國際物流及代理企業(yè)是為進(jìn)出口業(yè)務(wù)提供貨物運(yùn)輸代理業(yè)務(wù)的企業(yè)。主要從事貨物進(jìn)出口的定艙、報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)、貨物堆存、拆裝箱、轉(zhuǎn)棧運(yùn)輸、各種運(yùn)輸方式之間的多式聯(lián)運(yùn)業(yè)務(wù)。目前?國際間的物流及相關(guān)代理活動(dòng)已成為我國對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的重要環(huán)節(jié)?隨著我國對(duì)外貿(mào)易的不斷增長?它將逐步發(fā)展成一個(gè)新型行業(yè)。本文將結(jié)合國際物流及相關(guān)代理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點(diǎn)?探討物流及代理企業(yè)如何使用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行賬務(wù)處理

            一、國際物流及代理企業(yè)賬務(wù)核算的特點(diǎn)

            1、國際物流及相關(guān)代理企業(yè)因從事進(jìn)出口貨物運(yùn)輸和國際海運(yùn)的代理業(yè)務(wù)?費(fèi)用種類較多?不僅包括國內(nèi)各種陸路運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、堆存費(fèi)?還包括國際海運(yùn)、航空運(yùn)輸以及國外運(yùn)費(fèi)和各個(gè)環(huán)節(jié)的代理費(fèi)用。大部分費(fèi)用需要以外幣(如美元)進(jìn)行標(biāo)價(jià)和結(jié)算?因此在會(huì)計(jì)核算上不僅涉及人民幣核算?而且還涉及外幣業(yè)務(wù)的核算。

            2、往來結(jié)算環(huán)節(jié)多且復(fù)雜。國際物流及相關(guān)代理企業(yè)的業(yè)務(wù)大部分是代收代付業(yè)務(wù)?往來核算量相當(dāng)大。結(jié)算包括大量的代收代付款項(xiàng)?應(yīng)收款、應(yīng)付款較多?占用的結(jié)算資金多?短期內(nèi)應(yīng)付的債務(wù)大?一方面要認(rèn)真組織應(yīng)收賬款的催收?保證資金供應(yīng)?另一方面要認(rèn)真核對(duì)應(yīng)付賬款?保證及時(shí)準(zhǔn)確付款?以免影響業(yè)務(wù)的正常開展。

            3、往來單位多?且復(fù)雜多變?核算時(shí)容易出錯(cuò)。如業(yè)務(wù)人員在書寫往來單位名稱時(shí)隨便?或業(yè)務(wù)單證在傳遞過程中?不同的操作人員在書寫往來單位名稱時(shí)不一致?很容易造成往來單位“錯(cuò)戶”?“竄戶”?“一戶多名”現(xiàn)象?從而導(dǎo)致往來賬混亂。所以核算時(shí)要準(zhǔn)確確定貨主往來單位名稱。

            二、賬務(wù)設(shè)置的具體要點(diǎn)

            1、貨幣資金類(包括現(xiàn)金、銀行存款及其他貨幣資金)科目具體設(shè)置要點(diǎn)包括以下幾方面:

            (1)首先應(yīng)按照貨幣資金“日清月結(jié)”的要求?將其設(shè)置成日記賬的格式。

            (2)應(yīng)按照不同的幣種分開設(shè)置明細(xì)賬。即將本位幣和外幣賬分設(shè)?對(duì)于外幣現(xiàn)金或銀行存款應(yīng)單獨(dú)核算?不僅要對(duì)外幣折成的本位幣進(jìn)行詳細(xì)核算?而且還要對(duì)外幣原幣進(jìn)行輔助核算?便于按財(cái)務(wù)制度的要求在期末對(duì)外幣貨幣資金進(jìn)行匯兌損益匯轉(zhuǎn)。

            (3)對(duì)于現(xiàn)金還應(yīng)按保存地點(diǎn)不同分設(shè)明細(xì)賬。

            (4)對(duì)于銀行存款除按幣種分設(shè)外?還要按在銀行開設(shè)的不同賬戶設(shè)置明細(xì)賬?便于財(cái)務(wù)軟件能自動(dòng)核算銀行已達(dá)賬?統(tǒng)計(jì)未達(dá)賬及編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

