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項(xiàng)目綜合管理：項(xiàng)目組合管理長短談
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一.什么項(xiàng)目組合管理
項(xiàng)目組合管理(ProjectPortfolioManagement)是一個規(guī)程。其執(zhí)行需要定義、交流、并使用組織中所共享的約定的政策、原則，及實(shí)踐。總之，這些政策、原則，和實(shí)踐的組合形成了組織過程（organizationalprocess）的基礎(chǔ)?？偟膩碇v，它是一種將組織戰(zhàn)略計(jì)劃和各種可供使用的資源有機(jī)結(jié)合起來投資管理戰(zhàn)略，它可以把組織內(nèi)部各個并行的項(xiàng)目和計(jì)劃按照一定的優(yōu)選及配套，從而達(dá)到在有限的資源下最大利益收獲的活動。
根據(jù)調(diào)查資料顯示，對于中小組織可能只擁有一個項(xiàng)目組合，而對于大型組織來講可能有會多個不同的項(xiàng)目組合，而這些組合往往是建立在產(chǎn)品線上或較大組織單元如事業(yè)部的基礎(chǔ)上。對服務(wù)于多個戰(zhàn)略目標(biāo)而具體戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行互相獨(dú)立的項(xiàng)目組合而言，它們往往在更高的管理層次上進(jìn)行中觀的戰(zhàn)略目標(biāo)協(xié)調(diào)。
但是無論是一個或多個項(xiàng)目組合，其關(guān)鍵活動都不外乎以下幾個方面：
●將組織戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為支撐執(zhí)行項(xiàng)目或大型項(xiàng)目啟動或運(yùn)作的資金支持；
●識別并啟動項(xiàng)目和大型項(xiàng)目；
●提供、分配、調(diào)整項(xiàng)目、大型項(xiàng)目的其它經(jīng)營活動的相關(guān)資源；
●維護(hù)一個平衡的項(xiàng)目組合；
●支持組織項(xiàng)目管理環(huán)境，從而達(dá)到項(xiàng)目化管理(ManagebyProject)。
二.與單個項(xiàng)目管理的差異
1.立足點(diǎn)不同
單個項(xiàng)目是以完成項(xiàng)目目標(biāo)為其最高衡量標(biāo)準(zhǔn)，所以它是屬于組織行為的戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行層面；而項(xiàng)目組織管理是以完成整個企業(yè)項(xiàng)目群目標(biāo)為基準(zhǔn)，為組織的中長期戰(zhàn)略服務(wù)。因此，單個項(xiàng)目利益必須服從項(xiàng)目組合利益。
2.涉及面不同
單個項(xiàng)目管理中雖然強(qiáng)調(diào)溝通和協(xié)作，但往往只限于各個職能部門中參與項(xiàng)目的人員，其日常工作的側(cè)重點(diǎn)仍在于縱向溝通；而項(xiàng)目組合管理更加強(qiáng)調(diào)組織內(nèi)各個職能部門的橫向溝通和協(xié)作，同時依據(jù)項(xiàng)目組合的目標(biāo)符合程度進(jìn)行優(yōu)先級排列，對產(chǎn)生沖突的項(xiàng)目會依據(jù)優(yōu)先級高低的原則進(jìn)行協(xié)調(diào)和取舍。
3.資源使用的選擇方式不同
對于單個項(xiàng)目中，各種儲備時間、儲備基儲備資源的使用是屬于項(xiàng)目運(yùn)作不正常的一種的表現(xiàn)，一般情況下不予采用。而對于項(xiàng)目組合管理來說，這種“Buffer”（緩存池）的正確應(yīng)用是其成功的關(guān)鍵所在。
4.負(fù)責(zé)人的不同
對單個項(xiàng)目來說，項(xiàng)目經(jīng)理是其主要負(fù)責(zé)人。而項(xiàng)目組合管理來說，由于項(xiàng)目經(jīng)理和職能部門經(jīng)理權(quán)限不足，無法跨部門和越級指揮，而高級領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)速度慢，不熟悉工作細(xì)節(jié)，必須采用項(xiàng)目辦公室進(jìn)行統(tǒng)一指揮和全面的戰(zhàn)略管理。
