1、目的

        對(duì)公司行政辦公所涉及的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升員工的職業(yè)素養(yǎng)，樹(shù)立公司的對(duì)外形象，實(shí)現(xiàn)員工管理的職業(yè)化，特制定本制度。

        2、適用范圍適用于公司員工日常行政事務(wù)。

        3、職責(zé)

        3.1辦公室負(fù)責(zé)本制度的歸口管理，負(fù)責(zé)本程序的編制和修改

        3.2各職能部門(mén)是日常行為規(guī)范的直接管理部門(mén)和責(zé)任部門(mén)。

        3.3辦公室為日常行為規(guī)范的檢查和監(jiān)督執(zhí)行部門(mén)。

        4、工作程序和要求

        4.1日常行為規(guī)范

        4.1.1嚴(yán)格遵守公司考勤相關(guān)規(guī)定，在規(guī)定上班時(shí)間前到崗，按照規(guī)定的時(shí)間就餐。不得無(wú)故遲到、早退。

        4.1.2辦公室內(nèi)保持桌椅整齊，辦公桌面保持整潔，除辦公用品及資料外，不得擺放個(gè)人物品，辦公柜文件夾擺放整齊，隨時(shí)保持本崗位所轄范圍的清潔衛(wèi)生。

        4.1.3工作時(shí)間保持個(gè)人電話(huà)暢通，在辦公區(qū)域因私打電話(huà)或接聽(tīng)電話(huà)應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。

        4.1.4不得在辦公區(qū)域高聲喧嘩吵鬧，不得在辦公區(qū)域吃零食，閑聊，上班期間不得瀏覽與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的書(shū)籍，雜志，網(wǎng)站和視頻等。

        4.1.5參加公司各種會(huì)議，集會(huì)，應(yīng)按時(shí)到會(huì)，不得遲到早退；如有特殊情況，要事先向主管請(qǐng)假，事后及時(shí)了解落實(shí)會(huì)議精神；會(huì)前手機(jī)關(guān)靜音，重要內(nèi)容做記錄。

        4.1.6衣帽整潔，上班時(shí)間不穿奇裝異服，拖鞋；女員工上班時(shí)間，化淡妝，不宜濃妝艷抹或戴過(guò)多首飾。

        4.1.7愛(ài)護(hù)公司財(cái)物，節(jié)約用水、用電，離開(kāi)辦公場(chǎng)所30分鐘以上，必須關(guān)閉電燈等照明器具。

        4.1.8節(jié)約辦公耗材和紙張等低值易耗品，按需領(lǐng)用。

        4.2接待規(guī)范

        4.2.1對(duì)待上司要尊重，對(duì)待同事要熱情，處理工作時(shí)要保持頭腦冷靜，接待來(lái)賓時(shí)要笑臉相迎。

        4.2.2接人待物講文明禮貌，對(duì)外來(lái)咨詢(xún)?nèi)藛T要熱情接待、態(tài)度和藹，耐心傾聽(tīng)與答復(fù)。

        4.2.3會(huì)談和會(huì)議期間要善于傾聽(tīng)，不隨便打斷他人講話(huà)，不魯莽提問(wèn)，不問(wèn)及他人隱私或公司秘密，不要言語(yǔ)糾纏不休或語(yǔ)帶諷刺，勿出言不遜、惡語(yǔ)傷人。

        4.2.4與同行交談時(shí)，要注意措辭，謙虛謹(jǐn)慎，注意公司形象，不應(yīng)互相傾軋，要客觀公正，

        不泄露商業(yè)機(jī)密。

        4.3日常辦公管理

        4.3.1辦公室人員嚴(yán)格履行職責(zé)，及時(shí)、準(zhǔn)確完成所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作，做到當(dāng)天工作當(dāng)天完成，不積壓、不拖延、不失誤。

        4.3.2辦公室人員所負(fù)責(zé)工作要積極主動(dòng)辦理，辦理過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題及困難要及時(shí)向部門(mén)主管請(qǐng)示匯報(bào)，所有上級(jí)交辦的工作，要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)度，完成后需向上級(jí)匯報(bào)工作結(jié)果。

        4.3.3辦公用品需計(jì)劃采購(gòu)，由辦公室負(fù)責(zé)，本著實(shí)用節(jié)約的原則，個(gè)人根據(jù)自己的實(shí)際需要，簽字登記領(lǐng)??；辦公用品只能用于辦公，不能移作他用或私用。

        4.3.4外出辦理工作，原則上統(tǒng)一選擇公共交通工具，事情確實(shí)緊急，需電話(huà)請(qǐng)示部門(mén)主管，經(jīng)得同意后方可換乘交通工具，憑發(fā)票進(jìn)行實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)。

        4.3.5保守公司秘密及相關(guān)技術(shù)秘密，不準(zhǔn)對(duì)外泄露有關(guān)經(jīng)營(yíng)，銷(xiāo)售，單價(jià)，技術(shù)等機(jī)密，否則一經(jīng)核實(shí)，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重情況處理，重者予以辭退。

        4.3.6為公司做出突出貢獻(xiàn)者，公司視情況給予獎(jiǎng)勵(lì)。

        4.4辦公用品管理

        4.4.1辦公用品的申請(qǐng)和購(gòu)買(mǎi)

