名易軟件名易協(xié)同免費(fèi)版解決方案

　　2.1企業(yè)辦公管理問題

　　u全紙質(zhì)辦公模式

　　存在問題：每年傳真、打印和人力費(fèi)用高昂，大量紙質(zhì)文件既不好管理，也不便于查找;打印機(jī)、紙張浪費(fèi)驚人;辦事人員的日常工作中，大量時(shí)間消耗在文件的傳遞、校對、調(diào)整、打印中，人力資源浪費(fèi)嚴(yán)重，而實(shí)際效率較低。

　　u紙質(zhì)單據(jù)手工審批

　　存在問題：規(guī)模較大的企業(yè)，各項(xiàng)審批流程比較復(fù)雜，加之地域分散，導(dǎo)致審批時(shí)間過長，且使很多制度的落實(shí)無法有效監(jiān)控，尤其是一旦審批流程中的某個(gè)負(fù)責(zé)人出差，則一個(gè)審批可能會拖上很長時(shí)間，工作會受到很大影響。

　　u電話、傳真、EMAIL實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程聯(lián)系

　　存在問題：人員溝通效果無法保證，由于缺乏有效的溝通工具，只能通過電話、email等方式進(jìn)行聯(lián)系，溝通效果不好，結(jié)果無法有效保證，且成本高昂。

　　u大量的會議，無休止的討論

　　存在問題：由于公司部門眾多，地域分散，會議的召集費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大量人員的來回往返成本高昂，會議決議的落實(shí)跟蹤不易掌控。

　　基于此，為了提升公司管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)需要利用信息技術(shù)，打破各種信息孤島和資源孤島，將各種經(jīng)營主體緊密聯(lián)結(jié)在一起，將多元化的業(yè)務(wù)過程和各職能過程集成為一個(gè)綜合的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間通暢無阻的交換與運(yùn)算，減少信息流轉(zhuǎn)中間環(huán)節(jié)，形成企業(yè)辦公、信息交流、的統(tǒng)一信息化，并給管理者提供一個(gè)通暢的了解企業(yè)、業(yè)務(wù)情況、發(fā)布管理決策的平臺。

　　2.2系統(tǒng)總體方案

　　現(xiàn)代企業(yè)中有許多流程工作的執(zhí)行是創(chuàng)造企業(yè)利潤的重心，找出并且確認(rèn)哪些流程是企業(yè)獲利的主要核心任務(wù)，再將這些核心流程最佳化，以取得在市場生存致勝的競爭力，是企業(yè)在未來市場中能否持續(xù)發(fā)展的重要課題。

　　名易軟件名易OA系統(tǒng)系統(tǒng)為企業(yè)提供辦公解決方案，幫助企業(yè)在統(tǒng)一的平臺上實(shí)現(xiàn)了對公文，銷售，人員，項(xiàng)目，行政、采購等多方面的管理，它以消除企業(yè)內(nèi)部的各類信息孤島，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門、各人員之間的信息共享和協(xié)同工作為目的，創(chuàng)建了一個(gè)集成的、統(tǒng)一的、協(xié)調(diào)運(yùn)作的協(xié)同辦公平臺以提高水平和運(yùn)營效率。

　　協(xié)同辦公可以輔助決策層即企業(yè)高層更好的把握企業(yè)發(fā)展方向、掌控全局、提高整體工作效率;使中間管理層更高效協(xié)同工作、資源共享、理清責(zé)任;幫助經(jīng)營層的人員明確任務(wù)、督促執(zhí)行到位。

　　協(xié)同辦公解決方案的特點(diǎn)包括：

　　超越傳統(tǒng)OA：不僅包含傳統(tǒng)OA的所有內(nèi)容，更在橫向上進(jìn)行了擴(kuò)充，縱向上進(jìn)行了深化，涉足企業(yè)經(jīng)營管理的幾乎所有的方面，應(yīng)用完全集成，無需企業(yè)重復(fù)購置;