            (5)根據(jù)內(nèi)部管理的需要?還可對(duì)所有貨幣資金的頂級(jí)明細(xì)科目設(shè)置輔助核算功能?如設(shè)置項(xiàng)目核算功能?將貨幣資金的收付按用途或性質(zhì)設(shè)置成項(xiàng)目管理科目?便于資金收入的統(tǒng)計(jì)、資金管理及其分析的需要?滿足和方便編制現(xiàn)金流量表。

            2、其他應(yīng)收、應(yīng)付賬款類科目的設(shè)置:對(duì)于在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的與生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)無直接關(guān)系的代收、代付、暫收暫付款?應(yīng)按下列程序設(shè)置。

            (1)先以這類款項(xiàng)的性質(zhì)、內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置明細(xì)科目?如應(yīng)收押金、應(yīng)收內(nèi)部單位利潤等。

            (2)對(duì)于涉及外幣的其他往來款?還應(yīng)在前者的基礎(chǔ)上再按幣種分別設(shè)置明細(xì)科目或三級(jí)科目。

            (3)在前面兩種標(biāo)準(zhǔn)分類設(shè)置明細(xì)科目基礎(chǔ)上?再將所有明細(xì)科目設(shè)置成末級(jí)明細(xì)科目?并將所有的末級(jí)明細(xì)科目設(shè)置成“單位往來核算”的輔助賬核算形式?而不是在每個(gè)明細(xì)科目下按傳統(tǒng)的手工賬要求?按往來單位名稱設(shè)置成明細(xì)科目。因?yàn)檫@樣做明細(xì)科目太多?不便于往來賬的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析以及利用財(cái)務(wù)軟件的特有優(yōu)勢(shì)進(jìn)行往來賬款的核對(duì)和核銷。

            (4)有些其他往來款項(xiàng)?若和內(nèi)部單位職工個(gè)人有關(guān)的?如:備用金、應(yīng)付未付職工工資等?應(yīng)在按往來款項(xiàng)的性質(zhì)、內(nèi)容和幣種進(jìn)行明細(xì)分類設(shè)置成明細(xì)賬后?直接將其設(shè)置成個(gè)人往來類的輔助賬核算形式。不能按每個(gè)人再設(shè)置明細(xì)科目?那樣明細(xì)科目既多又亂?而應(yīng)按人名將其設(shè)置成個(gè)人往來賬核算形式?在個(gè)人往來核算模塊中進(jìn)行核算、查詢、分析、匯總、核銷等?可大大提高用賬的效率。

            3、固定資產(chǎn)、存貨等科目的設(shè)置:應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)制度的要求?按固定資產(chǎn)、存貨的性質(zhì)及用途進(jìn)行分類?設(shè)置明細(xì)科目?然后還可按大的資產(chǎn)類別設(shè)置明細(xì)科目。對(duì)于企業(yè)規(guī)模比較大且資金、存貨數(shù)量比較多的企業(yè)?建議使用單獨(dú)的且與財(cái)務(wù)軟件配套的固定資產(chǎn)、存貨軟件進(jìn)行更為詳細(xì)的核算。而對(duì)于規(guī)模小?核算量較小的企業(yè)?可以在設(shè)置明細(xì)科目的基礎(chǔ)上采用輔助明細(xì)賬的核算形式。

            (1)首先按資產(chǎn)管理的部門或存貨存放的地點(diǎn)將其設(shè)置成部門管理輔助賬。

            (2)對(duì)于資產(chǎn)、存貨應(yīng)將其設(shè)置成數(shù)量金額式明細(xì)賬?既核算價(jià)值?又能核算其數(shù)量變動(dòng)。

            (3)然后按資產(chǎn)和存貨的類別?將其設(shè)置成項(xiàng)目管理輔助賬?這樣不僅能核算出資產(chǎn)及存貨的價(jià)值數(shù)量增減變動(dòng)情況?而且還可以增加與資產(chǎn)和存貨相關(guān)的輔助內(nèi)容?如資金購置時(shí)間、規(guī)格型號(hào)、購置的責(zé)任人、產(chǎn)地等信息資料。

