1．范圍

        1.1本標準規(guī)定了壽險業(yè)務檔案文件歸檔、整理、保管、利用和過期銷毀的要求和方法。

        1.2本標準適用于壽險公司業(yè)務檔案的管理與利用。

        2．引用標準

        下列標準所包含的條文，通過在本標準中的引用而構成為本標準的條文。在標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討、使用下列標準最新版本的可能性。

        DA／T 15-1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

        DA/T 22-2000歸檔文件整理規(guī)則

        GB／T 18894－2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

        3．術語和定義

        本標準采用下列定義

        3.1壽險業(yè)務檔案：投保人在投保過程中和壽險公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務等業(yè)務處理及服務環(huán)節(jié)中直接形成的，具有保存和利用價值的各種單證、文字、圖表、照片、聲像等文件資料。

        3.2承保：投保人向保險人提出投保要約直至締結保險合同的過程。

        3.3保全：壽險公司為了維持人身保險合同的持續(xù)有效，根據(jù)保險合同條款約定及客戶要求而提供的一系列保單服務的總稱。3.4理賠：壽險公司按照合同約定，承擔保險責任、履行保險金給付義務的過程。

        3.5紙質檔案：指在傳統(tǒng)直接記載有信息無需借助外部閱讀工具閱讀的各種紙質（包括紙、塑、膠等）文件檔案。

        3.6件：是歸檔業(yè)務檔案的整理單位。一般以一份業(yè)務申請及其相關的業(yè)務處理資料為一件。

        3.7電子檔案：指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的檔案。

        3.8邏輯歸檔：指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位2

        置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

        3.9物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

        3.10真實性：指對電子文件的內(nèi)容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。

        3.11完整性：指電子文件的內(nèi)容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。

        3.12有效性：指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

        4．總則

        4.1 業(yè)務檔案是壽險公司承擔經(jīng)濟責任、履行經(jīng)濟義務的法律依據(jù),同時又是公司進行業(yè)務活動與管理的重要依據(jù)和憑證。壽險公司對本公司在業(yè)務工作中形成的各種文件材料要做好歸檔、分類、整理、保管、定期鑒定及銷毀工作,必須保證業(yè)務檔案的安全、完整和準確。

        4.2壽險公司工作人員，在工作中形成的各類業(yè)務檔案，都必須按規(guī)定進行整理，并移交公司業(yè)務檔案管理部門統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。

        4.3壽險業(yè)務檔案可采取紙質檔案和電子檔案保管形式，歸檔業(yè)務檔案同時存在相應的紙質及其他載體形式的文件時，應在內(nèi)容、相關說明及描述上應保持一致。

        4.4各壽險公司的業(yè)務檔案，應當逐步以電子檔案進行輔助管理利用。

        4.5業(yè)務檔案的分類

        4.5.1從檔案保存形式劃分，壽險業(yè)務檔案一般包括紙質檔案和電子檔案。

        4.5.2從檔案業(yè)務來源劃分，壽險業(yè)務檔案一般包括個險檔案、團險檔案。

        4.5.3從業(yè)務環(huán)節(jié)劃分，壽險業(yè)務檔案一般包括承保資料檔案、保全資料檔案、理賠資料檔案和其他類別業(yè)務檔案。

        4.6壽險公司對自身的業(yè)務檔案可以采取自行管理或委托具有相應檔案管理資質的第三方管理的管理方式。

        4.6.1采取自行管理方式的，可以根據(jù)各公司檔案管理的需要,選擇集中管理或分散管理的方式。

        4.6.2采取委托檔案館管理方式的，可以委托中央和縣級以上地方各級檔案館，但要保證受托管理業(yè)務檔案的單位具有檔案管理的資質，并能夠為業(yè)務檔案的接收、整理、保管和利用提供便利的服務。