　　基于流程：建立一個(gè)動態(tài)的、規(guī)范的、平滑的和高效的流程體系，以流程帶動信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并通過與后臺數(shù)據(jù)庫的鏈接實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的更新;

　　基于文檔的：提供所需的完整的工具、存儲庫和共享借閱場所;幫助企業(yè)對相關(guān)的知識資源進(jìn)行高效、有序的管理;讓所有事件的信息得到存儲;讓企業(yè)信息得到沉淀和積累;讓所有人都能快速而方便地把自己掌握的經(jīng)驗(yàn)技能以恰當(dāng)?shù)姆绞焦蚕?傳播相關(guān)的資料給合作伙伴。

　　基于互通的：建立企業(yè)信息網(wǎng)狀管理體系，用戶可以通過某個(gè)信息點(diǎn)到達(dá)與其相關(guān)的任意一個(gè)信息點(diǎn)或提取整張信息網(wǎng);實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用的集成化，例如文檔管理、郵件管理、協(xié)同工作等都是完全結(jié)合在一起的整體，跨部門、跨區(qū)域、任務(wù)的工作可以在統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)度和高效共享及交流下完成。

　　任何一個(gè)信息系統(tǒng)應(yīng)用與建設(shè)是解決企業(yè)實(shí)際管理問題、實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化目標(biāo)的手段與工具。針對上述項(xiàng)目背景分析與信息化目標(biāo)，企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)需要用協(xié)同工作管理機(jī)制來重建企業(yè)運(yùn)作空間，用機(jī)制來規(guī)范行政管理流程和業(yè)務(wù)管理流程，用信息門戶技術(shù)整合企業(yè)信息資源，用知識管理機(jī)制來進(jìn)行知識資產(chǎn)的整理利用，打造企業(yè)六臺合一的綜合協(xié)同辦公管理平臺。

　　名易軟件名易OA系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能介紹

　　3.1功能特色

　　一、協(xié)同工作，把控全局

　　名易軟件名易OA系統(tǒng)協(xié)同以人為中心、事件驅(qū)動、流程導(dǎo)航、內(nèi)外互通、應(yīng)用整合、集中共享的協(xié)同工作模式，解決了企事業(yè)單位日常工作中80%的事務(wù)、事件的處理，通過剛性與柔性、共性與個(gè)性相結(jié)合的方式，滿足不同工作管理需求。協(xié)同事件發(fā)起、處理、歸檔一氣呵成，滿足不同工作管理需求，可顯著提高工作效率和執(zhí)行力。

　　二、，易用完善

　　全面遵循國家公文管理規(guī)范，兼顧個(gè)性化設(shè)置。支持國家13種標(biāo)準(zhǔn)公文種類，功能強(qiáng)大，體系完善，具備完善的成文、審批封發(fā)、傳閱辦理督辦、公文交換過程管理功能，支持痕跡保留、手寫簽名、電子蓋章功能，完全以用戶實(shí)際應(yīng)用場景和應(yīng)用方式為導(dǎo)向，界面操作符合公文業(yè)務(wù)人員辦公習(xí)慣，學(xué)習(xí)量小。

　　三、知識管理，集中共享

　　以靈活的文檔管理機(jī)制把單位、部門、項(xiàng)目及個(gè)人等文檔、信息一體化集成管理，并通過多級員設(shè)置和自由定義分類嚴(yán)密靈活的權(quán)限體系來實(shí)現(xiàn)多層次、多角度、多范圍、多對象的文檔全面共享管理，實(shí)現(xiàn)高效的知識傳遞、轉(zhuǎn)移，是您團(tuán)隊(duì)能力提升的新手段。

　　四、信息互通，內(nèi)外互動

　　首創(chuàng)郵件與協(xié)同的互通，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部系統(tǒng)和外部信息雙向互通、互動，彌補(bǔ)了郵件系統(tǒng)流程單一、點(diǎn)對點(diǎn)、非集中共享的工作缺陷，大大豐富了信息的傳遞手段和處理方式。可將協(xié)同轉(zhuǎn)發(fā)郵件、轉(zhuǎn)存文檔、轉(zhuǎn)發(fā)公告，真正實(shí)現(xiàn)了信息傳遞內(nèi)外互通，張弛有度，讓您的信息活起來。

