企業(yè)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，OA軟件迅速普及，然而縱觀整個OA市場，OA產(chǎn)品的整體滿意度始終差強(qiáng)人意，不得不說,OA選型的失誤是企業(yè)用戶最大的難題所在。筆者將OA選型中存在的誤區(qū)一一羅列出來以供參考。

        誤區(qū)1： OA只是文件的審批和管理

        事實(shí)上：OA不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財(cái)務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。

        好的OA系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中，很少會拋棄報銷，借款，付款等審批流程。

        誤區(qū)2：OA就是“文秘”

        事實(shí)上：OA軟件不是擺設(shè)，現(xiàn)在許多企業(yè)的OA系統(tǒng)主要用來發(fā)通知，交換文件，跟一個文秘差不多。

        好的OA系統(tǒng)應(yīng)該還有文檔管理、知識管理、統(tǒng)計(jì)管理等多種功能。

        誤區(qū)3: OA的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化

        事實(shí)上：OA作為一個管理軟件，手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來對管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。

        誤區(qū)4： OA軟件可以徹底改善管理

        事實(shí)上：管理混亂是因?yàn)闆]有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。

        誤區(qū)5： OA馬上就可以見到效果，可以一蹴而就

        事實(shí)上：OA是一個系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃，分步來實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后在擴(kuò)展新的需求。

        誤區(qū)6：OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡單，是從屬于其他系統(tǒng)

        事實(shí)上：OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA注重對人和過程的管理，強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。

        OA現(xiàn)在的發(fā)展趨勢是成為協(xié)同管理平臺，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。

        誤區(qū)7： OA就是行政辦公，就是收發(fā)文

        事實(shí)上：針對政府機(jī)關(guān)來說，這有一定的價值，但是對一般企業(yè)來說價值不是很大。OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化辦公系統(tǒng)才有生命力。

        好的OA系統(tǒng)應(yīng)該是一個綜合性通用辦公系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多人、多部門、跨地域的協(xié)同辦公模式，旨在解決企業(yè)內(nèi)部事務(wù)性處理，輔助管理，提高辦公效率和管理水平。

        誤區(qū)8： OA實(shí)施很簡單，是信息部門的事情

        事實(shí)上：OA作為管理軟件，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。

        誤區(qū)9：自己開發(fā)OA

        事實(shí)上：開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。

        誤區(qū)10：OA系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式

        事實(shí)上：OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式。因?yàn)镺A系統(tǒng)是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動上除舊納新。

        誤區(qū)11：OA滿足當(dāng)前的管理需求就可以

        事實(shí)上：OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業(yè)因?yàn)閷A的規(guī)劃不了解，所以導(dǎo)致 OA在應(yīng)用過一段時間以后遇到瓶頸。

        好的OA系統(tǒng)應(yīng)該滿足企業(yè)的成長需求，在企業(yè)的運(yùn)營模式調(diào)整或者業(yè)務(wù)范圍變動的情況下，用戶可自己通過OA平臺的非開發(fā)模式進(jìn)行功能的擴(kuò)展，移植和集成。

        誤區(qū)12：OA功能越全越好

        事實(shí)上：功能太多容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞； 功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩； 功能多一點(diǎn)，價格多一片，一次性投入太大； 服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。

        好的OA系統(tǒng)應(yīng)該能滿足自己核心需求、又容易二次開發(fā)、價格相對便宜的產(chǎn)品。

        誤區(qū)13：大企業(yè)開發(fā)的OA一定好

        事實(shí)上：術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，而且大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍。因此性價比高，適用性強(qiáng)的OA系統(tǒng)往往成為中小企業(yè)的首選。

        誤區(qū)14：OA系統(tǒng)越透明、開放、越自由越好

        事實(shí)上：開放必須是相對的，如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

        好的OA系統(tǒng)應(yīng)該有靈活的權(quán)限設(shè)置，這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全。

        誤區(qū)15：協(xié)同比OA好

        事實(shí)上：傳統(tǒng)OA軟件以處理結(jié)構(gòu)化信息為主，協(xié)同軟件以處理非結(jié)構(gòu)化信息為主，它們相互依存、相互補(bǔ)充、共為一體，組成企業(yè)完整的信息化大腦。

        誤區(qū)16：OA越安全越好

        事實(shí)上：過分苛求“安全性”，強(qiáng)調(diào)“安全壓倒一切”，一方面不利于軟件的升級，另一方面不利于OA在企業(yè)的推廣維護(hù)。

        好的OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一訪問控制，統(tǒng)一權(quán)限控制能滿足企業(yè)的安全需要。

        誤區(qū)17：OA價格越貴越好

        事實(shí)上：價格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險越高。對于中小型單位而言，萬元左右的OA系統(tǒng)性價比最高，因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價格方面結(jié)合得最好。

        誤區(qū)18：OA價格越低越好

        事實(shí)上：價格太低，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級性、版權(quán)、售后服務(wù)等都沒有保障。還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等。

        企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點(diǎn)，從OA真正在企業(yè)信息化過程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。