        4.6.3壽險公司也可以對自行管理一定年限后的業(yè)務檔案采取委托檔案館管理的方式。

        4.7壽險公司要逐步提高檔案管理的電子化水平，依托信息技術對業(yè)務檔案進行科學、規(guī)范的管理。

        4.8壽險公司日常要注意掌握檔案利用情況，總結利用經(jīng)驗和效果，提高檔案管理水平。

        4.9檔案管理工作應當列入壽險公司的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。檔案設備和所需經(jīng)費，應當列入壽險公司的年度預算。

        5．管理機構和管理崗位職責

        5.1為保證壽險業(yè)務檔案管理工作正常運作，各壽險公司應設立專門檔案管理機構和崗位，配備責任心強、有敬業(yè)精神，熟悉壽險業(yè)務和檔案工作的專職管理人員。

        5.2各壽險公司必須建立健全業(yè)務檔案的保密制度、歸檔制度、交接制度、庫房管理制度、查（借）閱制度、鑒定銷毀制度、統(tǒng)計制度等管理制度和檔案工作人員崗位責任制，并嚴格執(zhí)行。

        5.3檔案管理機構和崗位的相關職責

        5.3.1按照國家有關法律、法規(guī)和公司有關規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實際情況的檔案管理實施細則。

        5.3.2日常完成各類業(yè)務資料按有關規(guī)定歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時采取補救措施進行搶救。

        5.3.3遵守保密制度，嚴格執(zhí)行檔案查、借閱有關制度。嚴禁私自將業(yè)務檔案外借。

        5.3.4定期清理業(yè)務檔案，對于達到銷毀期限的業(yè)務檔案應按銷毀制度定期鑒定銷毀，對達到移交期限的業(yè)務檔案應按移交制度定期移交。

        5.3.5積極開展檔案的利用工作，為各項保險業(yè)務和管理工作服務。

        5.4業(yè)務檔案工作考核

        5.4.1壽險公司應建立和完善業(yè)務檔案管理工作檢查和考核制度。

        5.4.2對于業(yè)務檔案管理工作中，做出顯著成績的部門和個人，應給予表彰和獎勵。

        5.4.3對在業(yè)務檔案管理工作中，違反本規(guī)定和國家有關檔案法規(guī)的行為，造成業(yè)務檔案損毀、丟失、泄密的，應當給予當事人和主要負責人行政處分及經(jīng)濟處罰。情節(jié)嚴重、構成犯罪的，應移交司法機關追究刑事責任。

        6．歸檔范圍

        6.1投保人在投保過程中和壽險公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務等業(yè)務處理及服務環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務檔案。

        6.2為保證業(yè)務檔案的完整性，按照業(yè)務檔案產(chǎn)生的業(yè)務環(huán)節(jié)，劃定各類業(yè)務檔案的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業(yè)務過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務資料，都應該進行歸檔保管。

        6.3承保業(yè)務檔案歸檔范圍

        6.3.1核保申報表

        6.3.2投保單

        6.3.3保險單副本

        6.3.4被保險人清單

        6.3.5業(yè)務員報告書

        6.3.6首期收費憑證

        6.3.7體檢報告

        6.3.8各類問卷

        6.3.9生存調查表或生存調查報告

        6.3.10保險公司保存的各類通知書、建議書及確認書

        6.3.11授權書類資料：如自動轉賬授權書、賬戶復印件、賬戶所有人身份證復印件

        6.3.12權益保障書

        6.3.13客戶身份類資料，如投保人身份證復印件、被保人身份證復印件

        6.3.14其他資料

        6.4保全業(yè)務檔案歸檔范圍

        6.4.1申請書類資料，如：保險合同變更申請書、解除合同申請書、生存保險金/利差/紅利領取申請書、恢復合同效力申請書、保險關系轉移申請書、借款申請書、保險合同補/換發(fā)申請書等。