　　五、信息關(guān)聯(lián)，集中呈現(xiàn)

　　通過名易軟件名易OA系統(tǒng)協(xié)同提供的關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、關(guān)聯(lián)人員的功能，實(shí)現(xiàn)了對信息組織高度集成和優(yōu)化，把您工作中高度關(guān)注的人或事件的信息有效關(guān)聯(lián)起來，集中呈現(xiàn)和管理，關(guān)聯(lián)是信息組織高效的創(chuàng)新應(yīng)用模式，極大的提升了信息整合加工的有效性，會是您的好幫手。

　　六、實(shí)時(shí)通信，移動協(xié)同

　　通過集成的實(shí)時(shí)通訊平臺(GKE)，把對您需要的提示信息推送到您的桌面，并可通過信息轉(zhuǎn)移的方式發(fā)送到手機(jī)、PDA等外設(shè)，實(shí)現(xiàn)了移動協(xié)同管理。同時(shí)也可通過在線QQ及時(shí)便捷的在線交流，信息傳遞，隨時(shí)直達(dá)，大大提高您信息處理的及時(shí)性。

　　七、整合應(yīng)用，消除孤島

　　提供可選擇的擴(kuò)展功能應(yīng)用插件，無縫安裝后集成在標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品中，系統(tǒng)提供痕跡保留、公章簽名、綜合辦公、騰訊RTX等應(yīng)用插件，滿足個(gè)性需求。通過簡單的參數(shù)配置，門戶應(yīng)用能將如名易軟件ERP、NC、eHR系統(tǒng)、您的網(wǎng)站以及其他任何基于BS構(gòu)架的系統(tǒng)連接在一起，從而有效整合信息孤島，共享信息。

　　八、技術(shù)先進(jìn)，安全可靠

　　采用BS體系結(jié)構(gòu)，基于J2EE規(guī)范開發(fā)，同步國際的SOA和WEB2.0技術(shù)，跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫、支持多種應(yīng)用服務(wù)器。采用工作流、知識管理、互聯(lián)網(wǎng)、無線應(yīng)用等核心技術(shù)，同時(shí)采取國際領(lǐng)先的多層安全技術(shù)認(rèn)證和安全管理機(jī)制，全面保障信息數(shù)據(jù)安全可靠。

　　九、快捷部署，易于維護(hù)

　　通過強(qiáng)大靈活的系統(tǒng)管理功能可實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)、流程、崗位、職務(wù)、人員及權(quán)限配置，快速完成客戶化設(shè)置和動態(tài)配置，通過表單模板和流程規(guī)則的定義，充分滿足用戶個(gè)性化需求，可融入您的管理思想和管理規(guī)范，構(gòu)建真正屬于您的協(xié)同工作系統(tǒng)。系統(tǒng)管理維護(hù)工具全面，具備遠(yuǎn)程升級、服務(wù)和維護(hù)功能，輕松方便，大大降低維護(hù)成本。

　　名易軟件名易OA系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能

　　標(biāo)準(zhǔn)配置功能

　　一級功能

　　功能描述

　　協(xié)同工作

　　新建事項(xiàng)、待發(fā)事項(xiàng)、已發(fā)事項(xiàng)、待辦已辦、超期督辦、流程管理、條件分支流程、振蕩回復(fù)、關(guān)聯(lián)協(xié)同、流程節(jié)點(diǎn)

