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電子文檔管理系統(tǒng)涉及的15個問題
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z21 1、項目發(fā)起人是否真正了解知識管理是什么,他們想通過知識管理達成何種目標? 一般的知識管理項目發(fā)起方都是企業(yè)的高層領導,他們對知識管理的了解和預期是知識管理推動的重要動力。 2、企業(yè)的中層是否理解知識管理對于其負責部門的價值和他們需要付出的努力? 從國內知識管理實踐來看,知識管理無法推行的一個重要原因是中層的不理解、不支持、不參與,其背后是對知識管理理解和價值認識的欠缺。 3、知識型員工是否理解知識管理是什么、對其工作的價值是什么,以及他們需要如何參與? 許多知識管理項目實施中,大部分都是在員工不了解知識管理的時候開始,如果不知道知識管理是什么、有什么價值、如何做,誰都不會參與。 4、知識管理項目是否有人負責? 企業(yè)知識管理實施是一項系統(tǒng)工程,涉及到戰(zhàn)略、流程、文化、技術等多個方面,必須有專人負責,而且最好是一個團隊。 5、知識管理項目的負責團隊是否具備知識管理的相關知識和技能? 即便有人負責,但如果知識管理的負責團隊本身不具備推動知識管理的理念、方法和技能,項目亦無法推動。 6、是否了解企業(yè)存量知識的數(shù)量、質量、形態(tài)和可用性? 任何企業(yè)都會積累大量的知識內容,是否清晰的了解存量知識的數(shù)量、質量,狀態(tài)是顯性存在還是隱性存在,是否可以重用與復用是知識管理推動的前提。 7、是否明確誰應該共享何種類型的知識內容? 做知識管理時,我們都鼓勵、倡導知識共享,但如果不能明確共享的責任人、共享的內容,則這樣的鼓勵和倡導無法執(zhí)行,即便產(chǎn)生出知識內容也無法重用復用。 8、是否有知識內容就會有人用、就有價值? 1.0時代的知識管理假設是信息和知識的短缺,所以分門別類的保存內容后自然會有價值。但在信息和知識爆炸的情況下,形式已經(jīng)變化了:即便有內容,也不一定有人用,也不一定有價值。 9、是否知道知識管理需要什么樣的系統(tǒng)和工具? 現(xiàn)狀是,大部分知識管理系統(tǒng)都是在沒厘清需求的時候就購買的,需求不清楚的情況下,所有的系統(tǒng)都不可能滿足你的需求。 10、知識管理系統(tǒng)使用是否需要培訓、是否足夠傻瓜、是否符合用戶習慣? 如果一套知識管理系統(tǒng)還需要培訓員工才會使用,基本上可以預見這個系統(tǒng)的效果。互聯(lián)網(wǎng)的使用習慣和不長進的軟件系統(tǒng)之間有一個巨大的鴻溝,用戶用鼠標投票來拋棄難用的知識管理系統(tǒng)。 11、知識管理系統(tǒng)功能是否足夠完善? 由于購買系統(tǒng)的時候不知道知識管理是什么,所以提不出需求。當系統(tǒng)上線后才發(fā)現(xiàn)大部分所謂的知識管理軟件功能上有許多問題,無法支撐KM管理和運營的需求。 12、知識管理系統(tǒng)是否能提供多樣化、服務于管理運營的報表? 知識管理的運營需要基于各類報表來評估現(xiàn)狀、問題和趨勢,這就需要知識管理系統(tǒng)能夠提供多樣化的報表來支撐知識管理運營人員的判斷和決策。 13、知識管理運營中是否有科學、系統(tǒng)的規(guī)范和制度? 知識管理的運營需要制度和規(guī)范,而科學、系統(tǒng)的規(guī)范和制度來自對知識管理活動和行為的分析,來自于對知識管理目標的細化和測量。 14、知識管理是否有階段化的目標? 在知識管理實施的不同階段,其目標亦不相同,是否有知識管理實施的不同階段劃分及各個階段的明確目標。 15、知識管理是否有推廣、運營的策略和方法? 知識管理關鍵在于持續(xù)的運營,需要堅持不懈的推廣。而持續(xù)的推廣、運營需要明確的策略、相應人員掌握知識管理推廣、運營的方法和技能。
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