三.如何選擇項(xiàng)目組合
組織通常都有大批愿意從事的項(xiàng)目，但是由于關(guān)鍵資源的限制而不得不確定一個優(yōu)先級進(jìn)行了項(xiàng)目選擇。
１.SWOT分類矩陣法
SWOT分類矩陣即根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、贏利、客戶滿意度、商譽(yù)、市場占有率、未來業(yè)務(wù)發(fā)展、創(chuàng)新技術(shù)的使用等方面對每個項(xiàng)目進(jìn)行一個優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅的形勢評估；然后根據(jù)這些項(xiàng)目落在九宮圖的位置進(jìn)行選擇。
該九宮圖以是項(xiàng)目收益和所需資源的質(zhì)量為Ｘ和Ｙ軸，從高到低劃分為九個等方格。我們把高效益和高質(zhì)量資源、高效益和中等質(zhì)量資源以及中等效益和高質(zhì)量資源這三個方格稱為“被保護(hù)位置”。一旦項(xiàng)目落于該區(qū)域，如果資源有限但是資金充足，我們應(yīng)該首先考慮這些項(xiàng)目，它們是組織生存的基礎(chǔ)，對組織有著至關(guān)重要的作用。對于這于項(xiàng)目，我們必須采用專業(yè)的項(xiàng)目管理人員，并對他們進(jìn)行加強(qiáng)薄弱管理環(huán)節(jié)，培訓(xùn)其的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，從而確保項(xiàng)目的成功。
對于中等效益和低質(zhì)量資源、低效益和中等質(zhì)量資源以及低效益和低質(zhì)量資源，我們稱之為“兼職項(xiàng)目管理”，它們屬于能做則做，不能做則堅(jiān)決下馬的類型。
剩下部分的項(xiàng)目類型，可以采取直線管理方式，根據(jù)資源的充足性進(jìn)行有選擇性建設(shè)。通常情況下，它們是屬于利用最低限度的職能部門之間的聯(lián)合、有限的管理力量即可以運(yùn)作的可重復(fù)的、成熟度高的項(xiàng)目。一般選擇這些項(xiàng)目用來產(chǎn)生支撐短期組織運(yùn)營所需的現(xiàn)金流，并培訓(xùn)組織內(nèi)部所需的人才。
２.有效邊界法
我們知道所有的項(xiàng)目都有風(fēng)險，而高風(fēng)險的項(xiàng)目往往會給企業(yè)帶來更高的收益率。因此，如果在風(fēng)險和收益之間選擇一個平衡點(diǎn)至關(guān)重要。從理論上我們可以把根據(jù)所有可能的投資組合，在收益——風(fēng)險空間中繪出一條曲線，即為“有限邊界”（efficientfront）。在這條曲線上所有點(diǎn)對組織而言都是最優(yōu)的，因?yàn)槲覀儾豢赡苷业揭韵碌捻?xiàng)目投資組合：
A在風(fēng)險相同的情況下獲得更大的收益率，或者，
B在收益率相同的情況下提供更小的風(fēng)險。
因此，對于當(dāng)前項(xiàng)目組合所落入的點(diǎn)，我們希望盡可能地沿著增加收益率的方向移動，或者盡可能沿著減少風(fēng)險抵的方向移動。這取決于公司領(lǐng)導(dǎo)層的風(fēng)險偏好和企業(yè)文化氛圍。
四.總結(jié)
在組織中，項(xiàng)目組合管理實(shí)踐對多個相關(guān)且有并行情況項(xiàng)目的管理模式，它是幫助實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與企業(yè)戰(zhàn)略相結(jié)合的有效理論和工具。傳統(tǒng)項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)“如何做項(xiàng)目”，是一種自下而上的管理方式，關(guān)注項(xiàng)目底層數(shù)據(jù)的收集；而項(xiàng)目組合管理則強(qiáng)調(diào)“做什么項(xiàng)目”，是自上而下的管理方式，關(guān)注如何將企業(yè)戰(zhàn)略落實(shí)。
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