        6.4.2保險合同

        6.4.3收費憑證

        6.4.4客戶身份類資料，如：投保人身份證復印件、被保險人身份證復印件、受益人身份證復印件、監(jiān)護人身份證復印件、受托人身份證復印件等

        6.4.5授權書類資料，如：自動轉賬授權書、賬戶復印件、賬戶所有人身份證復印件

        6.4.6問卷類資料，如：補充告知問卷等

        6.4.7確認書類資料，如：投保單補充更正確認書、減額繳清確認書等

        6.4.8聯(lián)系單類資料，如：保險關系轉移聯(lián)系單等

        6.4.9通知書類資料，如：保險關系轉移通知書等

        6.4.10回執(zhí)類資料，如：附加險續(xù)保通知書回執(zhí)等

        6.4.11清單類資料，如：增/減人數(shù)清單等

        6.4.12證明類資料，如：單位證明等

        6.4.13領款憑證

        6.4.14其它材料

        6.5理賠業(yè)務檔案歸檔范圍

        6.5.1理賠申請書

        6.5.2理賠協(xié)議書

        6.5.3理賠委托書

        6.5.4理賠案件調查筆錄

        6.5.5理賠計算書/理算報告

        6.5.6理賠案件調查報告

        6.5.7領款人身份及金額確認書

        6.5.8保險合同原件

        6.5.9理賠案件抄單

        6.5.10資料交接憑證

        6.5.11各種證據(jù)材料及證明類文書

        6.5.12業(yè)務批單

        6.5.13客戶身份類資料，如投保人身份證復印件、被保人身份證復印件、受益人身份證復印件、監(jiān)護人身份證復印件、受托人身份證復印件等

        6.5.14其他材料

        7．紙質檔案歸檔

        7.1各壽險公司都要建立健全業(yè)務檔案歸檔制度，各有關部門都應當將在承保、合同保全、理賠及客戶服務等業(yè)務處理及服務環(huán)節(jié)中辦理完畢的，具有保存和利用價值的各種單證、文字、圖表、照片、聲像等文件資料，及時整理、定期歸檔。

        7.2業(yè)務人員在業(yè)務處理完畢后，要按照各類業(yè)務檔案的歸檔范圍和資料排列順序要求整理檔案資料。

        7.3質量要求

        歸檔紙質業(yè)務檔案應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應予復制。整理歸檔紙制業(yè)務檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

        7.4整理方法

        7.4.1裝訂

        紙質業(yè)務檔案的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂?？梢圆扇　叭滓痪€”、連發(fā)卡式裝訂機或不銹鋼釘裝訂的方法。

        7.4.2分類

        紙制業(yè)務檔案可以采用年度－業(yè)務環(huán)節(jié)－保管期限等方法進行分類。分類方案一經(jīng)確定應保持穩(wěn)定。

        7.4.3排列

        歸檔業(yè)務檔案應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結合業(yè)務處理順序等排列。

        7.4.4編目

        歸檔業(yè)務檔案資料應依據(jù)分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務資料應逐件編目。歸檔目錄設置保險合同號、投保人、作業(yè)流水號、頁數(shù)、備注等項目。

        7.4.5裝盒

        7.4.5.1檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔業(yè)務資料按照歸檔目錄順序裝入檔案盒。裝滿一盒后，順次裝入下一盒。

        7.4.5.2檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置年度、保管期限、類別、盒號等必備項，并可設置起止件號、起止業(yè)務流水號、件數(shù)等選擇項。

        7.4.5.3備考表

        備考表置于盒內(nèi)檔案之后，項目包括盒內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。

        8.電子檔案歸檔

        8.1壽險業(yè)務電子檔案可以采取邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

        8.2在進行物理歸檔時，業(yè)務人員按照規(guī)定的流程和方式生成電子檔案，電子檔案的歸檔內(nèi)容與其對應的紙質檔案的歸檔內(nèi)容保持一致，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，定期向檔案部門移交。

        8.3檔案管理人員按照規(guī)定的項目對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限，由主管人員簽署審核意見后做好相關登記。

        8.4把帶有歸檔標識的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子檔案，則在解密后再制作拷貝。

        8.5推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子檔案長期保存的載體。

        8.6存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上注明載體序號、卷宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子檔案的載體設置成禁止寫操作的狀態(tài)。

