無論是企業(yè)還是學校，都會有大量的文案需要處理，復雜的工作流程需要安排，決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定。擁有一套智能化、信息化的，對辦公人員和企業(yè)決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。在網(wǎng)絡連接千萬家的時代，還使得不同地域之間的不同單位或部門之間進行協(xié)同辦公成為可能。今天的中國，信息化建設，政府部門無紙化辦公都開展得如火如茶，一套優(yōu)秀的辦公自動化(OA)系統(tǒng)將是企業(yè)單位邁進信息化時代的基石。

　　辦公自動化(OfficeAutomation簡稱OA)是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息、提高工作效率和工作質量、提高生產(chǎn)率的目的。

　　所開發(fā)的辦公，基于公司本身內部管理及業(yè)務發(fā)展需求，應用計算機技術和Internet技術實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化和管理信息化。本系統(tǒng)采用面向對象設計的系統(tǒng)開發(fā)方法。整個系統(tǒng)主要包括八個模塊(用戶身份驗證、職工信息管理、個人辦公、短消息管理、部門管理、、權限管理、系統(tǒng)管理)和三類用戶(普通職員、部門經(jīng)理、系統(tǒng)管理員(總經(jīng)理))。采用容易擴展的BS架構，基于J2EE開發(fā)平臺，本系統(tǒng)應用辦公自動化、數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡服務理論與技術構建企業(yè)辦公自動化模型系統(tǒng)，使得上網(wǎng)查看公告、公文和收發(fā)文件等辦公事務變得極為方便。

　　通過該系統(tǒng)能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些都可在網(wǎng)絡上進行;其次節(jié)省了運營成本(包括時間和紙張);不僅如此，還規(guī)范了單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽，計劃日志，用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進行;最為重要的是可以提高企業(yè)競爭力和凝聚力;員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了強有力的舞臺。

　　隨著科學技術的不斷向前發(fā)展，自動化信息技術得到了極大地發(fā)展，在管理中也將自動辦公系統(tǒng)融入其中，這極大地促進了的發(fā)展。

　　實施0A系統(tǒng)管理的意義

　　運用辦公自動化的根本目的是對豐富的信息資源和網(wǎng)絡資源加以利用，提高工作效率及企業(yè)的管理水平和工作質量。不僅為不同管理層級之間信息的上傳下達提供了便利，而且也提供了方便的資源共享和資科檢索功能：同時也增強了各部門之間的學習交流，加強了業(yè)務上的互相幫助，有助于增強凝聚力。

　　1.通過建立企業(yè)內部部件系統(tǒng)，使信息能夠及時傳遞。在企業(yè)內部尤其是跨部門處理業(yè)務時若某一員工對業(yè)務上的某一問題的存在意見需要反饋，通過使用簡單的電子郵件給相應人員留言即可，系統(tǒng)會自動提配其盡快進行處理，這樣不僅極大地提高了工作效率，還有助于縮短決策周期。

　　2.通過0A系統(tǒng)建立一個內部BBS(電子公告牌)和技術交流區(qū)等，可以為企業(yè)內部員工提供一個學習和分享知識的平臺，進而不斷提升企業(yè)整體的創(chuàng)新性和適應性。

　　3.高效傳閱文件。通過對辦公自動化系統(tǒng)中設置的各類工作流程，可以實現(xiàn)文件的快速傳閱和處理，整個流程的運轉情況會被系統(tǒng)完全記錄到日志中去，可以有效的避免工作中出現(xiàn)相互推諉、中間節(jié)點停滯的現(xiàn)象。不僅可以提高個體工作效率，還可以在全體內部實現(xiàn)協(xié)同工作。

　　4.文檔管理的電子化。通過電子化處理可以實現(xiàn)各類文檔(包括各種文件、信息、數(shù)據(jù)等)方便快捷的查找、保存、使用和共享。通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)各種文件的電子化，并以此為基礎構成電子文檔數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)文件的使用、保管和分享。

　　5.信息、設備資源共享。利用網(wǎng)絡打印機及其他辦公設備，有利于紙張墨粉等耗材的統(tǒng)計和實施控制，可以有效避免耗材不必要的浪費

　　6.信息集成.任何一個企業(yè)內部運行過程實際上是由大量的業(yè)務系統(tǒng)米構成的，如供銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)，企業(yè)的全部信息源都是包含在這些業(yè)務系統(tǒng)的范圍內的，考慮到這些業(yè)務系統(tǒng)并沒有統(tǒng)的標準，因此辦公自動化系統(tǒng)在設計時應該提供開放的接口以便跟這些不問的業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)良好的集成.使相關人員能夠及時、有效地獲取整個企業(yè)的各項信息，提高層整體的反應速度和決策能力。

　　7.實現(xiàn)分布式辦公，所謂分布式辦公就是要支持廣地域、多分支的辦公模式以及?，F(xiàn)在，崗著辦公地域的分布日益廣闊，關于移動和跨地域的辦公需求成了個非常緊迫的問題。