　　公文管理

　　收文管理、發(fā)文管理、簽報(bào)管理、流程管理、公文查詢、公文督辦

　　電子郵件

　　新建郵件、收件箱、發(fā)件箱、草稿箱、垃圾箱、查找郵件

　　文檔管理

　　我的文檔、單位文檔、項(xiàng)目文檔、綜合查詢

　　日程計(jì)劃會議

　　計(jì)劃管理、日程管理、會議管理、我的計(jì)劃、計(jì)劃管理、日程事件、會議管理、資源查看

　　公共信息

　　公告、調(diào)查、討論區(qū)、新聞、發(fā)布查看(公告、調(diào)查、討論、新聞)、公共信息管理

　　人事檔案管理

　　檔案管理、業(yè)務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)查詢、自定義信息、日志管理、HR操作員管理

　　雙首頁

　　單位首頁：新聞頻道，公告調(diào)查，單位知識文檔，最新討論、領(lǐng)導(dǎo)日程

　　個(gè)人首頁：常用文檔、我的日程、關(guān)聯(lián)人員、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、我的文檔、我的模板、待辦事項(xiàng)、跟蹤事項(xiàng)、日程事件、待辦公文、單位首頁配置、個(gè)人首頁配置

　　輔助工具

　　常用工具：員工通訊錄、外部聯(lián)系人、計(jì)算器、萬年歷、常用連接

　　個(gè)人設(shè)置：修改密碼、個(gè)人信息設(shè)置、個(gè)人模板管理、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)設(shè)置、關(guān)聯(lián)人員設(shè)置、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目設(shè)置、代理設(shè)置、信息轉(zhuǎn)移設(shè)置、郵箱設(shè)置、關(guān)聯(lián)人員、個(gè)人主頁設(shè)置、個(gè)人風(fēng)格設(shè)置

　　OA精靈：切換首頁，發(fā)送協(xié)同、發(fā)送公文、切換到我的文檔、切換到單位文檔、登錄設(shè)置、Office打通(Office2003和Office2007適用)、文件批量上傳

　　系統(tǒng)設(shè)置

　　基礎(chǔ)設(shè)置：組織機(jī)構(gòu)、職務(wù)級別、崗位名稱、人員及權(quán)限設(shè)置、自定義組設(shè)置、批量導(dǎo)入、首頁及風(fēng)格設(shè)置、工作管理權(quán)限設(shè)置、時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置

　　應(yīng)用設(shè)置：系統(tǒng)模板設(shè)置、節(jié)點(diǎn)權(quán)限定義、格式設(shè)置、公共信息設(shè)置、公共資源、郵件設(shè)置、常用詞設(shè)置、項(xiàng)目分類設(shè)置、公文基礎(chǔ)設(shè)置

　　管理維護(hù)：系統(tǒng)配置開關(guān)、消息清理、流程清理、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)設(shè)置、印章管理、分區(qū)管理、日志統(tǒng)計(jì)、自定義權(quán)限設(shè)置

　　泛組織應(yīng)用：職務(wù)級次訪問限限制、外部人員訪問授權(quán)控制、系統(tǒng)組授權(quán)訪問、自建流程分類崗位選擇

　　公文應(yīng)用：公文文號設(shè)置、套紅模板、稿紙模板、公文基礎(chǔ)設(shè)置、公文流程模板

　　3.2電子辦公桌

　　名易軟件名易OA系統(tǒng)通過雙首頁滿足企業(yè)日常辦公的基本需求。個(gè)人首頁以人為中心，通過事找人、人找事來滿足工作人員日常辦公中最核心的工作處理。單位首頁以信息推送的方式將企業(yè)內(nèi)部的各類信息主動推送到所有相關(guān)人員的辦公桌面。

　　主要特點(diǎn)：

　　ü支持個(gè)人和單位雙首頁，分別展現(xiàn)出個(gè)人辦公桌面和組織信息平臺

　　ü支持欄目布局可定制，信息內(nèi)容可定制

　　ü提供按人、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)、快速入口等多種信息分類方式，讓協(xié)同系統(tǒng)的信息有機(jī)關(guān)聯(lián)、有序呈現(xiàn)

　　ü提供全面功能入口和多種快捷操作方式。