一、項目目的

        以先進(jìn)的計算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，基于電子政務(wù)建設(shè)、整合資源、提高辦公效率等工作要求。以實現(xiàn)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個覆蓋整個學(xué)校各部門及各分校的協(xié)同辦公平臺及軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化、協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享化。

        二、建設(shè)目標(biāo)。

        采集和積累各類信息資源并實現(xiàn)共享，

        1、建設(shè)一套高效的信息溝通平臺和信息交流與共享機(jī)制。使學(xué)校各部門及分校內(nèi)部的通信和信息交流快捷疏通，為領(lǐng)導(dǎo)督辦、輔助決策提供最大限度的支持。

        2、規(guī)范行政辦公和審批流程。使學(xué)校各部門及分校的辦公業(yè)務(wù)和管理規(guī)范 化、合理化、高效化。

        3、實現(xiàn)公文收發(fā)管理、文件報送、分發(fā)等多種對內(nèi)、對外服務(wù)功能和辦公業(yè)務(wù)的自動化，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公。實現(xiàn)無紙化辦公。保證系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)、使用的低成本、可靠性、平安性、易于維護(hù)和易于使用，

        4、遵循先進(jìn)性、實用性、平安性、開放性與規(guī)范化等原則。從而最大水平地發(fā)揮OA 系統(tǒng)的作用，為全員信息化建設(shè)和應(yīng)用的繼續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

        三、建設(shè)內(nèi)容

                1、以個人事務(wù)處理為主要內(nèi)容的個人辦公系統(tǒng)。

                2、以業(yè)務(wù)流程處置為主要內(nèi)容的協(xié)同工作系統(tǒng)。

                3、以資源共享為主要內(nèi)容的知識管理系統(tǒng)。

                4、公文收發(fā)管理為主要內(nèi)容的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。

                5、以信息交流為主要內(nèi)容的即時通訊系統(tǒng)。

                6、以有審批流的統(tǒng)計表單處置為主要內(nèi)容的表單應(yīng)用。

                7、一些與辦公有關(guān)的輔助性功能。

        四．系統(tǒng)設(shè)計要求：

        1、建設(shè)原則

        設(shè)計過程中應(yīng)遵循如下原則：為保證項目能達(dá)到上述建設(shè)目標(biāo)。

        1.1、先進(jìn)性

        為確保OA 系統(tǒng)在未來幾年內(nèi)不落后，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異。具有較強(qiáng)的生命力，設(shè)計中應(yīng)適度超前，兼顧目前應(yīng)用現(xiàn)狀的前提下，采用先進(jìn)、幼稚的技術(shù)，使系統(tǒng)各項功能得到可靠執(zhí)行。

        1.2、繼續(xù)升級

        因此為確保學(xué)校的未來的低投入和學(xué)習(xí)成本，OA 系統(tǒng)因為是全員臨時使用。必需保證系統(tǒng)能夠無須定制平滑升級，供應(yīng)商應(yīng)有曾數(shù)次成功升級的證明其有此能力和保證。

        1.2、平安性

        其覆蓋面廣，OA 系統(tǒng)不同于別的軟件系統(tǒng)。內(nèi)容涉及諸多管理流程，需要不同層面的領(lǐng)導(dǎo)介入，因此對系統(tǒng)的平安要求非常高。必需建立一套包括技術(shù)和制度在內(nèi)的嚴(yán)格、縝密、可靠的平安管理機(jī)制。

        1.5、易用性

        要重視用戶界面的友好性，為確保全校具有不同計算機(jī)應(yīng)用水平的人員均能夠快速掌握和操作OA 系統(tǒng)。做到人性化設(shè)計，簡單易用，便于操作。對于領(lǐng)導(dǎo)的計算機(jī)操作，盡量為其設(shè)計用鼠標(biāo)點(diǎn)擊完成必須的工作。如果需要，還可以配備專用的手寫輸入工具，如平板電腦、漢王筆等，用以替代鍵盤完成批示意見的輸入等工作。

