部署系統前要當心的七個陷阱

作者:莊建國,創(chuàng)建于:2004-10-31上午11:22

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在對美國政府可能已經收集到足夠的信息以阻止911事件的指責中，暴露出了FBI嚴重缺乏溝通的問題。襲擊前的幾個月，明尼蘇達的FBI辦事處曾經發(fā)出關于扎卡利亞·穆薩維（911事件中的第20個恐怖分子）的警告，認為他對學開大型噴氣式客機的興趣和恐怖活動有關。與此同時，鳳凰城的FBI辦事處報告了一群阿拉伯人進入飛行學校并認為他們可能和本·拉登有聯系。然而兩個辦事處都沒有確鑿的證據，他們的考慮也僅僅限于考慮而已。

這種共享知識上的缺失——可能是由CIA所說的TMI，就是太多的信息而導致的——在企業(yè)界也想當普遍。根據IDC的研究，為解決上述的問題，全球企業(yè)在知識管理系統上的投資會從2000年的23億美元增加到2005年的127億美元。

即便如此，很多CEO仍會有這樣的感覺，他們進行了投資并且開始行動——但卻看不到知識管理帶來的回報。這些投資被浪費了嗎？或者有什么方法能把事情做得更好并能有回報呢？

觀察一些公司實施知識管理的過程發(fā)現，在執(zhí)行中，如果公司陷入下面七個陷阱一個或幾個，就會導致一些災難性的錯誤。

知識管理是關于知識的

“知識”是一個聽起來很偉大的詞，誰不想擁有更多更好的知識呢？答案是毫無疑問的，但真正的問題是：知識的落腳點在哪兒呢？一些實施知識管理的公司期待著自己最終會發(fā)現他們系統中知識的用途——而更多公司可能仍在漫長的等待中。知識管理系統的起點和落腳點必須和所有其他商業(yè)活動一樣，把關注焦點放在快速增長、改善運營和增加利潤空間上。

知識管理是關于技術的

很多公司過分關注采用某種技術去構建一個知識管理系統，最終，他們失敗了。有一家公司曾構建了一個勞斯萊斯級的豪華平臺，可謂真正的技術極品。但是每個人都忙于開發(fā)系統，卻極少關注怎樣去運營、系統可能遇到什么問題、怎樣去集成整個系統等問題。最后，系統跟不上快速變化的商業(yè)環(huán)境，不能適應個性化的用戶需求，每次升級都演變成一場災難。

系統應該是全能的

大多數實施知識管理的企業(yè)都固執(zhí)地認為：系統能治愈癌癥解決全球饑荒。事實上，如果企業(yè)設定過高的期望，就幾乎注定無法完成目標并導致失敗。企業(yè)領導者應該意識到不需要在第一天就解決公司所有的信息問題，從小處開始，這樣才能不斷驗證自己的成功并讓別人認識到你的努力。同時，從大處著眼，在要把知識管理推廣到其他業(yè)務中時，保證開始的結構可以適應擴展的需求。

知識管理的目標是建立一個文檔庫

如果企業(yè)員工經常在尋找重要信息方面遇到困難或者總是要付出額外的勞動去編寫同樣的信息，就需要先進行文檔管理。但是，相對于怎樣保存信息，者必須更加關心信息的價值和可靠性。

一家全球公司的研發(fā)部門在經歷一番困惑后得出了這個結論。他們把所有的白皮書和研究報告放到在線系統上，但是卻很少有人去使用。后來，公司建立了一個幫助大家互相交流的機制——不只是尋找信息，還能找到編寫信息的作者并提出確切的問題。這下員工們高興了，系統幫他們在更少的時間內做出了更好的決策。

現成的系統可以買到

這是一廂情愿的想法，知識管理系統及應用與企業(yè)的業(yè)務一樣具有各自的獨特性。盡管市場上有很多好的工具，核心問題是怎樣把這些工具應用到公司范圍內，怎樣和公司的成長、運營和技術戰(zhàn)略進行集成。如果你的知識管理項目需要員工在多個計算機平臺上使用四個搜索引擎、三個文檔管理系統、六種協同工具，那你就死定了。公司中的一些特定部門可能會要求使用自己的知識管理系統，但一般來講，在公司范圍內使用一致的系統會更好一些。

知識管理就是控制知識

很多公司過分擔心員工會把知識放在錯誤的地方或者不信任他們，不給他們太多的信息。公司在共享和訪問信息加上了一層一層的審批，最終失去了系統的潛在作用。

最近一位執(zhí)行官坦言，他們公司最近采用了一個跟蹤所有客戶關系的系統——所有的銷售人員只能接觸其中很少一部分內容，他們擔心這些銷售員會帶著這些信息跑到競爭對手那里去，結果可想而知，系統沒有人用。

從根本上講，知識管理不是簡單地維護一個數據庫，而是努力創(chuàng)造一種氛圍，人們可以互相問這樣的問題，“誰知道或誰能幫我”。鼓勵通過社區(qū)建立關系，形成一個跨越條款創(chuàng)造人際交互機會的開放系統。

做好之后，他們就會用的

如果做對的話，知識管理就會改變一個組織，但這不是一個簡單的任務。在部署系統之前，你必須考慮到大家要面臨一種新的做事方法，考慮組織文化中鼓勵知識共享和知識儲藏的特性。最重要的是，高層領導必須給予堅定的支持。

上述任何一個陷阱都是致命的，避免這些錯誤可以讓你的組織更有機會獲得知識管理的成功，在合適的時間把合適的信息送給合適的人。