第一章  總則

        第一條：為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡稱ERP ）系統(tǒng)的管理，有效實(shí)施信息化，特制定本制度。

        第二條：ERP 系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。它將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、銷售、財務(wù)、質(zhì)量進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。 第三條：ERP 系統(tǒng)各崗位人員的職責(zé)管理除公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。 第四條：ERP系統(tǒng)各崗位的考核將以本制度為依據(jù)，納入公司考核體系。

        第五條：信管部，作為ERP 系統(tǒng)的管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)關(guān)系，為項(xiàng)目的實(shí)施提供資源保障。各部門負(fù)責(zé)人對本部門數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時性負(fù)責(zé)，和信管部一起，對整個ERP 項(xiàng)目實(shí)施負(fù)總責(zé)。

        第二章  內(nèi)容

        第一條：我公司ERP 系統(tǒng)分為采購、銷售、應(yīng)收應(yīng)付、存貨系統(tǒng)、生產(chǎn)管理、受托加工、委托加工、質(zhì)量管理、成本管理及集成帳務(wù)、固定資產(chǎn)等模塊。

        第二條：信管部結(jié)合各部門情況制定出各模塊操作規(guī)范并說明各模塊主要業(yè)務(wù)流程、各流程操作步驟和方法、以及操作注意事項(xiàng)和常見問題解答，用于各崗位操作參考和培訓(xùn)新進(jìn)員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。

        第三條：操作人員在操作過程中如遇到問題應(yīng)先查詢操作手冊（軟件幫助——在軟件使用界面按F1 鍵），如不能解決，應(yīng)及時通知信管部人員解決。

        第四條：信管部負(fù)責(zé)解決操作用戶提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問題并將問題、需求分門別類的收集、歸檔、統(tǒng)計、分析，建立起可行的知識體系。

        第五條：ERP 系統(tǒng)是一項(xiàng)管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關(guān)聯(lián)性，ERP 系統(tǒng)各崗位人員都既是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關(guān)人員報告并暫停與此有關(guān)的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部分?jǐn)?shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。 第六條：ERP 系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用。

        第七條：ERP 系統(tǒng)操作人員離開工作崗位時，必須及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊端口。 第八條：各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執(zhí)行ERP 相關(guān)操作，制單人員與審核人員要求不能為同一人。

         一）制單人員管理規(guī)定：

        1、制單人員應(yīng)在指定的時間認(rèn)真、實(shí)時編制單據(jù)，編制過程中要細(xì)心，并對自己所編制單據(jù)進(jìn)行自檢，保證單據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性；

        2、制單人員權(quán)限發(fā)生變動時，申請人填寫《ERP用戶權(quán)限申請表》，交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行更改。 

        二）審核人員管理規(guī)定：

        1、審核人員嚴(yán)格按《 ERP制單任務(wù)及工時統(tǒng)計、檢查內(nèi)容》 對制單人員所編單據(jù)進(jìn)行實(shí)時審核，并對自己的審核工作負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)制單人員數(shù)據(jù)錄入錯誤，應(yīng)及時調(diào)整錯誤數(shù)據(jù)，避免錯誤數(shù)據(jù)影響到下游工作部門。

        2、審核人員權(quán)限發(fā)生變動時，申請人填寫《 ERP 用戶權(quán)限申請表》 ，交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在ERP 系統(tǒng)中進(jìn)行更改。 

        第九條：手工單據(jù)管理要求： 

        1 、手工單允許使用的情況；

        1）當(dāng)打印機(jī)出現(xiàn)故障、停電、網(wǎng)絡(luò)不通或打印模板出錯導(dǎo)致不能正常打印領(lǐng)料單、采購收貨單、進(jìn)倉單時，應(yīng)及時通知信管部，由信管部確認(rèn)修復(fù)所需時間，如當(dāng)時不能解決可先使用手工單據(jù)，但單據(jù)上需要信管部人員簽字確認(rèn)。同時信管部應(yīng)在兩小時內(nèi)解決非硬件性故障并通知打印人員進(jìn)行打印，將手工單據(jù)附于手工單后，并在打印單據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號。

        2）非正常工作時間因設(shè)備出現(xiàn)緊急維修所產(chǎn)生的采購，應(yīng)電話請示公司總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可先由相關(guān)人員手工記錄其采購、入庫及領(lǐng)用過程，并12 小時內(nèi)通知相關(guān)部門核實(shí)情況，經(jīng)確認(rèn)后在ERP 系統(tǒng)中補(bǔ)錄單據(jù)并打印，同時將手工單據(jù)與打印單據(jù)一一對應(yīng)并在打印單據(jù)上填寫手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補(bǔ)錄ERP 單據(jù)。

