系統(tǒng)是以滿足各類企業(yè)公文流轉(zhuǎn)和行政管理業(yè)務(wù)的各項(xiàng)需求而設(shè)計的，并充分考慮了進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)処理的特點(diǎn)，使整個系統(tǒng)兼?zhèn)湎冗M(jìn)性和實(shí)用性。系統(tǒng)的功能可供公司領(lǐng)導(dǎo)、辦公室及公司各單位使用，功能設(shè)計遵從辦公自動化的規(guī)范和要求。企業(yè)通過部署實(shí)施辦公，就在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)公司公文流轉(zhuǎn)、辦公管理等多項(xiàng)日常業(yè)務(wù)的処理，實(shí)現(xiàn)髙效、規(guī)范協(xié)作。

　　一、系統(tǒng)功能設(shè)計

　　1、系統(tǒng)功能的框架結(jié)構(gòu)

　　名易辦公自動化系統(tǒng)是由一個系統(tǒng)設(shè)罔和十多個功能模塊構(gòu)成的軟件系統(tǒng)。系統(tǒng)將各個功能模塊劃分為五大類別，即個人辦公子系統(tǒng)、行政辦公子系統(tǒng)、輔助辦公子系統(tǒng)、公共信息子系統(tǒng)以及幫助子系統(tǒng)。整個系統(tǒng)的構(gòu)成如圖所示。

　　下面對各個子系統(tǒng)的功能進(jìn)行簡耍描述。

　　2、系統(tǒng)功能描述

　　三種工作流模式確保辦公得心應(yīng)手、簡鉍快捷特辦事宜今口工作便可-•覽無遺。所有需要成員間協(xié)同工作的事件，都將通過電子郵件以工作流的方式進(jìn)行，形成真正快捷、安全、有效的辦公模式。

　　二、先進(jìn)靈活的Web應(yīng)用模式

　　整個系統(tǒng)基于BS的三層體系結(jié)構(gòu)設(shè)計，技術(shù)先進(jìn)，應(yīng)用靈活，無需客戶端的軟件維護(hù)，系統(tǒng)部署、實(shí)施方便。

　　2•1•個人辦公子系統(tǒng)

　　個人辦公子系統(tǒng)由電子郵件、待辦事宜、曰程安排、名片管理、綜合査詢等模塊組成。

　　電子郵件：提供閱讀來信及信件処理等功能?？梢詫懶拧⒒匦?、轉(zhuǎn)發(fā)來信、刪除信件、保存信件、査閱信件和整理信件。

　　待辦事宜：對待閱公文、待冋信件等各項(xiàng)待処理事務(wù)及其相映的熏要、緊急程度等提供一個清晰、直接的提示環(huán)境，使辦公人員的工作環(huán)境輕松而冇序。

　　曰程安排：幫助個人對時問進(jìn)行合理的安排和管理。呵考慮設(shè)計群組日歷設(shè)定，查詢他人的空閑時問等功能，從而大大捉高時間的利用率。

　　名片管理：可以增加、修改、刪除私人或共享的名片信息：也可以隨時查詢

　　打印所需要的名片;實(shí)現(xiàn)名片的電子化管理。

　　綜合査詢：通過綜合査詢系統(tǒng)，辦公人W可以全面、及時地了解系統(tǒng)中的各種相關(guān)的信息。

　　2.2.行政辦公子系統(tǒng)

　　行政辦公子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、資料管理、會議管理等模塊組成，共同完成公司與上下級之間及公司內(nèi)部之問的各類文件的公文流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)收發(fā)文登記和文件歸檔等功能，并可提供閂常的會議管理功能。

　　收文管理：執(zhí)行收文登記、辦理、査詢、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作文件送閱和批復(fù)完全在汁算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成：并.PI可實(shí)現(xiàn)對文件的密級區(qū)分、管理以及相關(guān)操作、應(yīng)用人員的權(quán)限設(shè)定和控制：可按時問、主題W、發(fā)文單位、經(jīng)辦人等進(jìn)行査詢;工作流程可以由使用者自行定乂。

　　名片管理：W以增加、修改、刪除私人或共享的名片信息：也W以隨時杏詢、打印所需耍的名片;實(shí)現(xiàn)名片的電子化管理。

　　綜合查詢：通過綜合查詢系統(tǒng)，辦公人員uj以金面、及時地了解系統(tǒng)中的各種相關(guān)的信息。

　　2•3行政辦公子系統(tǒng)

　　行政辦公子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、資料管理、會議管理等模炔組成，共同完成公司與上下級之問及公司內(nèi)部之問的各類文件的公文流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)收發(fā)文登記和文件歸檔等功能，幷吋提供U常的會議管理功能。

　　收文管理：執(zhí)行收文登記、辦理、查詢、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。文件送閱和批復(fù)完全在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成：并且可實(shí)現(xiàn)対文件的密級區(qū)分、管理以及相關(guān)操作、應(yīng)用人員的權(quán)限設(shè)定和控制：吋按時問、主題詞、發(fā)文單位、經(jīng)辦人

　　等進(jìn)行査詢：工作流程可以由使用者自行定乂。

　　發(fā)文管埋：執(zhí)行發(fā)文似稿、核稿、會簽、簽發(fā)、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。文件送閱和批復(fù)完金在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成：并且可實(shí)現(xiàn)對文件的密級區(qū)分、管理以及相關(guān)操作、應(yīng)用人員的權(quán)限設(shè)定和控制;可按時間、主題詞、收文單位、經(jīng)辦人等進(jìn)行奔詢：工作流程可以由使用者自行定乂。

　　資料管理：完成辦公資料不同策略的分類、收集、更新。可對未歸檔文件進(jìn)行動態(tài)跟蹤、定位;歸檔文件可供辦公人員查詢、檢索、調(diào)閱。

　　會議管埋：為辦公人員提供會議室管埋功能，包括在會議召開前進(jìn)行會議計劃和會議文件、會議議題等方面的準(zhǔn)袼，還包括會議室的申請，會議通知的發(fā)送等。會議召開后可以做會議記錄、紀(jì)要和會議查詢，并且可將會議紀(jì)要?dú)w檔。