        8.7對需要長期保存的電子檔案，在每一個電子檔案的載體中同時存有相應的機讀目錄。

        9．保管

        9.1壽險公司必須設置與本公司檔案業(yè)務發(fā)展相適宜的檔案庫房。檔案庫房需符合抗震、防盜、防火、防高溫、防水、防潮、防有害氣體、防鼠、防塵、防蟲、防霉、防強光等基本要求，保持適宜溫濕度。

        9.2檔案室的建設和基礎設施的配置，要按照國家檔案局的有關規(guī)定執(zhí)行。

        9.3電子檔案應嚴格按照檔案保管的相關規(guī)定執(zhí)行，定期對檔案進行抽樣檢查。

        9.4業(yè)務檔案庫房是集中保管業(yè)務檔案的重要場所，必須明確專人管理，并切實遵守保密制度。

        9.5檔案管理人員調動工作時應在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。

        10．保管期限

        10.1壽險業(yè)務檔案的保管期限必須劃分準確，保管期限可分為永久保存（永久）、長期保存（20年）、短期保存（6年）和極短期保存（2年）四類。

        10.2本標準所規(guī)定的保管期限是綜合參考各類業(yè)務檔案的利用情況而制定的該項業(yè)務檔案的最低保管期限。各壽險公司可結合本公司的實際業(yè)務管理情況，制定本公司的業(yè)務檔案保管期限，但保管期限不能低于本規(guī)定。

        10.3業(yè)務檔案保管和利用可采取紙質檔案和電子檔案管理形式的并軌管理，具體檔案的保管期間見附表一。

        10.4業(yè)務檔案的保管期限以實際生成該業(yè)務檔案的日期起算，超過保管年限的業(yè)務檔案可以申請鑒定銷毀。

        11．業(yè)務檔案的利用

        11.1檔案管理工作人員要熟悉所保管檔案的情況，積極做好檔案的提供利用工作。

        11.2業(yè)務檔案查閱是指公司內(nèi)、外部人員，到檔案室對原始業(yè)務資料進行查找、閱讀和摘抄簡要內(nèi)容的過程。業(yè)務檔案的查閱只能在檔案室內(nèi)進行，不能將業(yè)務檔案帶出檔案室。查閱檔案應遵守檔案查閱制度，履行檔案查閱審批手續(xù)。

        11.3若壽險公司已經(jīng)采取了電子檔案的管理方式，查閱檔案時，一般應優(yōu)先查閱電子檔案，減少對原始檔案的查閱，以避免可能對原始檔案造成的毀損。

        11.4業(yè)務檔案的借閱是指公司內(nèi)部人員因工作需要，在辦理了一定手續(xù)后，把業(yè)務檔案借出檔案室，進行使用、閱讀、摘抄或復制的過程。業(yè)務檔案的借閱要辦理嚴格的登記、審批制度。

        11.5檔案的借閱時間一般要設定最長的借閱期限，超過規(guī)定期限的，需重新辦理借閱手續(xù)。

        11.6借閱人員歸還業(yè)務檔案后，檔案管理人員應檢查歸還的業(yè)務檔案，確保業(yè)務檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應追究有關人員責任。

        11.7檔案利用者應負安全和保密責任，不得泄密、遺失、污損檔案，嚴禁剪裁、涂改、篡改檔案的違法違規(guī)行為。未經(jīng)檔案管理部門準許，一律不得轉借業(yè)務檔案。

        12．銷毀

        12.1壽險公司對超過保管期限的檔案要進行鑒定。鑒定工作應由業(yè)務檔案管理部門和有關業(yè)務部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。

        12.2對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領導審查批準后予以銷毀。

        12.3經(jīng)核準銷毀的業(yè)務檔案應送地方保密部門指定的造紙廠進行銷毀。

        12.4銷毀檔案時，必須有兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字，嚴格防止業(yè)務檔案遺失和泄密。

        13．附則

        13.1本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

        13.2本辦法由國家檔案管理局和中國保險監(jiān)督管理委員會負責解釋。