        3、手工單據(jù)使用的流程：在允許填寫手工單據(jù)的情況下，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)安排相應(yīng)的人員填寫手工單據(jù)，相應(yīng)的審核人員審核簽字后方可執(zhí)行下一步操作。如該工作影響下游工作在ERP 系統(tǒng)中的執(zhí)行，下游工作部門應(yīng)同樣先以手工單據(jù)進(jìn)行處理，此類單據(jù)應(yīng)于12 小時內(nèi)在ERP 系統(tǒng)補(bǔ)錄完成。同時將手工單據(jù)附于打印單據(jù)后，并在打印單據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補(bǔ)錄ERP 單據(jù)。

        4、手工單填寫要求及規(guī)范：手工單應(yīng)經(jīng)具相應(yīng)權(quán)限審核人簽字確認(rèn)，所有單據(jù)必須按ERP 設(shè)定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即：若出現(xiàn)制單人（錄入用戶）與部門主管（審核用戶）為同一人的情況，下游人員拒絕執(zhí)行并通知信管部人員，同時由此引發(fā)的責(zé)任由單據(jù)審核人員負(fù)責(zé)。

        5、若制單／審核中有一個環(huán)節(jié)的人員不在崗或兩個環(huán)節(jié)的人員均不在崗，則由該部門負(fù)責(zé)人指定該部門相應(yīng)的制單／審核人員。

        6、若部門負(fù)責(zé)人無法指定相應(yīng)的臨時操作人員，則由該部門負(fù)責(zé)人同意后，方可開具手工單，該部門的相關(guān)人員在回崗后應(yīng)將該手工單于12 小時內(nèi)錄入ERP 系統(tǒng)，并將手工單附于補(bǔ)錄的打印單后。

        第十條：調(diào)整數(shù)據(jù)管理要求：

        1、物料清單的定額調(diào)整：應(yīng)由工藝人員做好調(diào)整后的物料清單經(jīng)由部門經(jīng)理報總經(jīng)理審批后，信管部的人員方可根據(jù)該調(diào)整更改ERP 系統(tǒng)內(nèi)的物料清單。

        2、收發(fā)存的誤差調(diào)整：在財務(wù)核對后找出相應(yīng)的差距經(jīng)由部門經(jīng)理報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的人員方可在ERP 系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行調(diào)整。（必須確認(rèn)為非人為錯誤造成的差距） 

        第十一條：反審核單據(jù)管理要求：

        1、制單人員完成操作后，審核人員進(jìn)行審核時發(fā)現(xiàn)錯誤，可及時在部門內(nèi)刪除該錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)行重新制單，或要求制單人更正。

        2、審核人員完成審核進(jìn)入下游單據(jù)時，下游單據(jù)人員發(fā)現(xiàn)該單據(jù)出現(xiàn)錯誤，則應(yīng)及時要求其上游單據(jù)的編制和審核人員立即更正，并說明相關(guān)的原因。

        第三章  ERP系統(tǒng)資料修改流程

        系統(tǒng)資料的修改應(yīng)嚴(yán)格按照以下流程圖有序進(jìn)行，基本分為權(quán)限修改、貨品資料修改、往來單位修改。申請人填寫相應(yīng)的申請表后，由其所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，經(jīng)逐級審批后，方可交信管部的人員執(zhí)行；若發(fā)生緊急情況急需修改系統(tǒng)資料，相關(guān)人員應(yīng)及時電話請示主管領(lǐng)導(dǎo)，并在于12 小時內(nèi)及時補(bǔ)填辦以上手續(xù)；ERP 管理員未接到主管領(lǐng)導(dǎo)的緊急通知或?qū)徟^的申請表不得隨意修改系統(tǒng)資料，若隨意修改，造成后果及損失一律由其本人承擔(dān)。