        1.6、規(guī)范化

        嚴(yán)格執(zhí)行軟件開發(fā)規(guī)范。系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)過程中。

        1.7、靈活性

        組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)類型和工作人員將會發(fā)生變化，隨著辦公業(yè)務(wù)的發(fā)展。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有一定的靈活性，允許改變一些配置，變卦或優(yōu)化局部流程，以適應(yīng)新的要求。對于業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，應(yīng)該是適應(yīng)現(xiàn)有體制的原則下，允許去定制一些可變的流程，用以靈活處置實際工作中出現(xiàn)的一些特殊情況。

        1.8、功能關(guān)聯(lián)性

        如協(xié)同工作處理過程和內(nèi)容都可以作為文檔存放在知識管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)充分考慮功能間高度關(guān)聯(lián)。知識管理系統(tǒng)的中的文件除了可以共享外，還能借閱轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同等，所有統(tǒng)計表單應(yīng)用的處置過程都可以存放在知識管理系統(tǒng)中供領(lǐng)導(dǎo)查閱OA 系統(tǒng)。

        1.9、可管理性

        允許通過多種手段，提供可視化的管理工具。快捷管理、配置和監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀況，為系統(tǒng)正常運(yùn)行提供技術(shù)保證。

        2.0、實用性

        開發(fā)貼近現(xiàn)實需求的功能模塊。具體講就是以行政辦公業(yè)務(wù)的開發(fā)為主，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)充分考慮目前及今后幾年的業(yè)務(wù)和辦公需要。把各部門之間一些公共的共性的有著緊密聯(lián)系的局部抽取進(jìn)去，實現(xiàn)具體流程的計算機(jī)化，以達(dá)到提高工作效率和工作質(zhì)量的目的

        2.1、可擴(kuò)展性

        具有良好的可擴(kuò)展性，系統(tǒng)設(shè)計要全面、科學(xué)、合理。允許擴(kuò)充新的功能模塊，以適應(yīng)發(fā)展的要求，防止隨著應(yīng)用規(guī)模（數(shù)據(jù)量、用戶數(shù)等）不時增長，導(dǎo)致系統(tǒng)響應(yīng)變慢，性能下降而無法有效擴(kuò)展的問題。

        2、系統(tǒng)平臺及體系架構(gòu)要求

        表示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)庫訪問層分開；支持三/多層構(gòu)架。

        以后會根據(jù)需要，考慮到OA 系統(tǒng)基本功能實現(xiàn)后。不時增加新的功能，要求系統(tǒng)采用組件或者說模塊化開發(fā)的技術(shù)，提供開放的規(guī)范接口，使后續(xù)的開發(fā)的功能很容易地集成進(jìn)來，保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。

        整個系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)、基于平臺化的分布式處置技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計和系統(tǒng)開發(fā)；

        同時支持多種數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。

        支持Window以及Linux等操作系統(tǒng)；

        支持消息服務(wù)；

        由JA VA 語言開發(fā)，整個系統(tǒng)要求采用規(guī)范J2EE結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)配置由XML技術(shù)完成;數(shù)據(jù)庫采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，同時支持多種數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)通過JDBC服務(wù)連接數(shù)據(jù)庫，并使用連接池提高系統(tǒng)性能;通信協(xié)議采用HTTPTCP/IP.

        3其他技術(shù)要求

        1開放式統(tǒng)計表單

        應(yīng)該操作簡單方便快速，統(tǒng)計表單從表單設(shè)計到完成審批流和統(tǒng)計。不需要專業(yè)開發(fā)語言也能使用，可以由學(xué)校通過授權(quán)由各部門和分校管理層根據(jù)管理需要，任意定制和統(tǒng)計。

        2圖形化流程定義

        同時還可以對包括主流程及各流程環(huán)節(jié)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，工作流引擎應(yīng)可以靈活、自由地進(jìn)行配置。保證流程在復(fù)雜應(yīng)用中的可用性和適應(yīng)性。

