一、概述

　　采購即是從其它組織或個人處獲得組織發(fā)展所需要的物料或服務(wù)的活動。采購管理(PurchasingManagement)是指為保障企業(yè)能可靠地、經(jīng)濟地獲取這些物料和服務(wù)的一系列管理行為。

　　采購成本是企業(yè)成本控制中的主體和核心部分。據(jù)統(tǒng)計，產(chǎn)品直接材料成本占產(chǎn)品總成本近80%，降低采購成本，將直接增加企業(yè)的利潤和價值，有利于企業(yè)在市場競爭中贏得優(yōu)勢。

　　同時，合理采購對提高企業(yè)競爭能力、降低經(jīng)營風(fēng)險也具有極其重要的作用。一方面，科學(xué)的采購不僅能降低產(chǎn)品生產(chǎn)成本，而且也是產(chǎn)品質(zhì)量的保證;另一方面，合理采購能保證經(jīng)營資金的合理使用和控制，從而以有限的資金有效開展企業(yè)的經(jīng)營活動。

　　隨著經(jīng)濟全球化和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，全球經(jīng)濟運行方式和流通方式產(chǎn)生了巨大變化，企業(yè)采購模式也隨之不斷發(fā)展。供應(yīng)鏈中各制造商通過外購、外包等采購方式從眾多中獲取生產(chǎn)原料和生產(chǎn)信息，采購已經(jīng)從單個企業(yè)的采購發(fā)展到了供應(yīng)鏈上的采購。

　　二、采購管理目標(biāo)

　　采購管理的目標(biāo)可以簡單地概括為以下四個方面：獲得所需數(shù)量和質(zhì)量的物料及服務(wù);以昀優(yōu)的成本獲取物品及服務(wù);確保供應(yīng)商盡可能提供昀好的服務(wù)及快速交貨;開發(fā)和維持良好的供應(yīng)商關(guān)系;

　　三、獲得所需數(shù)量和質(zhì)量的物料及服務(wù)

　　提供不間斷的物料、供應(yīng)和服務(wù)，以便使整個企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，是采購管理的昀基本也是昀重要的職能。物料和零部件的缺貨會使企業(yè)的經(jīng)營中斷，由此可能帶來的成本和損失有：固定成本和運營成本的增加;

　　人員閑置導(dǎo)致人力成本的增加;

　　可能導(dǎo)致緊急插單而使生產(chǎn)成本的增加;

　　延遲交貨，導(dǎo)致客戶服務(wù)水平的下降。

　　四、以昀優(yōu)的總成本獲取物料及服務(wù)

　　總的擁有成本包括材料成本、持庫成本和采購成本。

　　材料成本是產(chǎn)品昀重要的成本之一，采購價格也是需方與供方博弈的焦點之一。供應(yīng)商往往會誘使采購人員增加采購批量來降低采購價格，但這同時會帶來持庫成本的增加和風(fēng)險的增加。因此，采購人員在采購時，一方面應(yīng)盡量爭取更多的采購折扣，另一方面也應(yīng)充分評估批量增加可能帶來的風(fēng)險和其它方面的成本。

　　另外，企業(yè)采購部門的活動消耗的資金是相當(dāng)可觀的，如采購人員工資、電話費、郵資、、差旅費以及其它管理費用等等。采購管理應(yīng)通過流程優(yōu)化、采用先進的采購方法和技術(shù)來提高采購過程的效率和降低采購成本。

　　五、確保供應(yīng)商盡可能提供昀好的服務(wù)及快速交貨

　　為了生產(chǎn)所需的產(chǎn)品或提供服務(wù)，每一項物料都要達(dá)到一定的質(zhì)量要求，否則昀終產(chǎn)品或服務(wù)將達(dá)不到期望的要求或使其產(chǎn)品成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過消費者可以接收的程度。

　　材料質(zhì)量是影響產(chǎn)品質(zhì)量的昀重要因素。因產(chǎn)品質(zhì)量問題可導(dǎo)致成本增加、客戶服務(wù)水平降低、公司聲譽受損甚至是毀滅性的。2006年，震驚全國的齊齊哈爾第二制藥廠假藥案，就是因為使用了假冒的原材料丙二醇，導(dǎo)致了數(shù)人死亡。而該藥廠的全部產(chǎn)品被查封。

　　另一方面，采購過程中對質(zhì)量的要求是由產(chǎn)品本身決定的，采購過程中不應(yīng)企求采購昀好質(zhì)量的原材料，因為質(zhì)量更好，就意味著成本越高。例如，完全沒有必要為兒童遙控車采購一枚可以在火箭上使用的螺絲。

