OA辦公系統(tǒng)真正能夠形成體系,幫助企業(yè)形成競(jìng)爭(zhēng)力的主要是企業(yè)對(duì)工作流的應(yīng)用。
OA辦公系統(tǒng)的流程管理主要用于對(duì)日常辦公審批流程的處理,它可通過(guò)申請(qǐng)、上報(bào)、審批、發(fā)放等流程動(dòng)作來(lái)設(shè)置工作流程并對(duì)其進(jìn)行查詢和監(jiān)管等。常見(jiàn)的流程包括發(fā)文、收文、業(yè)務(wù)審批,內(nèi)容起草和制發(fā)、文件傳閱、批示處理、工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦,部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)銷、請(qǐng)假等。主要功能包括:待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控。
7、管理 辦公用品管理部分,一般是行政部門或者采購(gòu)部門使用較為頻繁的一個(gè)功能,行政部門負(fù)責(zé)計(jì)劃,采購(gòu)部門負(fù)責(zé)按照計(jì)劃進(jìn)行辦理,而財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督,所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫(kù)、出庫(kù),辦公用品申購(gòu)、申領(lǐng)、審批,辦公用品的修改、刪除、查看詳細(xì)。以上3個(gè)部門對(duì)這個(gè)模塊的使用的頻次最高,至于個(gè)人的辦公用品申請(qǐng)功能實(shí)際可能是每個(gè)月一兩次而已。這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公用品申領(lǐng)搬移到OA辦公系統(tǒng),申領(lǐng)查詢更為便捷。
8、客戶關(guān)系管理 這個(gè)功能模塊,多是業(yè)務(wù)部門在使用,所以客戶關(guān)系管理成為OA辦公系統(tǒng)的一個(gè)傳統(tǒng)模塊保留了下來(lái)。
客戶關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶交往過(guò)程中所形成的客戶信息資料,企業(yè)自行定制的客戶信用分析報(bào)告。建立合格的客戶檔案是管理的起點(diǎn),是企業(yè)日?;A(chǔ)性工作,客戶關(guān)系管理系統(tǒng)包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能
9、人力資源管理 OA辦公系統(tǒng)的人力資源管理是專業(yè)HR版本的簡(jiǎn)化版本,一般只滿足企業(yè)人力資源部門的基本人力資源管理所需,如果是專業(yè)級(jí)別的人力資源公司使用,那就要購(gòu)買專業(yè)的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫(kù)管理、招聘管理、公司或部門用人申請(qǐng)、公司用人匯總、人事。
10、個(gè)人辦公 OA辦公系統(tǒng)的個(gè)人辦公部分,實(shí)際上是個(gè)人自我計(jì)劃管理部分,是滿足自我學(xué)習(xí)和自我監(jiān)督的重要功能模塊,個(gè)人辦公包括計(jì)劃(任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤、任務(wù)反饋與提醒);個(gè)人日程安排與提醒,通訊錄管理、短消息發(fā)送、接收、回復(fù)與提醒等。
個(gè)人辦公功能目前在端使用頻率較高,企業(yè)員工可以通過(guò)個(gè)人辦公進(jìn)行自我,對(duì)個(gè)人計(jì)劃進(jìn)行閱覽、修正。是企業(yè)員工使用較多的功能。
11、電子郵件功能模塊 企業(yè)郵箱功能,是企業(yè)內(nèi)部與內(nèi)部、內(nèi)部與外部之間聯(lián)系的一個(gè)橋梁,通過(guò)公司自己的OA辦公系統(tǒng)電子郵件功能,可以統(tǒng)一對(duì)員工的業(yè)務(wù)郵件進(jìn)行統(tǒng)一管理,既統(tǒng)一提升企業(yè)形象,又有助于業(yè)務(wù)信息的管理,防止重要客戶信息丟失,電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。
企業(yè)電子郵件功能可以統(tǒng)一網(wǎng)址后綴,讓員工有歸屬感,同時(shí)也可以提升企業(yè)在客戶眼中的價(jià)值地位。
12、網(wǎng)上論壇 網(wǎng)上論壇部分,實(shí)際上公司內(nèi)部知識(shí)分享,內(nèi)部社交的重要板塊,人力資源部門會(huì)比較重視網(wǎng)上論壇功能需求,企業(yè)可以可以自行設(shè)置分論壇和議題,為員工提供了一個(gè)信息交流、溝通和問(wèn)題討論的空間,實(shí)現(xiàn)開放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言,部門也可以進(jìn)行咨詢、解答和收集意見(jiàn)。
網(wǎng)上論壇部分一般也是OA辦公系統(tǒng)生成個(gè)人門戶的重要內(nèi)容板塊之一。
13、事務(wù)管理 OA辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)功能還包含事務(wù)管理模塊,這個(gè)模塊包括車輛管理、會(huì)議室管理。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會(huì)議室的使用申請(qǐng)、查詢、管理等。
14、系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理功能使用最多就是OA辦公系統(tǒng)的管理員,包括用戶、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權(quán)限配置管理功能是按照企業(yè)員工職能、職務(wù)進(jìn)行權(quán)限分配的重要功能。
15、OA辦公系統(tǒng)即時(shí)通 這是一個(gè)類似QQ的客戶端軟件,和OA辦公系統(tǒng)集成于一體,實(shí)現(xiàn)信息的提醒、在線用戶的顯示、簡(jiǎn)易實(shí)時(shí)聊天功能,短消息顯示及回復(fù)等功能。
每家OA辦公系統(tǒng)廠商都會(huì)有這些功能,只是功能名稱、界面和用戶體驗(yàn)不一樣,重要需要新企業(yè)去了解試用才知道。
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