            4、對(duì)外投資類科目的設(shè)置:先按種類分為股票、債券、其他?再按幣種劃分明細(xì)。輔助賬應(yīng)將其設(shè)置為單位往來賬。

            (1)無論長期投資?還是短期投資?應(yīng)先按投資的性質(zhì)設(shè)置明細(xì)科目如股票投資、債券投資、股權(quán)投資、其他投資。對(duì)于采用權(quán)益法核算的長期股權(quán)投資?還應(yīng)根據(jù)投資管理的需要在長期股權(quán)投資下設(shè)“投資成本”、“股權(quán)投資差額”、“損益調(diào)整”和“股權(quán)投資準(zhǔn)備”四個(gè)三級(jí)明細(xì)科目。

            (2)按照被投資單位的名稱或股票、債權(quán)的名稱?將各末級(jí)明細(xì)科目設(shè)置成“單位往來”類核算科目?利用財(cái)務(wù)軟件中的輔助賬功能核算各被投資單位。

            (3)根據(jù)管理的需要還可將各種投資設(shè)置成項(xiàng)目管理輔助核算科目?以便于準(zhǔn)確核算每一投資的具體增減變動(dòng)情況。

            5、工資結(jié)算類?“應(yīng)付工資”應(yīng)設(shè)置“上年結(jié)轉(zhuǎn)”、“本年增加”、“本年減少”明細(xì)科目。

            6、損益類?為了避免成本類明細(xì)科目出現(xiàn)貸方發(fā)生額、收入類科目出現(xiàn)借方發(fā)生額而累計(jì)發(fā)生額無法準(zhǔn)確反映某一時(shí)段數(shù)?以及為結(jié)轉(zhuǎn)損益的方便和結(jié)轉(zhuǎn)后還能查詢到有關(guān)科目某個(gè)時(shí)段的發(fā)生額及余額?每一損益科目建議增加“結(jié)轉(zhuǎn)××××”科目。結(jié)轉(zhuǎn)損益時(shí)不是將所有損益明細(xì)科目轉(zhuǎn)為“零”?而是通過增加的“結(jié)轉(zhuǎn)××××”科目將同級(jí)損益科目的“發(fā)生額合計(jì)數(shù)”轉(zhuǎn)入“本年利潤”科目?使損益類一級(jí)科目轉(zhuǎn)為“零”。在保留各損益明細(xì)科目余額時(shí)保證總賬科目余額為零。

            7、權(quán)益類?應(yīng)設(shè)置“上年結(jié)轉(zhuǎn)”、“本年增加”、“本年減少”明細(xì)科目。另外?有些科目設(shè)置可用明細(xì)科目代替總賬科目?例如“營業(yè)稅金及附加”科目不用分別設(shè)置總賬和明細(xì)科目。但建議分別設(shè)置總賬和明細(xì)科目?若單位管理需要?還可在明細(xì)級(jí)增設(shè)明細(xì)科目。

            8、應(yīng)收賬款及應(yīng)付賬款類科目的設(shè)置:國際物流及代理企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)?使往來賬的核算即應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的核算成為會(huì)計(jì)核算的重中之重?應(yīng)分別根據(jù)國際物流企業(yè)所涉及的國際貨運(yùn)代理、國際多式聯(lián)運(yùn)、陸運(yùn)及裝卸堆存的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)及內(nèi)部管理的具體要求?具體設(shè)置步驟、程序如下:

            (1)按管理、統(tǒng)計(jì)需要考慮明細(xì)科目的層次及內(nèi)容。根據(jù)內(nèi)部管理及統(tǒng)計(jì)考核的需要來設(shè)置明細(xì)科目的層次及詳細(xì)程度。對(duì)于需單獨(dú)考核統(tǒng)計(jì)匯總的往來款項(xiàng)?應(yīng)單獨(dú)設(shè)置明細(xì)科目?且將明細(xì)科目設(shè)置的越細(xì)越好?如果有必要還可考慮增加明細(xì)科目的層次。對(duì)于發(fā)生數(shù)量較少且內(nèi)容比較簡單、管理上也沒有特殊要求的往來款項(xiàng)?可考慮設(shè)置簡單一點(diǎn)、層次少一點(diǎn)或者可以把幾個(gè)費(fèi)用款項(xiàng)合計(jì)設(shè)置成一個(gè)末級(jí)明細(xì)科目?如陸運(yùn)企業(yè)的陸運(yùn)費(fèi)應(yīng)設(shè)置詳細(xì)點(diǎn)?而為貨主代墊的報(bào)關(guān)費(fèi)、三檢費(fèi)及其他服務(wù)費(fèi)可根據(jù)數(shù)量及內(nèi)容的多少合并設(shè)置。