        1、 流程說明（包括修改貨品資料、往來單位資料、操作員權(quán)限的增加或減少） 

        l ）本人提出申請，到信管部領(lǐng)取ERP 申請表。

        2）本人在申請表中填寫申請信息，其中包含部門、申請人、申請日期、申請詳情等。 

        3 ）部門負(fù)責(zé)人意見 

        4 ）總經(jīng)理審核意見 

        5 ）公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)意見 

        6 ）管理員執(zhí)行 

        7 ）申請人確認(rèn)執(zhí)行結(jié)果

        8）信管部將該表格統(tǒng)一編號并歸檔。          

        第四章  懲罰辦法

        一、考核部門：信管部于次月10日將上月考核資料交總經(jīng)理審批后執(zhí)行相應(yīng)的獎懲措施。 

        二、考核職責(zé)：

        1、部門負(fù)責(zé)人考核職責(zé)：

        1）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門單據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行考核，并提供考核依據(jù)。

        2）財務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對財務(wù)數(shù)據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行考核，并提供考核依據(jù)。

        2、信息管理部考核職責(zé)：負(fù)責(zé)對財務(wù)及業(yè)務(wù)各模塊單據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行

        考核，并提供考核依據(jù)。 

        三、懲罰內(nèi)容： 

        （一）單據(jù)錄入及時性：

        1、《ERP崗位職責(zé)》 要求各部門按該時間點(diǎn)完成，如各項(xiàng)硬件軟件環(huán)境均運(yùn)行正常而錄單不及時，一張單據(jù)罰款10 元。

        2、手工單據(jù)在特殊情況下己實(shí)施完畢，但未能在12 小時內(nèi)補(bǔ)錄ERP 單據(jù)，則每張單據(jù)罰款10元。

        3、每月26日，信管部清查未執(zhí)行的單據(jù)，確認(rèn)該單據(jù)屬于當(dāng)月應(yīng)執(zhí)行但未執(zhí)行，一張單據(jù)罰款10元。 

        （二）數(shù)據(jù)錄入正確性：

        1、下游單據(jù)在制單過程中引用上游單據(jù)數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)其數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致下游工作無法繼續(xù)，由其通知信管部人員進(jìn)行核實(shí)情況，如情況屬實(shí)，則每張單據(jù)罰制單人員5元，審核人員10元。

        （三）ERP帳號權(quán)限：

        1、超過部門所屬模塊使用其他部門帳號制單或?qū)徍藛螕?jù)者，每發(fā)現(xiàn)一次對其處以20元/次罰款。

        （四）手工單據(jù)填寫規(guī)范性：

        手工單據(jù)未按管理規(guī)定要求填寫，如制單人與主管領(lǐng)導(dǎo)屬同一人簽字，由信管部查實(shí)該情況后，制單人罰款10 元，主管領(lǐng)導(dǎo)20 元。 

        （五）安全管理：

        系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用，若透露給他人所造成的損失，由透露方承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任，同時對其處以100 元／次的罰款。

        （六）結(jié)賬工作或調(diào)賬：

        1、財務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)端及財務(wù)端結(jié)賬，月結(jié)賬應(yīng)為每月10日下班之前結(jié)上月帳，季結(jié)賬應(yīng)為下季度首月的12日下班之前結(jié)上個季度的賬（年結(jié)賬除外），若未在規(guī)定時間內(nèi)完成結(jié)賬的，每發(fā)生一次扣200 元。

        2、在月末結(jié)賬時，相關(guān)操作人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致的態(tài)度，積極配合，確保ERP結(jié)賬工作的按時順利進(jìn)行。結(jié)賬過程中檢查出的問題以書面單形式進(jìn)行確認(rèn)，次月10日匯總后送交總經(jīng)辦，若檢查出來的問題未書面提交，經(jīng)信管部核實(shí)，每發(fā)生一次扣款10元。

        3、在月末結(jié)帳時，信管部人員未經(jīng)所屬領(lǐng)導(dǎo)審批私自調(diào)整帳務(wù)數(shù)據(jù)，每發(fā)生一次扣款1l00 元。

        （七）罰款款項(xiàng)歸屬：

        所有罰款的款項(xiàng)均交財務(wù)部保管，3個月內(nèi)，若被罰者未出錯，則將所罰款項(xiàng)退還，若被罰者仍然出錯，則將所罰款項(xiàng)的70％獎勵給發(fā)現(xiàn)錯誤的操作人員，剩余的30％作為工會經(jīng)費(fèi)。

        （八）本獎懲辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并下發(fā)后生效。

        第五章 修訂

        本制度由信管部制定并實(shí)施，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布后立即生效，信管部日后可根據(jù)實(shí)際情況對本制度進(jìn)行完善和修訂，修訂后的新版本將于公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自動生效，舊版同時停用。