隨著現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展和普及，化建設成為獲取競爭優(yōu)勢的最終選擇。它為企業(yè)帶來了積極變化。企業(yè)信息化就是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術，通過信息資源的開發(fā)和利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進而提高經(jīng)營效益和競爭力的過程，其核心的是降低成本和改善管理水平。企業(yè)通過信息化的建設，可以節(jié)約大量成本，提高員工工作效率，規(guī)范企業(yè)的多層次全方位管理，在企業(yè)與外界之間，縮短交流的時間、豐富交流方式，并可協(xié)助維護企業(yè)與社會之間良好的關系，它為企業(yè)帶來了積極變化。

　　1.1

　　公文管理主要管理企業(yè)的收文和發(fā)文管理;包括收發(fā)文流程的定義、修改及其維護，收發(fā)文的管理和控制，收發(fā)文的查詢和統(tǒng)計。方便領導和行政人員辦理收發(fā)文，填寫收發(fā)文處理單，上載發(fā)文文件，實現(xiàn)公文流程辦理。

　　1.1.1發(fā)文

　　發(fā)文處理是指以設計公司名義發(fā)出去的文件就范圍可以分為：公司發(fā)文、部門發(fā)文;發(fā)文類型為：下行文，上行文和平行文;文件類型為：行政文件，紀委文件，黨委文件，工會文件，團委文件，聯(lián)合發(fā)文;文號可以根據(jù)設計公司的實際情況設定;發(fā)文系統(tǒng)可以具有以下功能：

　　1.要求對所有的發(fā)文通過管理系統(tǒng)進行擬稿、核稿、會簽、復核、文秘修訂、簽發(fā)、成文、蓋章(聯(lián)合蓋章)、封發(fā)。

　　2.可對發(fā)文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。

　　3.對發(fā)文的處理全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄

　　4.可以實現(xiàn)文件取回功能，處理發(fā)送錯誤等誤操作。

　　5.實現(xiàn)流程跳轉(zhuǎn)和審批人變更及事后補簽功能。

　　6.所有用戶在收到系統(tǒng)所發(fā)文件后應自動發(fā)送回執(zhí)。

　　7.公文加蓋電子印章技術，含聯(lián)合蓋章。

　　8.根據(jù)不同類別公文自動引入套紅的文頭、自動排版功能。

　　9.實現(xiàn)套紅后的文件打印功能。

　　10.實現(xiàn)有權限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過人工手工方式實現(xiàn)，也可以通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)督辦、催辦。

　　11.實現(xiàn)文件審批任務的委托功能。

　　12.嚴格的權限控制功能。

　　1.1.2收文

　　收文處理是指處理接收到的外來文件，外來文件包括上級主管部門等的文件;收文處理系統(tǒng)有以下功能：

　　1.要求對所有的來文通過管理系統(tǒng)進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱。

　　2.可對來文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。對來文的處理全過程進行自動化管理和記錄，對要求辦理的文件進行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。

　　3.具有文件取回功能，處理發(fā)送錯誤等誤操作。

　　4.實現(xiàn)有權限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過人工手工方式實現(xiàn)，也可以通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)督辦、催辦。

　　5.實現(xiàn)文件審批任務的委托功能。

　　6.嚴格的權限控制功能。

　　1.2會議管理

　　會議管理包括會議申請、會議查詢、會議信息管理、會議室設置、會議紀要。

　　1.2.1會議申請

　　系統(tǒng)可以將用戶已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議進行分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請。在申請會議前，可以查看會議室的預約情況;用戶申請會議后，會議管理員如果未審批，則狀態(tài)為待批會議，如果審批通過，狀態(tài)變更為已準會議，審批不通過，狀態(tài)為未批準會議。

　　【進行中會議列表】羅列出已經(jīng)通過審批，并且到達會議開始時間的會議。

　　1.2.2會議查詢

　　會議查詢模塊主要實現(xiàn)用戶對各種狀態(tài)中的會議進行詳細的查詢，查詢的結果以列表列出。

　　1.2.3會議管理

　　會議管理模塊提供給會議管理員用來管理所有用戶已提交申請。按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出。會議管理員可以修改會議申請信息，可以批準或者不批準會議。

　　1.2.4會議室設置

　　會議室設置用于新建和管理會議室的基本信息，會議管理員可以新建、修改和刪除會議室的基本信息，也可以查看每個會議室的預定情況。

　　1.2.5會議紀要

　　會議紀要主要實現(xiàn)對已經(jīng)結束的會議的紀要進行管理，會議申請者和管理員均可修改會議紀要。

　　1.3車輛管理

　　車輛管理共分為車輛使用申請、車輛使用查詢、部門審批管理、車輛使用管理、車輛維護管理、車輛信息管理和調(diào)度人員管理六個部分。申請人申請車輛的使用，由車輛調(diào)度員和部門審批人共同審批。系統(tǒng)可以管理車輛的使用情況和維護情況。

　　1.4財務費用管理

　　1.4.1減少信息重復成本

　　員工在填寫紙質(zhì)表單時，每次均需要填寫姓名、部門、項目等重復的信息。電子化報銷流程中，將這些固定的信息全部存儲于系統(tǒng)中，表單自動顯示員工的姓名和部門，工程名稱可以從系統(tǒng)中選擇。

　　1.4.2減少出錯率

　　由于員工填寫的報銷單據(jù)中存在計算過程，靠手工填寫的數(shù)據(jù)會出現(xiàn)錯誤。電子表單設置了計算公式，提高了單據(jù)的準確性。

　　1.4.3減少審批成本

　　目前領導的工作時間被零散的審批打斷，工作效率會受到影響。使用電子化流程，領導可以自行安排審批計劃，可以每天安排固定的時間登錄系統(tǒng)進行審批。系統(tǒng)預設審批流程，自動的進行判斷，審批領導無需擔心單據(jù)是否該自己審批。

　　遇上領導出差，報銷人需要等待。使用電子化流程，領導可以遠程進行審核，提高了效率。

　　1.4.4減少財務審核成本

　　系統(tǒng)預設了審批流程，財務部不再需要將精力過多的投入在流程檢查上，只需要判斷員工填寫的條件項是否正確。表單預設了計算公式和標準的設置，減少了財務人員計算的工作量