名易OA文檔管理模塊可以讓用戶將文檔發(fā)布到首頁或標題欄成為新聞，也可以將文檔創(chuàng)建后作為知識庫為其他員工提供信息共享。

創(chuàng)建一個新的文檔，按左邊工作區(qū)文檔左邊按鈕，用戶將進入一個目錄選擇的界面。在這個選中欄目中所有的目錄和分目錄都顯示其中，如果點擊按鈕，同樣還將看到子目錄。

選定主目錄、分目錄和子目錄，將進入以下的用戶界面：

由于打開的目錄的文件類型不同，因此創(chuàng)建文檔界面會因為選定的目錄的差異而不同。下表是對各相關字段屬性的解釋說明：

字段 描述信息 發(fā)布 正常 文檔被保存到系統(tǒng)相應目錄下，但不在新聞頁上發(fā)布 主頁 文檔被保存到系統(tǒng)相應目錄下，并且以標題、圖片加簡短內容摘要在相關新聞頁上發(fā)布（如果需要審批，預先在文檔目錄屬性中進行設置）。 標題 文檔被保存到系統(tǒng)相應目錄下，并且以標題形式在相關新聞頁上發(fā)布（如果需要審批，預先在文檔目錄屬性中進行設置）。 主目錄 目錄機構中的第一級，用來確定該文檔在系統(tǒng)中第一級位置。目錄機構需在創(chuàng)建文件之前建立。 分目錄 目錄機構的第二級，用來確定該文檔在系統(tǒng)中第二級位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。 子目錄 目錄結構的最底層，確定該文檔在系統(tǒng)中最終位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。 模板 選擇一個文檔模板。此模板需預先在系統(tǒng)中定義。 文檔所有者 選擇文檔的創(chuàng)建者（所有者），系統(tǒng)默認文檔所有者為當前登錄者。文檔的所有者登陸系統(tǒng)后，點擊左側（我的文檔）按鈕，可以看到所有屬于自己的文檔。 關鍵字 設定文檔的關鍵字。搜索時，如果在關鍵字一欄中填入的內容與此相同，則搜索的結果會包含此文檔 人力資源 定義該文檔相關的員工。例如合同，相關人員為簽約人。并將該文檔與此人員的記錄相鏈接 定義該文檔和那些客戶或、合作伙伴相關，并將該文檔和該客戶記錄進行鏈接。 物品 定義該文檔與哪些物品相關，并將此文檔與此物品的記錄相鏈接。同時該文檔可以根據所鏈接的物品被檢索到。 資產 定義該文檔與哪些資產相關，并將此文檔與此資產的記錄相鏈接。同時該文檔可以根據所鏈接的資產被檢索到。 項目 定義該文檔相關的項目，該文檔的訪問者將得到關于項目的更多信息，同樣在完成這個選項后可以從相應的項目中查詢到該文檔。 財務 定義該文檔與哪些交易相關，該文檔的訪問者因此可以得到關于該交易更多的信息，同時該文檔可以根據所鏈接的交易被檢索到。 附件 從瀏覽窗口中用戶可以為該文檔添加附件?？梢蕴砑拥母郊臉淠绢A先在文檔目錄屬性中設置。 標題 文檔的標題 內容 如果該文檔是發(fā)布到新聞頁的主頁上的，系統(tǒng)會自動為該段內容進行進行加黑的處理以顯得更突出，建議為文檔加一小段提綱性文字。 該文檔的第一張圖片將會顯示在首頁上，顯示在整篇文檔的左部，因此要考慮到圖片的合理尺寸。 如果沒有所選的圖片，系統(tǒng)將默認的圖片添加上去。日期會被系統(tǒng)自動的顯示，一旦該文檔被批準，關于該文檔的修改日期也同時被刷新后被系統(tǒng)顯示。

以下是對各功能按鈕的解釋信息

名易功能按鈕 描述信息 保存 按此功能按鈕保存文檔，并按照選擇的發(fā)布類型發(fā)布到相關文檔目錄或新聞頁中。 草稿 按此按鈕將所編輯的文檔保存為草稿副本，但不發(fā)布。 預覽 按此功能按鈕可以對文檔進行預覽，同時被編輯的文檔被保存為草稿。 HTML 按此功能按鈕將對文件進行HTML格式下的編輯。 頁眉 按此功能按鈕將在顯示或隱藏文檔的頁眉信息之間切換。 附件 添加多個附件

在文檔中可以添加圖片，如發(fā)布到新聞首頁上的文件其第一張圖片便會在首頁上顯示出來。在文檔中添加圖片，點擊插入圖片的功能圖標，如下圖：

用戶可以從瀏覽按鈕選取指定的圖片，然后點擊插入圖片的功能圖標，該圖片便顯示在文檔的內容中了，按S-保存按鈕保存該圖片。圖片文件可以是JPG、GIF、BMP等各種格式的文件

