有時當我們談到系統(tǒng)時，思維還僅僅停留在知識文檔管理的層面上。而事實上，知識管理系統(tǒng)的范疇遠遠不僅如此。知識管理系統(tǒng)是用于支撐企業(yè)知識管理的一套IT技術(shù)平臺及解決方案，利用知識管理系統(tǒng)可以促進企業(yè)知識沉淀、共享、學習、應(yīng)用、創(chuàng)新一系列的過程。

1.知識沉淀：指的是知識收集及提煉過程，以便企業(yè)員工在日常工作中能夠運用到更多的知識和技能來完成工作任務(wù)；

2.知識共享：通過有形或無形方式分享員工的知識，使得單個員工的知識可以為企業(yè)其他員工所用；

3.知識學習：吸收掌握自己所需要的技能及經(jīng)驗，以更準確高效完成自己的業(yè)務(wù)工作的過程；

4.知識應(yīng)用：應(yīng)用自己所掌握的或者企業(yè)沉淀的各種技能和經(jīng)驗，完成業(yè)務(wù)工作的過程；

5.知識創(chuàng)新：挖掘現(xiàn)有知識，了解及賬務(wù)新知識，使知識內(nèi)容不斷更新的過程。

在知識管理機制方面，要能夠?qū)τ谥R管理的PDCA循環(huán)提供支持，有效促進知識的沉淀、共享、學習、應(yīng)用和創(chuàng)新過程，具體來說：

1.在P（規(guī)劃）方面首先，應(yīng)該能夠進行分類規(guī)劃，包括知識分類規(guī)劃、知識關(guān)聯(lián)規(guī)劃、專家分類規(guī)劃以及知識社區(qū)分類規(guī)劃等；其次，應(yīng)該能夠進行關(guān)鍵詞規(guī)劃以此來規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的關(guān)鍵詞典，應(yīng)當能夠進行知識文檔模板規(guī)劃以更有效實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部知識標準化；再者，應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)積分規(guī)則規(guī)劃，包括知識文檔積分規(guī)則以及個人積分規(guī)則規(guī)劃。

2.在D（推進）方面應(yīng)提供相關(guān)的功能機制，有效推進知識的沉淀和應(yīng)用。

3.在C（評測）方面應(yīng)當能夠根據(jù)設(shè)定的積分規(guī)則對知識文檔積分以及個人積分進行評價，同時應(yīng)該能夠?qū)χR應(yīng)用過程安全進行控制和審計。

4.在A（處理）方面應(yīng)該能夠?qū)υu測的結(jié)果進行排名激勵，另外應(yīng)該能夠?qū)σ欢螘r間內(nèi)的知識沉淀和應(yīng)用現(xiàn)狀進行統(tǒng)計分析，像某個時間段內(nèi)的相關(guān)部門的知識增長狀況等。