        （1）各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要，向辦公室報(bào)送月度辦公用品使用計(jì)劃，由辦公室統(tǒng)一呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

        （2）工作人員根據(jù)需要和計(jì)劃提出辦公用品的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人、辦公室主任和總經(jīng)理批準(zhǔn)；購(gòu)買(mǎi)金額大于10000元的需董事會(huì)批準(zhǔn)。

        （3）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或董事會(huì)審批后，由辦公室根據(jù)使用計(jì)劃安排專(zhuān)人進(jìn)行采購(gòu)。

        4.4.2辦公用品的領(lǐng)用

        （1）辦公用品需求部門(mén)根據(jù)各自所需辦公用品到辦公室領(lǐng)取登記。

        （2）辦公室對(duì)部門(mén)和個(gè)人領(lǐng)取的辦公用品進(jìn)行登記造冊(cè)，以便盤(pán)點(diǎn)清查。

        （3）所有辦公用品按月度計(jì)劃采購(gòu)領(lǐng)用，超出部分辦公室有權(quán)拒發(fā)。

        4.4.3電腦的使用管理

        （1）嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。

        （2）嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。

        （3）定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運(yùn)行的速度和存儲(chǔ)。

        4.4.4固定電話(huà)的使用管理

        （1）固定電話(huà)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門(mén)主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。

        （2）固定電話(huà)禁止私人使用。

        （3）電話(huà)出現(xiàn)故障的可報(bào)辦公室進(jìn)行維修。

        4.4.5打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理

        （1）為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，工作時(shí)間以外必須關(guān)機(jī)。

        （2）打印或者復(fù)印完成后，必須及時(shí)取走文件，防止失密。

        （3）禁止打印或復(fù)印私人資料。

        4.4.6辦公設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)及報(bào)廢處理

        （1）辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類(lèi)，并建立辦公設(shè)備管理臺(tái)帳，每半年盤(pán)點(diǎn)清查一次，作到賬物相符。

        （2）在規(guī)定的使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。

        （3）對(duì)決定報(bào)廢的辦公設(shè)備，辦公室應(yīng)做好登記，在報(bào)廢處理表上寫(xiě)清用品名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量、及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。

        （4）報(bào)廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。

        4.5文件管理

        4.5.1文件收發(fā)

        （1）凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由辦公室擬稿，核稿，核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

        （2）發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

        （3）外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專(zhuān)人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門(mén)辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

        4.5.2文件歸檔

        （1）公司所有文書(shū)、管理文件、記錄由辦公室按類(lèi)別進(jìn)行歸檔管理，按要求建立人事檔案、行政文書(shū)、勤務(wù)文件檔案等。

        （2）所有文件檔案必須制定統(tǒng)一標(biāo)識(shí)和目錄，建立歸檔文件臺(tái)賬。

        （3）沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，或多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷(xiāo)毀。

        4.5.3文件借閱

        （1）已交辦公室存檔的文件在借閱時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

        4.6印鑒管理

        4.6.1印鑒用途和保管

        （1）公司所有印鑒（公章、法人章、合同章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票章等）實(shí)行專(zhuān)人管理。

        （2）合同章：主要用于公司簽訂各類(lèi)對(duì)外合同，蓋章前須先到印章保管人處領(lǐng)取并填寫(xiě)《印章使用登記表》。

        （3）法人私章：法人私章由公司銀行出納保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù)，使用時(shí)憑審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可蓋章。

        （4）財(cái)務(wù)章：由財(cái)務(wù)部經(jīng)理保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用，發(fā)票專(zhuān)用章主要用于發(fā)票蓋章，發(fā)票專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人保管。（5）其他職能部門(mén)章，主要適用于各部門(mén)內(nèi)部使用，已經(jīng)刻制的職能部門(mén)章，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行保管并嚴(yán)格該章的使用管理辦法。

        4.6.2用印申請(qǐng)和使用

        （1）各部門(mén)需要蓋公章的文件、通知等，須到印章保管人處填寫(xiě)登記《印章使用登記表》，由經(jīng)辦人核準(zhǔn)，并在《印章使用登記表》中簽字。

        （2）特殊情況，可在“釘釘”中進(jìn)行申請(qǐng)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室進(jìn)行辦理。

        （3）嚴(yán)禁公章、合同章、法人私章獨(dú)立帶離公司使用，保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時(shí)，必須先報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦理工商等年檢等事務(wù)，需將表格帶回公司蓋章。（4）司高層領(lǐng)導(dǎo)因異地執(zhí)行重大項(xiàng)目或完成重要業(yè)務(wù)，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng)公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審批并及時(shí)歸還。

        （5）開(kāi)具個(gè)人相關(guān)證明，需由分管副總經(jīng)理以上擔(dān)保簽批后方能使用，如涉及到個(gè)人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保與證明時(shí)，原則上一律不予證明，其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負(fù)責(zé)。（6）公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益之行為。

        （7）所有印章的使用，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的印章使用規(guī)定，做好申請(qǐng)和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問(wèn)題，后果自負(fù)，給公司造成損失的，公司將依法追究。