            (2)按應(yīng)收、應(yīng)付賬款核算的費(fèi)用種類設(shè)置最末級(jí)明細(xì)科目。在設(shè)置應(yīng)收及應(yīng)付賬款時(shí)?應(yīng)按費(fèi)用種類分別設(shè)置明細(xì)科目?如按海運(yùn)費(fèi)、國際聯(lián)運(yùn)費(fèi)、港雜費(fèi)、報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、堆存費(fèi)、其他服務(wù)費(fèi)等等。當(dāng)然?是詳細(xì)按種類劃分?還是按幾個(gè)費(fèi)用種類合并成一個(gè)或幾個(gè)明細(xì)科目分別設(shè)置?取決于企業(yè)核算主體規(guī)模的大小?核算數(shù)量的多少。具體設(shè)置時(shí)應(yīng)考慮以下幾方面原則:A便于核算掛賬?掛賬太細(xì)沖賬會(huì)很麻煩?掛賬太粗就不能反映詳細(xì)內(nèi)容;B便于搞清貨主欠費(fèi)詳細(xì)內(nèi)容?以有利于催收工作;C便于復(fù)核?太詳細(xì)會(huì)增加復(fù)核量。

            (3)應(yīng)區(qū)分不同的核算幣種分別設(shè)置末級(jí)明細(xì)科目。對(duì)于有外幣結(jié)算的業(yè)務(wù)?應(yīng)按不同幣種(包括本位幣)對(duì)應(yīng)收或應(yīng)付賬款的下級(jí)科目設(shè)置最末級(jí)明細(xì)科目?以便于在按本位幣核算的同時(shí)?能按會(huì)計(jì)制度的規(guī)定對(duì)原幣進(jìn)行輔助核算?同時(shí)還有利于在外幣核算科目項(xiàng)下錄入外幣金額?進(jìn)行匯率控制管理以及在期末按會(huì)計(jì)制度規(guī)定統(tǒng)一調(diào)整匯兌損益。

            (4)對(duì)于往來單位的核算?在此不能按單位名稱設(shè)置明細(xì)科目。國際物流及代理企業(yè)涉及結(jié)算的往來單位非常多?若按傳統(tǒng)的手工賬核算即按單位名稱設(shè)置明細(xì)科目?會(huì)使明細(xì)科目非常多?在制單、查詢、用賬、統(tǒng)計(jì)時(shí)非常麻煩且容易造成核算混亂。為了提高核算效率?應(yīng)充分利用財(cái)務(wù)軟件中的往來核算功能?將所有涉及往來單位核算的末級(jí)明細(xì)科目設(shè)置成“往來單位”賬類?將眾多的往來單位名稱放在單位往來輔助核算當(dāng)中進(jìn)行核算?不僅可提高核算效率?而且還增加了核算功能?便于查詢、匯總、統(tǒng)計(jì)分析等。

