第一章項目建設背景及目的 

            1.1項目建設背景 

            日常管理較多的采用傳統(tǒng)手工方式，填表格、跑部門簽字蓋章、工作效率低下。管理相對較“亂”、較“松”、在迅速獲得信息、規(guī)范管理、提升溝通、提高工作效率等方面有迫切的需求。信息化建設規(guī)劃不明確，在軟硬件配置、信息化規(guī)劃、應用技巧、人才配備 等方面還有待提高:即使有電腦，也只是單純的記錄個人的辦公數(shù)據(jù)，單位管理 的信息數(shù)據(jù)得不到共享，管理者面對辦公室的工作和資源不能一目了然。 領導層忙于內(nèi)外部事務處理，只有報表和會議解決內(nèi)部信息和事務協(xié)調(diào)，但無法透視實踐整個過程和了解圍觀細節(jié)。 

            1.2建設的目的 

            通過實施協(xié)同OA系統(tǒng)，可把單位日常業(yè)務、事務、寫作等信息在單位的部門、群組、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、日程/會議管理、文檔管理、綜合辦公管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應用模塊，從而達到管理高效全面的管理效果。協(xié)同OA系統(tǒng)的總體目標是:“以先進的計算機和通信技術為主要手段，以實現(xiàn)企事業(yè)關鍵辦公應用為導向，搭建一個覆蓋全單位的辦公信息平臺。通過網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)本單位移動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務處理機制，為本單位建立一個及時有效的信息交流管道，”建立高質(zhì)量和高效率的信息網(wǎng)絡盤，為領導提供一個方便有效的時間跟蹤和監(jiān)督手段，實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和人性化管理。 

            第二章協(xié)同OA辦公軟件的定義及特點 

            2.1協(xié)同OA辦公軟件的定義 

            所謂辦公自動化，是指通過先進技術的應用，將人們的部分辦公業(yè)務物化于人以外的各種設備，并由這些設備和辦公人員共同完成辦公業(yè)務的人機信息系統(tǒng)。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品與MIS、DSS相比較，則較少地應用管理模型，而強調(diào)技術的應用和自動化的辦公設備的使用為主。辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運用現(xiàn)代科學技術，如通過區(qū)域網(wǎng)或遠程網(wǎng)絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙辦公。 

            2.2協(xié)同OA辦公軟件的特點 

            協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品具有如下的特點: 

            1、面向非結(jié)構(gòu)化的管理問題; 

            2、工作對象主要是事務處理類型的辦公業(yè)務; 

            3、強調(diào)即席的工作方式; 

            4、設備驅(qū)動。 

            5 協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的設計思想就是以自動化設備為主要處理手段， 依靠先進技術的支持，為用戶創(chuàng)造一個良好的自動化的辦公環(huán)境，以提高工作人員的辦公效率和信息處理能力。辦公業(yè)務的分類和典型形式辦公業(yè)務的分類主要指辦公室業(yè)務的分類、辦公人員的分類、辦公室信息形式的分類等。 

            按業(yè)務流程的確定程度，辦公業(yè)務可分為三類: 

            1、確定型，事物/數(shù)據(jù)處理是確定的，易于計算機程序化的實現(xiàn)。 非確定型，事務處理過程有較多的不確定性，程序化方法不易實現(xiàn)。 

            3、混合型，介于上面兩者之間，部分處理過程是確定的，另外部分處理過程是不確定。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品主要是面對非確定型辦公業(yè)務的處理，其他兩類業(yè)務也可滿足。

            按業(yè)務性質(zhì)，辦公業(yè)務部門可以分為兩類: 

            1、以程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業(yè)的計劃科、財務科、信 息中心等。 

            2、以非程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業(yè)的領導辦公室、行政科、秘書處等。 前者的職能可通過一般的事務處理系統(tǒng)實現(xiàn)，后者的職能主要依靠協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品來實現(xiàn)。辦公業(yè)務有許多具體的形式，如收發(fā)、立案、調(diào)查、統(tǒng)計、審批、認可、詢問等，以及部門間的通知聯(lián)絡業(yè)務、委托要求業(yè)務、談判調(diào)整業(yè)務、會議討論、咨詢服務業(yè)務等。 對具體的辦公業(yè)務進行分類整理，可劃分為四種典型的方式: 

            1、數(shù)據(jù)處理和文字處理，如文件生成、信息檢索、計算、存儲等; 

            2、傳遞功能，如電話、會議、會談、文件等的信息分發(fā)或傳遞等; 

            3、實時管理，如確定安排會議或會談的時間、程序、地點等; 

            4、判斷決策，如文件的報審、批準，問題的討論、確定型等。 

            第三章協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的支撐技術和功能 

            3.1、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的支撐技術 

            辦公自動化的支撐技術有:計算機技術、通信技術、自動化技術。從物化的角度看就是協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的硬件和軟件。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的硬件系統(tǒng)包括計算機、計算機網(wǎng)絡、通信線路和終端設備。其中計算機是協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的主要設備，因為人員的業(yè)務操作都依賴于計算機。計算機網(wǎng)絡和通信設備是企業(yè)內(nèi)部信息共享、交流、傳遞的媒介，它使得系統(tǒng)連接成了一個整體。終端設備專門負責信息采集和發(fā)送，承擔了系統(tǒng)與外界聯(lián)系的任務，如打字機、顯示器、繪圖儀等。 協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的軟件包括系統(tǒng)支撐軟件、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品通用軟件和協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品專用軟件。其中系統(tǒng)支撐軟件是維護計算機運行和管理計算機資源的軟件，如Win95、Win98、Unix等。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應用軟件，如Word、Excel等。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品專用軟件是指面向特定單位、部門，有針對性地開發(fā)的辦公應用軟件，如事業(yè)機關的文件處理、會議安排，公司企業(yè)的財務報表、市場分析等。2、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的功能為滿足辦公業(yè)務處理的需要，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品具有以下的功能:完善文字處理功能、較強的數(shù)據(jù)處理功能、語音處理功能、圖像處理功能、通信功能等。 

            第四章協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件產(chǎn)品的系統(tǒng)模型 

            4.1系統(tǒng)模型 

            1、信息流模型(Information Flow Model)，描述了辦公信息在各單位辦公室內(nèi)和辦公室之間的相互傳遞和處理的情況; 

            2、過程模型(Procedural Model)，描述了為完成特定的任務，辦公工作的具體執(zhí)行過程和步驟; 3、數(shù)據(jù)庫模型(Database Model)，描述了與辦公業(yè)務相關的信息結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及它們的存儲和訪問方式等; 

            4、決策模型(Decision-Making Model)，將辦公信息處理過程中的結(jié)構(gòu)化部分交由計算機處理，并根據(jù)已有的特定決策模型做出相應決策; 

            5、行為模型(Behavioral Model)，辦公信息的處理是在人的社會活動中發(fā)生并完成。由于信息技術的發(fā)展和日趨激烈的社會競爭，人們不再滿足于獨立、零散的辦公自動化和計算機應用，更追求綜合的、集成化的辦公解決方案。