        3人員權(quán)限集中設(shè)置

        從業(yè)務(wù)需求和使用權(quán)限上進(jìn)行分類?？筛鶕?jù)崗位職責(zé)和職務(wù)劃分成不同用戶群。

        4支持多種處理方式

        文件修改支持鍵盤輸入和手寫筆輸入。

        5工作即時提醒

        以文字、聲音或手機(jī)短信的方式對用戶進(jìn)行提示。系統(tǒng)應(yīng)具備瀏覽器方式下的信息提醒和手機(jī)短信提醒機(jī)制。有新的信息到來時。

        6文件修改痕跡保存

        應(yīng)該具有痕跡保管或版本控制的功能。文件處置過程中。

        7初始設(shè)置順序化

        可以方便地實現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)的自動/手動備份、恢復(fù)等功能。系統(tǒng)的裝置、維護(hù)均采用圖形化界面。

        五、功能要求：

        5.1協(xié)同工作

        以及附件加載。協(xié)同數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入郵件協(xié)同。應(yīng)該能夠完成自建流程、調(diào)用模板流程、自建個人模板、調(diào)用格式、上傳附件、調(diào)用統(tǒng)計表單等，協(xié)同工作是學(xué)校內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺（包括異地分校協(xié)同）支持簡捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見加載。以完成學(xué)校辦公中的資料傳送、審批、請示、演講、匯報、工作溝通等工作內(nèi)容

        1圖形化流程：可以圖形化的方式靈活自建流程等。

        催辦、查辦協(xié)同的處置等2可以圖形化的方式對協(xié)同流轉(zhuǎn)進(jìn)行全程跟蹤。

        3痕跡保存：對正文修改后可以痕跡保存。

        4可以使用統(tǒng)計表單。

        5豐富的流程戰(zhàn)略：可以終止、回退、撤銷、加簽、知會和轉(zhuǎn)發(fā)等

        5.2公文流轉(zhuǎn)

        也是OA 系統(tǒng)的核心局部，公文流轉(zhuǎn)作為辦公室工作的重要內(nèi)容。功能包括收文管理、發(fā)文管理、處室發(fā)文及流轉(zhuǎn)跟蹤督辦等；內(nèi)容包括各種下發(fā)和上呈的公文、信息的通報、會議通知、應(yīng)急通知等。通過公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實現(xiàn)收發(fā)文管理的自動化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳送慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。具體要求如下：

        包括委托授權(quán)等；

        1可以圖形化的方式靈活設(shè)定公文流程。  如套紅、蓋章等處 理， 催辦、查辦公文的處置等；

        2嚴(yán)格依照紙介質(zhì)的處置方式進(jìn)行電子公文的流轉(zhuǎn)。保證公文的權(quán)威性；

        3可自動記錄審批人的操作；

        4可以圖形化的方式對公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行全程跟蹤。

        5支持手寫板來輸入審批意見；

        5.2.1發(fā)文管理

        也可發(fā)往具體的部門或個人，發(fā)文管理主要用于內(nèi)部發(fā)文（如向各部門及下屬單位發(fā)通知、通告通報。各項規(guī)章制度也可形成內(nèi)部發(fā)文）也可用于對外的發(fā)文（如對上級主管部門的請示、演講、對平級單位的通知、通告等、對下級單位的指示、批復(fù)等）

        包括從擬稿到紅頭文件下發(fā)的一個完整流程的控制，發(fā)文管理主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審核、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書印發(fā)等。實現(xiàn)發(fā)文管理的全過程。也包括一般公文的傳送。

        5.2.2收文管理

        包括電子文件的處置和紙質(zhì)文件的掃描處置。收文管理主要是接收外部（上級單位）來的文件、傳真、資料等，實現(xiàn)收文管理的全過程。登記后可安排領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱（順序或同時）一般情況下，不能也沒有必要修改來文內(nèi)容，但可以做批示或圈閱。