            (5)對(duì)有關(guān)的應(yīng)收或應(yīng)付賬款的末級(jí)科目將其設(shè)置成項(xiàng)目類科目?以便于往來賬的確認(rèn)、查詢、核對(duì)以及分析應(yīng)收賬款催收情況及其原因。例如:為了將來對(duì)大量的應(yīng)收賬款再按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分?以方便結(jié)算雙方查詢、核對(duì)、結(jié)算和催收?同時(shí)可利用項(xiàng)目核算的特殊功能?增加查詢條件?便于制單、復(fù)核、驗(yàn)證掛賬與核銷往來賬?可按照國際物流及代理業(yè)務(wù)的重要標(biāo)志——船名航次或物流項(xiàng)目名稱為關(guān)鍵字段來設(shè)置核算項(xiàng)目?用于區(qū)分同一貨主不同的船名航次下的各筆應(yīng)收賬款。利用船名航次來區(qū)分應(yīng)收應(yīng)付賬款?理由是國際物流及代理企業(yè)多采用海運(yùn)方式來完成國際間貨物的流通?而船名航次又是區(qū)分國際海運(yùn)不同公司、不同航線、不同筆貨運(yùn)提單的重要標(biāo)識(shí)?便于國際物流及代理各環(huán)節(jié)的聯(lián)系?如報(bào)關(guān)、報(bào)驗(yàn)、進(jìn)出口代理、港口裝卸、堆場(chǎng)拆裝箱等等?都使用船名航次提單號(hào)來加以區(qū)別不同貨物運(yùn)輸。因國際物流運(yùn)輸過程中?貨物的收發(fā)都是按船名航次提單號(hào)加以區(qū)別的?每一筆貨物與其船名航次提單號(hào)之間是一一對(duì)應(yīng)的?因此便于結(jié)算雙方往來賬的查詢、核對(duì)及核銷。

            (6)按攬貨或操作業(yè)務(wù)人員的名稱來進(jìn)行輔助核算。為了細(xì)化應(yīng)收賬款的催收管理職責(zé)?將個(gè)人的攬貨量?應(yīng)收賬款或收入的完成情況?應(yīng)收賬款的催收情況等指標(biāo)有機(jī)地結(jié)合起來?

            將個(gè)人的業(yè)績與個(gè)人的工資及獎(jiǎng)金掛鉤。根據(jù)考核的需要應(yīng)按攬貨及操作人員名稱在應(yīng)收或應(yīng)付賬款明細(xì)科目下利用財(cái)務(wù)軟件的輔助核算功能?進(jìn)一步明確每一位攬貨及業(yè)務(wù)操作人員的應(yīng)收賬款催收職責(zé)?提高催收工作效率?保證每一筆應(yīng)收賬款的確認(rèn)、催收都能找到相應(yīng)的責(zé)任人?使應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的管理科學(xué)有序責(zé)任明確。

            通過上述設(shè)置?便于填制憑證時(shí)的復(fù)核?能將同明細(xì)科目、同單位、同項(xiàng)目名稱的往來賬歸集在一起?以便于快速檢查憑證填制的正誤。在沖銷應(yīng)收、應(yīng)付往來賬時(shí)尤其方便?只要看最后的余額為零?即可認(rèn)為作賬正確?在核銷收回或付出款項(xiàng)時(shí)?也是如此?對(duì)于已沖平的科目則不再顯示。值得說明的是?在具體應(yīng)收賬款及應(yīng)付賬款的賬目設(shè)置時(shí)?應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理的需要、財(cái)務(wù)管理的要求、企業(yè)規(guī)模大小、業(yè)務(wù)量的多少等因素綜合考慮?充分利用財(cái)務(wù)軟件的各種功能尤其是輔助核算功能?高效準(zhǔn)確地為企業(yè)經(jīng)營管理及經(jīng)營決策提供所需的會(huì)計(jì)信息資料。

            三、往來核算時(shí)應(yīng)注意的問題

            1、在憑證制作時(shí)?應(yīng)采取參照錄入法?以避免科目或往來單位或項(xiàng)目名稱用錯(cuò)。往來單位的名稱在錄入及書寫時(shí)一定要規(guī)范?避免將一個(gè)單位誤分割成幾個(gè)單位?造成催費(fèi)損失?確保攬貨部門、業(yè)務(wù)操作部門、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)及核算部門等各環(huán)節(jié)中的往來單位名稱一致。

            2、往來單位應(yīng)設(shè)置專人經(jīng)常維護(hù)?檢查發(fā)現(xiàn)“分戶”、“錯(cuò)戶”?應(yīng)利用軟件中的調(diào)整功能進(jìn)行調(diào)整?一般每月應(yīng)進(jìn)行一次。

            3、把好復(fù)核關(guān)?尤其對(duì)于往來單位?不僅要保證科目準(zhǔn)確?而且輔助核算也要準(zhǔn)確?即往來單位、項(xiàng)目名稱、金額、業(yè)務(wù)人員等都要與實(shí)相符。所以在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)一定要有過濾查詢功能。