在文檔中可以添加超級鏈接，和系統(tǒng)中的其他文檔、外部某個網頁、某個電子郵件地址，甚至某個FTP的服務器。

超級鏈接是從編輯欄目中的一個單詞、一句話或一個圖片上創(chuàng)建的，建立一個超級鏈接之前先要建立這樣的一個單詞、一句話或一幅圖片，選中后點擊超級鏈接功能圖標，此時超級鏈接的對話框被激活。用戶可以在其中填寫鏈接的目標對象，如一個網址、一個郵件地址等。

按S-保存按鈕保存上述設置。

用戶可以通過HTML來編輯文檔，點擊屏幕頂部HTML功能按鈕，編輯欄將會被切換，內容頁面上是系統(tǒng)默認的一些HTMLTAG。此時所有的編輯和格式化都必須通過HTMLTAG來進行。如下界面所示：

點擊S-保存保存上述編輯，若返回普通格式，再次點擊HTML功能按鈕。 文檔經常會被創(chuàng)建到錯誤的目錄當中，這需要用戶對文檔進行重新編輯使文檔轉到正確的目錄當中去。將文檔從一個目錄中轉移到另一個目錄中去，便需要文檔移動的功能。另外，也可以選擇復制的功能，將源目錄下的文檔復制到目標目錄下。

在文檔模塊中選中維護、常用工具、文檔移動，進入如下界面：

下表名易OA辦公系統(tǒng)使對相關的字段屬性的描述信息:

字段 描述信息 源 主目錄 選擇文檔所在主目錄 分目錄 選擇文檔所在分目錄 子目錄 選擇文檔所在子目錄 目標 主目錄 選擇文檔被移動（復制）的目標主目錄 分目錄 選擇文檔被移動（復制）的目標分目錄 子目錄 選擇文檔被移動（復制）的目標子目錄 ' 在正確的完成了上述的目錄選擇后，選擇被移動或復制的文檔，按相應的功能按鈕，完成文檔的移動或復制。

文檔經常會被創(chuàng)建到錯誤的目錄當中，這需要用戶對文檔進行重新編輯使文檔轉到正確的目錄當中去。將文檔從一個目錄中轉移到另一個目錄中去，便需要文檔移動的功能。另外，也可以選擇復制的功能，將源目錄下的文檔復制到目標目錄下。

在文檔模塊中選中維護、常用工具、文檔移動，進入如下界面：

下表名易OA辦公系統(tǒng)對相關的字段屬性的描述信息:

字段 描述信息 源 主目錄 選擇文檔所在主目錄 分目錄 選擇文檔所在分目錄 子目錄 選擇文檔所在子目錄 目標 主目錄 選擇文檔被移動（復制）的目標主目錄 分目錄 選擇文檔被移動（復制）的目標分目錄 子目錄 選擇文檔被移動（復制）的目標子目錄 ' 在正確的完成了上述的目錄選擇后，選擇被移動或復制的文檔，按相應的功能按鈕，完成文檔的移動或復制。

用戶可以通過進行自行設置，對文檔信息進行一個過濾，從而關注自己相關的文檔信息。同時用戶可以定義文檔被訪問時所顯示的內容，如創(chuàng)建者等用戶關心的相關內容。

進行用戶自定義，在文檔模塊選中維護、常用工具、用戶自定義，進入如下界面：

下表是名易OA辦公系統(tǒng)對相關字段的屬性的描述：

字段 描述信息 字段 這里列出的是和文檔相關的信息，用戶可以根據自身的偏好選擇相應的字段，使得在文檔在被搜索后顯示的附加信息能按用戶的個性化要求實現。 顯示 每頁記錄數 定義每頁顯示的文檔數量 主目錄--分目錄 用戶可以根據自身的偏好選擇相應的主目錄和分目錄，只有被選中的目錄中的文檔可以顯示在用戶的文檔列表中。

點擊S-保存保存以上設置。

報告功能是由文檔模塊提供的關于對系統(tǒng)所創(chuàng)建的文檔的總體狀況瀏覽，在文檔模塊中點擊報告，用戶即可進入如下界面：

用戶可以在此界面中對文檔的各項指標的統(tǒng)計信息進行整體瀏覽，右側是對文檔統(tǒng)計信息的整體瀏覽，如查看各主目錄下的文檔數分布、訪問量最高的50篇文檔、發(fā)布文檔數最多的20各用戶等信息，左側是對文檔狀況按各標準進行分類瀏覽。