　　六、開發(fā)和維持良好的供應(yīng)商關(guān)系

　　供應(yīng)商的成功，就是我們的成功，這句話一點都不夸張。世界著名的手機生產(chǎn)商愛立信因供應(yīng)商飛利浦公司的一次火災(zāi)事故而昀終不得不退出手機市場。這一事件充分說明了，供應(yīng)商與客戶的關(guān)系是休戚相關(guān)。

　　不斷尋找滿足企業(yè)要求的供應(yīng)商，分析供應(yīng)的能力，在適當(dāng)?shù)臅r候選擇合適的供應(yīng)商，并與其達(dá)成供需關(guān)系是采購部門一項長期任務(wù)，其性質(zhì)好比人體的新陳代謝，是維持企業(yè)良性發(fā)展的必要條件。

　　維持和發(fā)展供應(yīng)商關(guān)系既包括對現(xiàn)有供應(yīng)商進行考核評審，幫助其提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，也包括發(fā)展與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，共享信息，共同降低產(chǎn)品在整個供應(yīng)鏈上的成本。

　　七、要業(yè)務(wù)活動

　　不同規(guī)模、不同性質(zhì)的企業(yè)，采購管理的職能不盡相同。對制造企業(yè)而言，采購管理的主要業(yè)務(wù)活動有采購分析、庫存控制、預(yù)測與計劃、供應(yīng)商管理等等，其中尤以采購活動昀為重要，采購活動是采購管理的核心。

　　采購活動

　　采購活動是采購組織日?；顒又?，完整的采購活動包括：獲取采購需求挑選合適的供應(yīng)商;協(xié)商采購的條款和條件，包括價格、付款方式等等;下達(dá)和跟蹤采購訂單;根據(jù)采購訂單接收和檢驗供應(yīng)商交貨;發(fā)票處理及付款。

　　八、供應(yīng)商管理

　　供應(yīng)商管理包括：不斷尋找滿足企業(yè)條件的供應(yīng)商;供應(yīng)商評估與考核;供應(yīng)商資料管理;發(fā)展與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

　　九、采購分析

　　采購分析報告是企業(yè)決策的依據(jù)，采購分析包括：采購成本分析;采購結(jié)構(gòu)分析;采購價格分析企業(yè)采購政策的分析與改進。

　　采購預(yù)測與計劃采購計劃是整個企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的重要組成部分。采購計劃也是供應(yīng)鏈系統(tǒng)的入口，及時準(zhǔn)確的采購計劃，對降低庫存、避免出現(xiàn)物料短缺、保證生產(chǎn)的正常進行具有重要意義。采購組織應(yīng)參與企業(yè)運作計劃的討論與制訂，并制訂相應(yīng)的采購計劃來支持企業(yè)銷售計劃與生產(chǎn)運作計劃。

　　十、采購制度與規(guī)范

　　信息系統(tǒng)可以更好地輔助采購制度的執(zhí)行，但信息系統(tǒng)不能替代采購制度，必要的采購制度，對規(guī)范企業(yè)采購管理有積極作用。采購規(guī)范包括：采購管理流程，包括訂貨流程、收貨檢驗流程、付款流程等等;采購價格管理制度，包括價格資料收集、管理，價格限制等措施與規(guī)則;

　　十一、適用業(yè)務(wù)角色

　　采購管理活動是由企業(yè)內(nèi)部多個部門協(xié)同完成的，主要涉及計劃員、采購員、采購經(jīng)理、應(yīng)付會計、庫管員、質(zhì)檢員等。計劃員根據(jù)MRP生成的計劃訂單，提出采購需求;采購員是采購管理活動中的主要角色，其主要活動有需求確認(rèn)、供應(yīng)商開發(fā)、采購價格確定、采購訂單下達(dá)、采購訂單執(zhí)行情況跟進、采購發(fā)票核對以及采購過程意外情況的處理。采購經(jīng)理審批合格供應(yīng)商、審批采購價格及交易條款、審批采購計劃、訂單;檢查庫存周轉(zhuǎn)情況、編制采購預(yù)算、檢查采購計劃、資金計劃執(zhí)行情況等。應(yīng)付會計核對應(yīng)付款往來業(yè)務(wù)、核實付款申請、結(jié)算應(yīng)付款。庫管員根據(jù)采購訂單或原材料檢驗結(jié)果對原材料進行接收;根據(jù)材料檢驗結(jié)果和采購部門的退貨通知辦理供應(yīng)商退貨手續(xù)。質(zhì)檢員根據(jù)物料規(guī)劃說明書和檢驗標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商供貨進行檢驗，并給出檢驗結(jié)果。