行政管理的定義與范疇 從國(guó)家的角度來(lái)看行政管理是國(guó)家行政機(jī)關(guān)依法對(duì)國(guó)家和社會(huì)公共事務(wù)進(jìn)行管理。 從企業(yè)的角度來(lái)看行政管理的協(xié)調(diào)功能包括兩方面的內(nèi)容一是協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)間的關(guān)系二是協(xié)調(diào)企業(yè)與社會(huì)其他企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)的非業(yè)務(wù)關(guān)系。行政管理對(duì)內(nèi)部各部門(mén)間的關(guān)系的協(xié)調(diào)是以對(duì)計(jì)劃的分工執(zhí)行和控制為基礎(chǔ)的。在執(zhí)行計(jì)劃控制的過(guò)程中行政管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)各部門(mén)的計(jì)劃執(zhí)行情況和執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行協(xié)調(diào)以調(diào)整好企業(yè)的整體計(jì)劃的實(shí)施。同時(shí)還應(yīng)該對(duì)各部門(mén)在執(zhí)行工作計(jì)劃的過(guò)程中在日常事務(wù)上所發(fā)生的矛盾沖突進(jìn)行調(diào)解使企業(yè)各部門(mén)之間能夠團(tuán)結(jié)和協(xié)調(diào)一致維持企業(yè)的穩(wěn)定和正常運(yùn)行。行政管理的另一項(xiàng)協(xié)調(diào)任務(wù)是協(xié)調(diào)企業(yè)同其他企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)的非業(yè)務(wù)關(guān)系。這種關(guān)系之所以是非業(yè)務(wù)的是因?yàn)槠髽I(yè)的運(yùn)行是在各部門(mén)明確分工的基礎(chǔ)上才得以健康而穩(wěn)定地進(jìn)行的。行政管理部門(mén)的職權(quán)并不能超越企業(yè)的內(nèi)部分工。明確這一點(diǎn)是很重要的這樣可以避免企業(yè)的行政管理部門(mén)插手業(yè)務(wù)從而避免在業(yè)務(wù)部門(mén)和行政管理部門(mén)之間造成矛盾沖突避免使企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)陷于混亂。烽火獵聘公司認(rèn)為行政管理對(duì)企業(yè)與其他企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)的非業(yè)務(wù)關(guān)系的協(xié)調(diào)其主要內(nèi)容是在維護(hù)企業(yè)的基本權(quán)益的基礎(chǔ)上發(fā)展同社會(huì)各有關(guān)單位的友好交往緩解矛盾沖突從而為企業(yè)爭(zhēng)取一個(gè)好的生存環(huán)境。行政管理的工作流程對(duì)于行政助理的工作職責(zé)對(duì)于不同的公司來(lái)說(shuō)職責(zé)是不一樣的但是主要的工作職責(zé)還是有共同點(diǎn)如下1、準(zhǔn)備有關(guān)行政問(wèn)題解決方案、年度報(bào)告等文件2、管理公司內(nèi)部相關(guān)的文件固定資產(chǎn)管理、辦公用品采購(gòu)等行政工作。3、分析運(yùn)營(yíng)實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題制定新的工作流程或就原有的流程進(jìn)行改進(jìn)4、向員工傳達(dá)相關(guān)制度5、優(yōu)化工作流程簡(jiǎn)化匯報(bào)程序降低成本6、會(huì)務(wù)安排。7.人事檔案文件管理社保醫(yī)?？己藗鬟_(dá)文件會(huì)議記錄8.配合人事招聘錄用評(píng)估辭退等相關(guān)事宜.9.協(xié)助辦公室事務(wù)管理10.前臺(tái)工作電話轉(zhuǎn)接、專業(yè)書(shū)籍、資料管理、文件復(fù)印、傳真整理、快件寄送、簽收、來(lái)賓接待、其它文秘工作。 