應(yīng)用已歷經(jīng)了八年多的時間。期間，開世的信息化建設(shè)取得了諸多榮譽(yù)：2002年9月，公司榮獲青島市信息化示范單位稱號;2002年11月，公司與海爾集團(tuán)作為青島市代表向國家科技部匯報信息化工作，得到了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家的肯定;2003年1月，橡膠密封制品全生命周期管理系統(tǒng)(PLM)被評為山東省機(jī)械工業(yè)科技進(jìn)步一等獎，青島市科技進(jìn)步二等獎;2003年4月，公司榮獲山東省信息技術(shù)應(yīng)用示范企業(yè)稱號。這套物流erp的實(shí)施不僅固化了公司的管理流程，淘汰了大量的手工紙質(zhì)作業(yè)，還加快了內(nèi)部業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的效率。隨著青島開世經(jīng)營戰(zhàn)略的調(diào)整，公司的組織架構(gòu)要由單一主體向事業(yè)部、集團(tuán)化方向發(fā)展，市場策略要向細(xì)分市場延伸，各個業(yè)務(wù)單元要成為細(xì)分行業(yè)隱形冠軍的目標(biāo)也被列入了公司的經(jīng)營大綱。與此同時，與公司業(yè)務(wù)流程相對應(yīng)的物流erp的運(yùn)行卻顯得力不從心，管理者最新的管理思想已不能通過現(xiàn)有系統(tǒng)著實(shí)落地。
馬小維坦言：公司第一次實(shí)施信息化的時候，業(yè)務(wù)是一套系統(tǒng)，財務(wù)是一套系統(tǒng)，兩套系統(tǒng)無法集成，暴露出了信息化運(yùn)行的弊端。據(jù)了解，其中的具體問題表現(xiàn)在：公司的產(chǎn)成品庫存數(shù)量大，周轉(zhuǎn)率低;統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確度存在問題，容易形成壞賬、呆賬，不利于保持高效的現(xiàn)金流;成本核算精度不高，準(zhǔn)確率也較低;生產(chǎn)周期、產(chǎn)能不均衡，無法高效匹配客戶訂單，決策數(shù)據(jù)的真實(shí)度、及時率和準(zhǔn)確率難以有效支持經(jīng)營及戰(zhàn)略決策。
據(jù)此情況，公司高層及時對信息化工作進(jìn)行調(diào)整，從公司各個部門抽調(diào)了部分骨干力量，成立了項(xiàng)目小組。公司希望借助新的物流erp，使財務(wù)、業(yè)務(wù)真正實(shí)現(xiàn)一體化與全面集成;通過定單、庫存、成本的標(biāo)準(zhǔn)化管理，降低業(yè)務(wù)損失，加快資金周轉(zhuǎn);并創(chuàng)新優(yōu)化流程，提高公司的核心競爭力。
選對系統(tǒng)實(shí)施服務(wù)是關(guān)鍵
青島開世首先對公司的業(yè)務(wù)流程及關(guān)鍵性需求進(jìn)行了全面的梳理與診斷，通過對各個部門的實(shí)際調(diào)研，掌握了公司內(nèi)部各部門真實(shí)的業(yè)務(wù)需求和管理需求;接下來，通過軟件產(chǎn)品功能演示、技術(shù)交流、解決方案講解、案例參觀考察等方式，對多家國內(nèi)外知名軟件廠商進(jìn)行了多輪評估，并最終選定了SAP的解決方案和具備豐富實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的東軟集團(tuán)作為實(shí)施商。
馬小維表示，青島開世之所以選擇東軟集團(tuán)作為實(shí)施商，就是看中了東軟的服務(wù)體系。我覺得東軟在咨詢、實(shí)施方面做出的努力是很多的，水平也是比較高的。軟件不像手機(jī)，買來了就可以直接用，它在后期要調(diào)整的問題還有很多，而實(shí)施商可以幫助我們解決這些問題。馬小維說到，而且，我們還有一個長遠(yuǎn)的打算，青島開世以后會不斷發(fā)展，而以東軟的實(shí)力也會持續(xù)發(fā)展，以后還可以與東軟進(jìn)行長遠(yuǎn)的合作。
青島開世上物流erp系統(tǒng)的過程可以用一系列數(shù)字來概括，即：兩周的調(diào)研;一個月的現(xiàn)狀分析及藍(lán)圖制定;兩個月的系統(tǒng)定制、開發(fā)，權(quán)限設(shè)置;兩個月的單元測試、集成測試;一輪權(quán)限測試;四輪用戶培訓(xùn);一個月的切換準(zhǔn)備和一個月的運(yùn)維支持。在期間的200多個日日夜夜里，全員參與調(diào)研與討論，設(shè)計(jì)了130多個未來流程、系統(tǒng)流程固化，并合理開發(fā)出了SAP標(biāo)準(zhǔn)功能無法滿足的功能。在上線期間及試運(yùn)行期間，各個業(yè)務(wù)單元的員工每日工作時間甚至超過16個小時，就這樣，經(jīng)過全體員工和東軟實(shí)施伙伴的共同努力，2010年4月7日，青島開世的SAP項(xiàng)目終于成功上線運(yùn)行了。
水平提升物流erp系統(tǒng)效果已顯現(xiàn)
據(jù)了解，此次青島開世物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目涉及的組織范圍包含一個公司(TKS)，三個事業(yè)部，兩個中心，國貿(mào)部、配件銷售部、氣彈簧項(xiàng)目組、研究院、部、外協(xié)管理部和財務(wù)部;功能范圍包括FI(財務(wù)會計(jì))、CO(成本控制)、PP(生產(chǎn)計(jì)劃控制)、MM(采購與庫存管理)、SD(銷售與分銷)和QM(質(zhì)量管理)。
