標準化、制度化的原則，符合禮儀要求，杜絕隨意性。

        .3厲行節(jié)約、熱情周到的原則，根據(jù)來賓的身份和任務執(zhí)行不同檔次的接待標準。

        .前臺接待

        .1前臺人員應禮貌詢問來賓意圖。

        .2客人進入公司和客人留言、留物，均要進行詳細登記。

        .3前臺應先致電來賓需會見的職員，確認后帶入會客區(qū)或者其他會見地點。

        .4未經(jīng)需會見人員確認，不得允許來賓進入辦公區(qū)域。

        .工作接待

        .1接待申請：各部門若需總經(jīng)辦安排或者配合接待，由各部門填寫接待申請單，經(jīng)分管領導批準后交總經(jīng)辦實施。

        6.2接待要求：

        .2.1根據(jù)公司及客人的需求，目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、舉止文明，不擅自在授權范圍外作任何決定和承諾，以

        高度的事業(yè)心、責任感和良好的精神風貌體現(xiàn)西藏藥業(yè)的品牌形象。

        .2.2接待人員要熟悉接待服務管理知識，掌握公共禮儀規(guī)范，了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識，并具備必需的應變能力和語言表達能力。

        .3了解來賓情況：包括單位、人數(shù)、性別、身份、以及年齡健康狀況，來賓的目的要求，交通工具，車次航班和抵離時間以及是否需要安排食宿等。

        .4擬定接待方案：包括接待工作的組織分工，陪同人員，食宿地點及房間安排，餐費標準及宴請意見，交通工具，費用預算，活動方式，日程安排，匯報內(nèi)容以及參與人員等。

        .5根據(jù)接待方案進行正式接待。

        .附則

        .1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

        第十章 內(nèi)部資料管理制度

        .目 的：公司內(nèi)部資料有利于促進公司企業(yè)文化建設，增強公司形象提升公司品牌，為了加強公司內(nèi)部資料的管理，特制定本制度。

        .適用范圍：本制度適用于總公司及各分子公司。

        .內(nèi)部資料組織

        .1為了提升內(nèi)部資料的制作質(zhì)量，各單位領導應重視內(nèi)部資料的采集等工作，將此項工作納入自己的工作范圍。

        .2 各單位指定一名或多名記者，負責本單位內(nèi)部資料的采集工作。

        .內(nèi)部資料不得有如下內(nèi)容

        .1反對憲法確定的基本原則的；

        .2危害國家的統(tǒng)一、主權和領土完整的；

        .3危害國家的安全、榮譽和利益的；

        .4煽動民族分裂，侵害少數(shù)民族風俗習慣，破壞民族團結的；

        .5泄露國家秘密的；

        .6宣揚淫穢、迷信或者渲染暴力，危害社會公德和民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)的；

        4.7侮辱或者誹謗他人的；

        .8法律、法規(guī)規(guī)定禁止的其他內(nèi)容的。

        附則

        .1 本制度由信息部負責解釋。

        .2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

        .3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。