關(guān)于企業(yè)行政管理不論講哪一方面都可以寫(xiě)一本書(shū)但論其精髓不過(guò)大同小異而已所以隨便淺談鄙論一下。 一、行政管理的部門(mén)劃分 行政管理的基本模塊有四個(gè)行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)產(chǎn)會(huì)計(jì)管理但是現(xiàn)代企業(yè)管理日趨具體化大多數(shù)企業(yè)所說(shuō)的行政管理就單指前兩個(gè)也有把前三個(gè)統(tǒng)稱為勞動(dòng)人事部的當(dāng)然這只是分法的不同。早一些的時(shí)候企業(yè)比較重視行政而忽視人力資源的開(kāi)發(fā)因而人力資源在行政部里也只占很小的一部分但隨著現(xiàn)代企業(yè)分工的明確高級(jí)人才的引進(jìn)需要對(duì)不同的崗位和個(gè)人進(jìn)行考核所以人力資源越來(lái)越受到現(xiàn)代企業(yè)的重視并形成了獨(dú)立的部門(mén)。但也有企業(yè)在招聘員工的時(shí)候就直接告訴應(yīng)聘者既要做行政又要管理人力資源從工作內(nèi)容上看兩者是由分別的區(qū)別以下詳談從工作形式上看兩者又是相通的所以行政人員往往兼著行政和人力兩個(gè)職位也不足為奇的但財(cái)務(wù)部和行政部絕對(duì)是兩個(gè)部門(mén)兩者不能混為一談財(cái)務(wù)部主要是管理公司日常的財(cái)務(wù)支出和收入的一般分為會(huì)計(jì)和出納兩個(gè)部分可以說(shuō)是和錢(qián)打交道的但財(cái)務(wù)部不會(huì)管理其他事情只要有票據(jù)只要有證明就可以領(lǐng)到相應(yīng)的錢(qián)。而財(cái)務(wù)部不理會(huì)是人力資源報(bào)的加班還是辦公室簽字的報(bào)銷憑據(jù)。這也體現(xiàn)了現(xiàn)代社會(huì)的一個(gè)共性管錢(qián)的要和管事的分開(kāi)不僅公司單位如此家庭也一樣往往都是男同志主持大局而女同志掌握著金庫(kù)的鑰匙。 現(xiàn)代企業(yè)的行政部門(mén)作用日趨明顯管理的范圍也在不斷的拓寬。國(guó)有企業(yè)稱為辦公室有主任和副主任再加上一個(gè)文員而私有企業(yè)或外資企業(yè)多稱為行政主管和副主管再加上一個(gè)行政助理。其實(shí)工作內(nèi)容和性質(zhì)是一樣的只是換塊招牌罷了。現(xiàn)代社會(huì)的名稱就是多到最后一看其實(shí)很多都是一樣的只為吸引應(yīng)聘者的眼球。 現(xiàn)代企業(yè)的行政部門(mén)主要負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)一般不涉及公司其他部門(mén)的具體事項(xiàng)。行政事務(wù)一般指相關(guān)制度的制定、執(zhí)行和推動(dòng)、收發(fā)文的處理、文件的打印、復(fù)印文書(shū)資料的管理、會(huì)議的管理、涉外事務(wù)的管理等當(dāng)然這沒(méi)有具體的劃分各公司之間管理的范圍也有不同仔細(xì)觀察就會(huì)發(fā)現(xiàn)這些工作其實(shí)都是服務(wù)性、協(xié)調(diào)性的工作。隨著公司的發(fā)展人員的增加這些內(nèi)容也在變化這些都是為公司的整體利益或者說(shuō)是全體員工服務(wù)的。但很少涉及到外部事物基本上是不出辦公室就能完成的工作所有有些人就這樣說(shuō)你是坐辦公室的其實(shí)企業(yè)的行

        政和國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位不一樣后者才是真正的坐辦公室的。而辦公事務(wù)主要包括日常事務(wù)管理、辦公用品管理、車輛管理、安全衛(wèi)生管理等這主要是生活類的事務(wù)是為了保障其他部門(mén)正常有序的工作而提供的平臺(tái)這是正常工作的基礎(chǔ)就如生活中要有吃、有穿的一樣其實(shí)這包含了很多事情工作中水、電、后勤、外來(lái)人接待等等。有人說(shuō)做行政工作就是什么小事都干什么大事都不管其實(shí)不是這樣企業(yè)是一個(gè)不可分割的統(tǒng)一體缺少那一個(gè)都不能良性的運(yùn)轉(zhuǎn)。