為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn)，企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。

一、合同管理信息化的必要性

1．合同管理是建筑施工的核心，承發(fā)包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，采用何種方法來解決也就至關(guān)重要。

2.合同管理具備周期長、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過程劃分階段、劃分時(shí)段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對合同管理全過程的掌控。

3．合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。

4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時(shí)間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也方便了其他業(yè)務(wù)部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。

6.合同在網(wǎng)上評審，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面，加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網(wǎng)上公開，增強(qiáng)了合同評審的透明度，加強(qiáng)了過程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。

二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析

合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運(yùn)行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。

1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評審，合同執(zhí)行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過程中的記錄等。如果沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，合同信息資源平臺(tái)就無法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。

3.通過良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn)，所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程?？偭鞒淌菍⒑贤珘勖芷趧澐譃閹讉€(gè)階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。

4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

三、合同管理信息化的優(yōu)勢所在

合同管理信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場營銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。

2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評審。參與合同評審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級(jí)授權(quán)，下級(jí)單位評審后再由上級(jí)單位評審，評審時(shí)間長短有嚴(yán)格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節(jié)約了評審時(shí)間，提高了工作效率。

3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下，合同實(shí)施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對付款、變更索賠、現(xiàn)場簽證真實(shí)過程的記錄、描述和分析，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個(gè)部門的意見，確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。

4.項(xiàng)目合同管理過程中，任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，識(shí)別不同施工過程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源，對風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示，并落實(shí)到人；通過合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理，便于各級(jí)單位、不同部門預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時(shí)地處理，避免事態(tài)的擴(kuò)大。

四、結(jié)束語

建筑施工企業(yè)合同信息化管理在吸收了傳統(tǒng)合同管理精髓的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了合同信息的集成和追蹤。本文通過信息化必要性的描述、要點(diǎn)的分析和優(yōu)勢的介紹三大方面闡述了合同管理的信息化是建筑施工企業(yè)合同現(xiàn)代化管理的重要手段，有效利用信息化技術(shù)會(huì)幫助企業(yè)提高合同管理水平。進(jìn)入21世紀(jì)以來，中國逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競爭實(shí)力，國有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過程中，對企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。