        收文管理模塊實現(xiàn)公文登記、擬辦、轉(zhuǎn)發(fā)、處室擬辦、領(lǐng)導(dǎo)閱辦、歸檔、相關(guān)單位查詢公文等功能。要求：

        5.2.3公文查閱

        可以在辦公自動化系統(tǒng)中實現(xiàn)公文的直接查找和瀏覽。

        5.3統(tǒng)計表單

        統(tǒng)計采集類，該功能主要完成學(xué)校的申請類。資源類，靜態(tài)表單從填寫到審批到統(tǒng)計的全過程，方便校領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)快速統(tǒng)計數(shù)據(jù)了解情況。

        5.3.1設(shè)計簡單

        提供設(shè)計平臺不需要專業(yè)開發(fā)語言就可以完成設(shè)計，通過word就可以設(shè)計表單圖表?？梢钥焖偻瓿膳c審批流程幫定。

        5.3.2開放式

        可以將設(shè)計和管理表單的權(quán)限下放到中層管理人員。

        5.3.3統(tǒng)計方便

        可以根據(jù)表單的內(nèi)容進(jìn)行任意的統(tǒng)計設(shè)置。

        5.3.4可以穿透查詢

        領(lǐng)導(dǎo)對異常的數(shù)據(jù)可以直接進(jìn)行查詢數(shù)據(jù)的來源和處理內(nèi)容。

        5.4通知管理

        保證信息的可靠傳送。提供便條通知、郵件通知、手機(jī)短信通知等功能。

        5.4.1便條通知

        可以對消息進(jìn)行編輯、發(fā)送、查詢等操作。提供一個消息通知平臺。

        5.4.2郵件通知

        利用郵件功能進(jìn)行信息交流。

        5.4.3手機(jī)短信通知

        可以對短信進(jìn)行編輯、發(fā)送等操作。提供一個短信通知平臺。

        5.5即時通訊

        可在上面進(jìn)行文本交流、語音/視頻交流、文件傳輸?shù)炔僮?，提供一個實時交流的通信平臺。隨時檢查他人意見等。

        5.6知識管理

        提供文檔目錄管理、文檔查詢等功能。通過文檔目錄管理，知識管理建立文檔管理中心?？煞奖愕貙λ形臋n目錄進(jìn)行設(shè)定、維護(hù)，使文檔體系能夠嚴(yán)格遵循單位的知識管理體系。用戶可經(jīng)文檔管理中心授權(quán)后對相應(yīng)的文檔目錄進(jìn)行維護(hù)，自主添加和刪除文檔。其他用戶可對文檔中心有訪問權(quán)限的文檔進(jìn)行查閱。文檔管理中心應(yīng)該可以將協(xié)同工作、表單應(yīng)用和會議等處置過程進(jìn)行歸檔。并通過授權(quán)可以向全校員工進(jìn)行共享、借閱、轉(zhuǎn)發(fā)和鏈接。

        5.7個人辦公

        處置個人日常的工作事務(wù)。包括日程布置、工作計劃、工作日志、個人文檔、個人通訊錄、電子郵件、以及事務(wù)提醒等項目?？蔀g覽和查詢個人工作狀況。

        5.5.1待辦事宜

        包括等待批復(fù)的公文、事務(wù)安排等內(nèi)容。要區(qū)分已辦事務(wù)和未辦事務(wù)。主要用于記錄并提醒用戶需要處置的辦公事務(wù)。

        5.5.2個人通訊錄

        用于記錄個人的聯(lián)系電話(包括辦公電話、家庭電話、移動電話等)及電子郵箱等通訊信息。個人可以自己維護(hù)自己常用的聯(lián)系信息。

        5.5.3個人日程

        以起到日志和提醒的作用。要求具有信息匯總功能，該功能主要是為了記錄個人或部門每天的工作內(nèi)容。以便于瀏覽。

        5.5.4名片夾

        允許分類創(chuàng)建名片類別，提供名片管理功能。對輸入名片進(jìn)行分類，查詢指定名片等。

        5.5.5工作日志

        即工作內(nèi)容，記錄用戶操作。并允許用戶查閱近期工作情況。

        5.6會務(wù)管理

        預(yù)定會議擬召開期間可用的會議室，實現(xiàn)會議申報、審批、布置、通知、記錄、查詢、等的綜合管理功能。會務(wù)管理主要包括會議管理和會議室管理兩部分。用戶可以通過會議室管理檢查所有會議室的占用情況。確保會議室資源的合理、充分使用。