每個(gè)部門(mén)都有自己的工作內(nèi)容這就是現(xiàn)代企業(yè)的分工。 二、行政管理者的素質(zhì) 做一個(gè)行政人員應(yīng)該具備哪些素質(zhì)那些必須具備的以我為例我是辦公室文員筆者認(rèn)為應(yīng)該具備 1、業(yè)務(wù)素質(zhì) 基本的辦公室常識(shí)比如說(shuō)企業(yè)常用的公文有那幾種14種有條例、決議、決定等等文書(shū)檔案怎樣制作并歸檔說(shuō)先用電腦排版然后再怎么樣等等這些就是我吃飯的筷子沒(méi)有筷子看見(jiàn)了也吃不到就是這么簡(jiǎn)單但卻非常重要。 2、責(zé)任感 工作人員一定要有責(zé)任感把工作當(dāng)作自己的任務(wù)把公司當(dāng)成自己的家只有這樣才能做好工作準(zhǔn)確地說(shuō)才能出色的完成工作。管理者應(yīng)該有這樣一種意識(shí)只要我在這里工作一天屬于我的工作就必須完成而且要漂亮的完成。 3、有正確的價(jià)值觀 這不僅對(duì)于工作對(duì)于整個(gè)人生都很重要在公司要嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度不要以為所有的工作都做完就已經(jīng)沒(méi)事了其實(shí)還有很多事情要做只是還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)生活就是缺少發(fā)現(xiàn)。這只是一個(gè)方面其實(shí)價(jià)值觀是一個(gè)人的總體表現(xiàn)不能一概而論每個(gè)人都有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)只要工作者能揚(yáng)長(zhǎng)避短他就是一個(gè)成功的人至少是一名合格的職員。 4、勤奮 少說(shuō)話多做事。年輕人就應(yīng)該由年輕人的朝氣和活力不要一天什么都不愿做或者等到分到自己頭上時(shí)才做那樣是很被動(dòng)的。不論做什么都是學(xué)習(xí)不論做的好與壞都是一種鍛煉因?yàn)楣芾碚呔褪且粡埌准埧梢援?huà)最好的圖畫(huà)也可以變成一張廢紙一切都在于自身的努力。 5、學(xué)會(huì)情緒管理 做行政的就是為公司服務(wù)的就是協(xié)調(diào)公司事務(wù)的不要怕煩。其實(shí)每個(gè)人都有煩心或者不順心的時(shí)候但千萬(wàn)不要把這種情緒帶到工作當(dāng)中因?yàn)榍榫w是個(gè)人的事情工作是員工的義務(wù)兩者不能混為一談。要適當(dāng)?shù)姆潘勺约旱那榫w形成融洽的氣氛。每個(gè)員工都應(yīng)該是一個(gè)情緒管理者生活中沒(méi)有解不開(kāi)的難題只有不愿解開(kāi)的想法工作中沒(méi)有解不開(kāi)的難題就在于如何行動(dòng)。當(dāng)然每個(gè)員工都想解決難題但應(yīng)該以怎樣的心態(tài)來(lái)面對(duì)呢要保持一顆平常的心坦然的面對(duì)困難。因此說(shuō)每個(gè)員工還應(yīng)該是一個(gè)心理學(xué)家要善于調(diào)節(jié)自己的心理環(huán)境和精神狀態(tài)保持充沛的體力和飽滿的人情以最好的狀態(tài)投入到工作中。只有這樣才能提高工作效率才能更好地實(shí)現(xiàn)公司的利益和個(gè)人的價(jià)值。 當(dāng)前來(lái)看在中國(guó)內(nèi)地的企業(yè)總體狀況是國(guó)有企業(yè)行政人員素質(zhì)較高但工作效率較低私營(yíng)企業(yè)次之但工作效率比較好外資企業(yè)員工素質(zhì)最高行政效率也最好。究其根本就是企業(yè)的管理模式的問(wèn)題?，F(xiàn)在許多企業(yè)都提倡人本管理模式加強(qiáng)對(duì)員工的積極性的培養(yǎng)。但企業(yè)是以贏利為目的的一切的投入和產(chǎn)出都是為利潤(rùn)服務(wù)的也只有創(chuàng)造較好的公司效益員工的利益才有保障因此不是所有的管理都適合每個(gè)企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展水平而異。行政管理者也不能繃著那老一套方式不變要靈活運(yùn)用只要有利于企業(yè)發(fā)展的方法都可以嘗試