經(jīng)過幾個月的運(yùn)行，青島開世上物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的效果已經(jīng)顯現(xiàn)出來，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
- 加強(qiáng)了財務(wù)在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的監(jiān)督、控制職能，強(qiáng)化了財務(wù)的計(jì)劃、分析功能，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供了有力的決策支持，能夠按單、按型號、按期間地進(jìn)行成本分析和多維度的盈利分析;
- 成本分析更加精確，可以找出成本控制的瓶頸，合理降低成本，并指導(dǎo)對外銷售價格的制定，形成有競爭力的價格優(yōu)勢，還可形成成本的事前計(jì)劃、事中控制和事后分析，實(shí)時提供差異分析;
- 生產(chǎn)與生產(chǎn)成本核算一體化;實(shí)現(xiàn)按單核算，成本實(shí)時歸集;
- 有效降低了庫存，減少了呆滯品和超期商品，可以控制資金占用成本，降低了由于庫存跌價帶來的損失及資金占用或有損失，并可以在同等的外部條件下有效壓縮庫存;
- 提升了精益生產(chǎn)效果，均衡產(chǎn)能、縮短了生產(chǎn)周期、提高了交貨及時率和客戶訂單匹配率，提高了客戶的滿意度，能夠有效地占有及開拓市場;
- 能夠?qū)崿F(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的集中，為集團(tuán)運(yùn)營管控提供基礎(chǔ)：如物料、、客戶、組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù);
- 建立了獲利能力分析模型，使決策層明確獲知市場、產(chǎn)品盈利信息，使投資、決策更具傾向性;
- 內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格體系的建立，使青島開世內(nèi)部的各業(yè)務(wù)單元實(shí)現(xiàn)了真正意義上的獨(dú)立核算。
馬小維介紹：通過實(shí)施物流erp系統(tǒng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率越來越高，各部門基礎(chǔ)工作也在提升。當(dāng)前銷售收入增加、應(yīng)收賬款、庫存下降的情況，改變了以往應(yīng)收賬款、庫存與銷售收入同步增長的局面;這說明公司壓縮應(yīng)收款、壓縮庫存的計(jì)劃已經(jīng)初見成效，表明公司已經(jīng)步入了更加健康經(jīng)營的軌道。
總結(jié)經(jīng)驗(yàn)將信息化進(jìn)行到底
物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目成功了，馬小維也總結(jié)了很多經(jīng)驗(yàn)，他認(rèn)為，管理信息集成的效果，決不是簡單的數(shù)量疊加，而是管理水平和人員素質(zhì)在質(zhì)量上的飛躍；而信息集成和規(guī)范化管理是相輔相成的，規(guī)范化管理是物流erp系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果，也是運(yùn)行的先決條件。
在談到物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施得到的收獲時，馬小維表示，信息化建設(shè)的發(fā)展不僅使公司整體水平得到提升，更重要的是有了四個方面的收獲：1.人才的收獲：公司的信息化發(fā)展過程中涌現(xiàn)出很多業(yè)務(wù)水平和信息化水平雙高的人才;2.學(xué)習(xí)氛圍的收獲：大家主動、自愿學(xué)習(xí)更先進(jìn)的管理知識，很多年齡偏長的師傅更是克服很多困難，不忘學(xué)習(xí);3.嚴(yán)謹(jǐn)做事的收獲：系統(tǒng)的升級，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確要求大家嚴(yán)謹(jǐn)做事，按流程做事;4.精神財富的收獲：不拋棄、不放棄、不推卸、不抱怨，青島開世與東軟集團(tuán)融合成一個團(tuán)隊(duì)，這種團(tuán)結(jié)協(xié)作、全員作戰(zhàn)的精神將激勵不服輸?shù)拈_世人繼續(xù)拼搏。
同時，馬小維沒有就此放松公司的信息化進(jìn)程，在他看來，物流erp系統(tǒng)的順利實(shí)施只是萬里長征的第一步，信息化任重道遠(yuǎn)，在下一個階段，如何把用好，讓其發(fā)揮出最大的效能，才是將要面臨的更大的挑戰(zhàn)。2011年，我們將按照公司的總體部署，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，建設(shè)適合公司發(fā)展的、實(shí)際的規(guī)劃，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)的信息共享與業(yè)務(wù)應(yīng)用，把企業(yè)信息化建設(shè)提升到一個新的水平。我們會堅(jiān)持不懈、團(tuán)結(jié)協(xié)作，把信息化之路堅(jiān)持到底!馬小維總結(jié)到。
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