        5.7資料報送

        替代目前人工傳送紙介質(zhì)或磁介質(zhì)的方式，建立與下屬各單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)位之間的信息傳送通道。規(guī)范管理，實現(xiàn)資料的網(wǎng)上報送功能。

        5.8公共信息

        5.8.1公共通訊錄

        集中在一起為所有用戶共享使用。用于單位內(nèi)部及對外聯(lián)系的各種公共電話和郵件等信息的錄入、導(dǎo)入、修改和查詢。由有關(guān)部門負(fù)責(zé)收集和更新。

        5.8.2論壇

        可以對不同版塊中的文章進(jìn)行管理和維護(hù)，為內(nèi)部工作人員提供一個交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊。還應(yīng)提供精華區(qū)的功能以方便用戶瀏覽其中的精華文章。

        5.8.3公告

        包括發(fā)布公告、瀏覽公告、維護(hù)公告信息、查詢公告、打印公告等功能。

        5.9辦公助手

        如郵政編碼查詢、長途電話區(qū)號查詢、萬年歷查詢、度量衡轉(zhuǎn)換等工具。主要是為工作人員提供日常工作時要用到一些小工具。

        5.10系統(tǒng)管理

        通過一定的配置就可以實現(xiàn)系統(tǒng)的適應(yīng)性，對使用單位、部門、人員、崗位以及流程、欄目等內(nèi)容靈活定義。保證系統(tǒng)維護(hù)的簡易性，應(yīng)用順序及接口的一致性。

        5.11其他要求

        如用戶密碼等，1系統(tǒng)所涉及的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)必需進(jìn)行加密處置。數(shù)據(jù)庫中也必需以密文的形式存在以保證使用的平安性。

        2支持包括WordExcel等罕見文件格式的處置。

        3系統(tǒng)界面可以根據(jù)需要自行定制。

        以方便聯(lián)系。4用戶在線或離線要有相應(yīng)提示。

        用以查找所需信息。5具有一定的信息檢索功能。

        6不同的身份的用戶登錄OA 系統(tǒng)后僅可顯示并只允許操作屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)的項目和功能。

        六、系統(tǒng)平安要求：

        產(chǎn)品應(yīng)充分考慮黨政機(jī)關(guān)信息及系統(tǒng)安全、要求支持網(wǎng)絡(luò)平安、要求支持ip訪問控制和usb認(rèn)證訪問、隨機(jī)碼。

        七、培訓(xùn)需求

        一個很重要的工作就是用戶培訓(xùn)。必需建立一套完善的培訓(xùn)體系，OA 系統(tǒng)的實施。從管理維護(hù)和普通應(yīng)用兩個層次，從支撐平臺和OA 系統(tǒng)自身兩個方面進(jìn)行全面培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，切實建立起系統(tǒng)運(yùn)行所需要的管理維護(hù)人員和普通辦公用戶隊伍。由于影響面很大，要求在1個月內(nèi)完成全部培訓(xùn)，實現(xiàn)全員正式使用。

        八、售后服務(wù)需求

        并擁有耐久生命力，為保證OA 系統(tǒng)上線后的正常應(yīng)用。投標(biāo)商必需提供完備的售后服務(wù)保證。對于系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題能及時得到技術(shù)支持和解決；對新的需求和出現(xiàn)的問題能得到后續(xù)的升級服務(wù)等。

        九、系統(tǒng)升級需求

        投標(biāo)商必須對提供的產(chǎn)品提供持續(xù)的升級保障。