一、系統(tǒng)的主要功能：

　　(1)對進(jìn)行有效管理。通過對供應(yīng)商分類管理，維護(hù)供應(yīng)商檔案信息和供應(yīng)商存貨對照表，同時(shí)系統(tǒng)還可以對供應(yīng)商的交貨時(shí)間和貨物質(zhì)量以及供應(yīng)價(jià)格等進(jìn)行分析，確定審查合格的供應(yīng)商，并調(diào)整供應(yīng)商檔案。

　　(2)嚴(yán)格管理采購價(jià)格。

　　(3)可以選擇采購流程。企業(yè)可以根據(jù)采購計(jì)劃，請購單，銷售訂單生成采購訂單，也可以手工輸入請購單，采購訂單。

　　(4)及時(shí)進(jìn)行采購結(jié)算。接收供應(yīng)商開具的采購發(fā)票后，直接將采購發(fā)票與采購入庫單進(jìn)行采購結(jié)算，并將結(jié)算單直接轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。

　　(5)采購執(zhí)行情況分析。

　　二、操作步驟：

　　1采購系統(tǒng)初始化

　　(1)首先進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定：包括設(shè)置采購管理系統(tǒng)參數(shù);修改存貨檔案;設(shè)置庫存管理系統(tǒng)參數(shù);設(shè)置存貨核算系統(tǒng)參數(shù);應(yīng)付款管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置和初始設(shè)置。

　　(2)期初數(shù)據(jù)的錄入：包括采購管理系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)錄入;庫存管理系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)錄入;存貨核算系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)錄入。

　　(3)期初記賬：包括采購管理系統(tǒng)期初記賬;存貨核算系統(tǒng)期初記賬。

　　(4)進(jìn)行帳套備份。

　　2、普通采購業(yè)務(wù)

　　(1)設(shè)置采購專用發(fā)票允許手工修改發(fā)票編號：在基礎(chǔ)設(shè)置選項(xiàng)卡中，執(zhí)行單據(jù)設(shè)置中單據(jù)編號設(shè)置命令，打開單據(jù)編號設(shè)置對話框，選擇單據(jù)類型中采購管理中的采購專用發(fā)票選項(xiàng)，單擊修改按鈕，選中手動改動，重號時(shí)自動重取復(fù)選框，單擊保存按鈕，再單擊退出按鈕。

　　(2)單據(jù)設(shè)計(jì)：在基礎(chǔ)設(shè)置選項(xiàng)卡中，執(zhí)行單據(jù)設(shè)置中的數(shù)據(jù)格式設(shè)置命令，打開數(shù)據(jù)格式設(shè)置窗口，在采購模塊的采購專用發(fā)票，采購到貨單和采購訂單單據(jù)的表體項(xiàng)目增加換算率，采購單位和件數(shù)3項(xiàng)內(nèi)容;在庫存模塊中的采購入庫單增加表體內(nèi)容庫存單位，應(yīng)收件數(shù)，換算率，件數(shù)和應(yīng)收數(shù)量。

　　(3)第1筆業(yè)務(wù)的處理：在業(yè)務(wù)工作選項(xiàng)中，執(zhí)行供應(yīng)鏈中采購管理命令，打開采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行請購中請購單命令，打開采購請購單窗口，單擊增加按鈕，輸入相關(guān)信息，單擊保存按鈕，單擊審核按鈕，直接審核該請購單。

　　(4)第2筆業(yè)務(wù)的處理：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行采購訂貨中采購訂單命令，單擊增加按鈕，修改訂單日期，單擊生單下拉按鈕，選擇請購單，打開過濾條件選擇對話框，單擊過濾按鈕，打開拷貝并執(zhí)行窗口，雙擊鼠標(biāo)左鍵選中需要拷貝的請購單，即打上Y選中標(biāo)志，單擊確定按鈕，選中的請購單資料自動傳遞到采購訂單中，修改相關(guān)信息后單擊保存按鈕，單擊審核，審核確認(rèn)拷貝生成的采購訂單。

　　(5)第3筆業(yè)務(wù)：1)生成采購到貨單2)生成采購入庫單3)填制采購發(fā)票4)采購結(jié)算5)采購成本核算6)財(cái)務(wù)部門確認(rèn)應(yīng)付賬款并生成轉(zhuǎn)賬憑證

　　3、采購特殊業(yè)務(wù)處理

　　(1)第1筆業(yè)務(wù)的處理：填制采購發(fā)票，全部信息確認(rèn)無誤后單擊保存。單擊現(xiàn)付按鈕，打開采購現(xiàn)付對話框，填寫相關(guān)信息，確認(rèn)無誤后單擊確定按鈕，在采購專用發(fā)票上打上已現(xiàn)付標(biāo)記。選擇基礎(chǔ)設(shè)置選項(xiàng)，執(zhí)行基礎(chǔ)檔案中業(yè)務(wù)里的非合理損耗類型命令，填寫相關(guān)信息，單擊保存按鈕。在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行采購結(jié)算。在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對應(yīng)付單據(jù)進(jìn)行審核并制單。在存貨核算系統(tǒng)中進(jìn)行結(jié)算成本后，生成沖銷暫估入賬業(yè)務(wù)額憑證，接著生成藍(lán)字回沖單(報(bào)銷)的憑證。

　　(2)第2筆業(yè)務(wù)的處理：在采購管理系統(tǒng)中，增加一張采購訂單，填制相關(guān)信息，保存并審核。參照采購訂單生成到貨單和采購入庫單。在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行單據(jù)記賬。

　　(3)第3筆業(yè)務(wù)的處理

　　本筆業(yè)務(wù)屬于入庫前部分退貨業(yè)務(wù)，需要錄入采購訂單，采購到貨單和退貨單，并根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量輸入采購入庫單。

　　1)填制采購訂單和采購到貨單2)填制采購入庫單

　　(4)第4筆業(yè)務(wù)的處理：根據(jù)采購入庫單生成專用采購發(fā)票后，生成相應(yīng)的采購?fù)素泦危缓笊杉t字采購入庫單，并生成紅字專用采購發(fā)票。接著執(zhí)行自動結(jié)算命令，

　　(5)第5筆業(yè)務(wù)的處理：依次填制采購訂單，采購到貨單，采購入庫單，采購?fù)素泦?，紅字入庫單和專用采購發(fā)票后，對紅字采購入庫單和采購發(fā)票執(zhí)行采購結(jié)算的手工結(jié)算，沖減原入庫數(shù)量，并在結(jié)算單列表打開該結(jié)算單。

　　第6筆業(yè)務(wù)的處理：依次生成采購?fù)素泦?，采購入庫單以及紅字專用采購發(fā)票后，在采購管理系統(tǒng)中執(zhí)行自動結(jié)算命令，接著執(zhí)行采購結(jié)算中結(jié)算單列表命令，選中所要查詢的采購結(jié)算單記錄并雙擊，打開結(jié)算單