常言道：工欲善其事必先利其器，對于企業(yè)而言，要想得到長遠穩(wěn)步的發(fā)展，必然要有好的武器來支撐，建立一個信息管理規(guī)范、信息共享方便的平臺至關重要，選擇管理智慧載體的文檔管理軟件成為了企業(yè)的必修課。但同時，我們也發(fā)現(xiàn)，80%的企業(yè)在面對種類繁多的管理軟件時無從下手，有的企業(yè)甚至是在付出了巨額成本之后才找到了適合自己企業(yè)的管理軟件。其實，如果找對了選擇管理軟件的方法，完全可以一次性就找到最適合企業(yè)的軟件，避免大量資金的流失。            

            下面，筆者就文檔管理軟件選型原則羅列了需要的四大武功秘籍，幫助企業(yè)從迷霧中找到方向： 

            一、品牌

            選擇文檔管理軟件品牌首先要考慮到軟件的知名度。知名度的樹立與長期的積累、用戶的認可、高品質軟件產品支撐密不可分。

            其次，美譽度也是考察軟件品牌的重要指標，美譽度主要考察廠商曾經實施過的成功和失敗案例，聽聽實施過的企業(yè)的評價，這是對軟件選擇做出判斷的重要參考。

            成立時間主要考察軟件產品在市場上應用時間的長短，投入市場的時間越長其產品成熟度和質量就越高。

            二、專業(yè)性

            軟件產品的選擇不僅要考慮廠商的品牌和規(guī)模，同時要從更深層地去理解軟件產品功能的深度、產品功能完整性、易用性、架構靈活性和穩(wěn)定性等方面。

            從以往實踐證明簡單易用、快速部署、輕松維護的產品受到前所未有的關注。作為成熟軟件重要標志，易用性和系統(tǒng)穩(wěn)定成為評價軟件質量的重要標準，甚至成為軟件選擇的關鍵要素。

            以目前的技術看，局域網建立B/S結構的網絡應用，就更加易于把握、成本也是較低的。它是一次性到位的開發(fā)，能實現(xiàn)不同的人員，從不同的地點，以不同的接入方式訪問和操作共同的數據庫；它能有效地保護數據平臺和管理訪問權限，服務器數據庫也很安全。特別是在JAVA這樣的跨平臺語言出現(xiàn)之后，B/S架構管理軟件更是方便、快捷、高效。

            企業(yè)對遠程協(xié)同辦公的需求與日俱增，要做到統(tǒng)一管理的同時還要兼顧文檔的高度安全共享原則，就需要B/S架構的產品來支撐，如：名易文件管理系統(tǒng)，就是B/S架構下的典型，其在遠程協(xié)作辦公的便捷性就充分體現(xiàn)了架構的優(yōu)勢。

            三、服務保障

            軟件的服務體系尤為重要。服務體系是誠信的重要標志。如果文檔管理軟件的服務商沒有很好的服務意識、不具備很好的服務能力的話，那么，再好的產品也是無法發(fā)揮出應有的功效的。通常軟件的服務包含三個方面：

            1、售前咨詢：包括了解用戶的真正需求、根據客戶需要選型推薦最適合的產品；
            2、售中實施、培訓：節(jié)非常重要的環(huán)節(jié)，包括上門安裝（或遠程指導），基于角色的專員培訓（遠程培訓）；
            3、售后服務：包括電話支持、在線客服支持、計算機遠程協(xié)助、維護升級服務以及建立客戶檔案等。好的軟件應當對每個客戶輔之一套滿足客戶需要的完整的售后服務計劃。            

            考察一個系統(tǒng)服務商服務意識和服務能力簡單易行的方法是看其是否建立了相對完整的服務流程和服務標準。如果一個軟件提供商連最起碼的服務流程和服務標準都沒有建立起來，就很難相信其在今后的服務中能及時滿足用戶的服務需求。

            四、產品功能：

            選擇文檔管理軟件功能是重頭戲，其最終適不適合企業(yè)的發(fā)展，要看軟件是否具備了幫助企業(yè)增效節(jié)支的應有功能。筆者羅列了一些文檔管理軟件必備的功能：

            1、集中存儲：集中存儲是文檔管理的核心，為企業(yè)搭建統(tǒng)一存儲平臺，讓所有文檔都存儲在公司服務器中，并支持互聯(lián)網遠程訪問，讓分公司或不同部門員工也能順利開展協(xié)同工作，文檔管理隨時隨地。

            2、快速檢索：為企業(yè)建立高級檢索工具，基于文件的標題、正文內容（包含字、詞、句）、作者、文件類型、創(chuàng)建及修改時間等相關屬性進行毫秒級搜索，滿足企業(yè)對文檔的查找需求，提高查找速度。

            3、界面美觀、操作便捷：界面整潔，顏色美觀能夠讓處在緊張工作中的人們放松神經，用戶第一次使用就可以輕松上手，在線操作時無需改變現(xiàn)有的工作習慣。

            4、高安全性：可以通過文件存儲加密、IP登錄限制、強密碼保護、賬號保護、文檔審計、文件備份、權限管理等功能實現(xiàn)企業(yè)智慧資料的安全管理。

            5、紙質文檔管理：能夠與掃描儀緊密集成，可以將公司所有的紙質資料（如合同、收據、發(fā)票、人事檔案等）轉化為電子文件直接保存至系統(tǒng)中，實現(xiàn)企業(yè)的智慧資料全方位電子化管理。

            6、版本管理：對于每次修改后的文檔，都能自動保留之前修改過的版本，若有需要，可以退回到之前版本，在實現(xiàn)版本統(tǒng)一的前提下，保障重要信息不會在協(xié)同工作過程中丟失。

            小結：

            如何科學、方便、快捷地選擇到適合自己的軟件，是者面臨的一大挑戰(zhàn)。根據管理軟件選型四大武功秘籍，可以幫助企業(yè)找到貼近企業(yè)需求的產品，我想最重要的，是企業(yè)選擇了一個最適合自己需求的產品，而非別人眼中所看到的最好。