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差旅部經(jīng)理，你能為企業(yè)節(jié)省多少資金呢？
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企業(yè)向差旅部經(jīng)理最常提出的問題之一是：他們可以為企業(yè)節(jié)省多少錢？答案會(huì)有多種形式，有大膽的，也有保守的，但更恰當(dāng)?shù)淖龇ㄊ歉闱暹@個(gè)問題提得對(duì)不對(duì)。這一問題實(shí)際上是含糊不清的，但答案本身卻很簡(jiǎn)單即您在任何地方都可以節(jié)省多達(dá)100%的錢。請(qǐng)讓我來解釋一下。
就節(jié)省經(jīng)費(fèi)而言，要指出的第一點(diǎn)是，節(jié)省經(jīng)費(fèi)主要是通過兩個(gè)渠道優(yōu)惠的合同和行為控制。在提出省錢的潛在辦法這一問題時(shí)，其推論是公司如何才能確保優(yōu)惠的價(jià)格，但省錢的最大機(jī)會(huì)卻在于行為控制。行為控制可以有多種形式，包括旅行計(jì)劃的執(zhí)行，以至所選定的供貨商類型。
如今，許多公司已經(jīng)意識(shí)到，要解決好計(jì)劃管理這一問題，就必須對(duì)旅行管理進(jìn)行更全面的分析。這并不是說只須考慮從行前準(zhǔn)備到交款的過程。當(dāng)代的差旅部經(jīng)理需要采用更加全面的分析方法，也就是說，要進(jìn)一步了解各種要素，譬如公司的目標(biāo)及業(yè)務(wù)需求，影響公司差旅的外部環(huán)境，其差旅計(jì)劃在市場(chǎng)上是否行得通，以及讓主要相關(guān)人員感到擔(dān)憂的主要問題。因此，我認(rèn)為綜合旅行管理計(jì)劃的一些基本原則是應(yīng)當(dāng)加以考慮的。
1.一、明確目標(biāo)并確定重點(diǎn)貴公司希望利用差旅計(jì)劃達(dá)到什么目的。友為費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)可以為您明確目標(biāo)并確定重點(diǎn)。他能全方位的為您進(jìn)行費(fèi)用的監(jiān)控及審核：1、1.費(fèi)用申請(qǐng)：
提交單據(jù)1.員工可以隨時(shí)隨地，填寫各種費(fèi)用申請(qǐng)單；2.員工提交申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)按照事前的預(yù)算初步審核，提供預(yù)警；
單據(jù)審批1.領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地，逐條或批量審批員工費(fèi)用申請(qǐng)單；2.領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)系統(tǒng)的提示，查看員工的申請(qǐng)費(fèi)用是否符合事前的預(yù)算，便捷的決定，通過還是駁回；3.領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)查看超出預(yù)算的費(fèi)用申請(qǐng)，及時(shí)做出決策；4.領(lǐng)導(dǎo)可以授權(quán)給秘書，讓秘書進(jìn)行審批；
單據(jù)查詢1.查詢個(gè)人申請(qǐng)中的單據(jù)；2.查詢個(gè)人申請(qǐng)完成的單據(jù)；3.查詢個(gè)人待審批的單據(jù)；4.查詢個(gè)人審批完成的單據(jù)；5.能按照不同關(guān)鍵字（如單據(jù)號(hào)、部門、姓名、費(fèi)用類別、審批狀態(tài)等）搜索，查詢各種表單；6.可以按照不同的關(guān)鍵字，查詢不同的表單、報(bào)表內(nèi)容。
單據(jù)配置 1.每種費(fèi)用申請(qǐng)單的字段、內(nèi)容，可以根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)定；2.單據(jù)的類別、數(shù)量不限；
流程配置每種費(fèi)用申請(qǐng)、審批的流程環(huán)節(jié)，可以根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)定；2.流程節(jié)點(diǎn)數(shù)量不限；
數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)1.費(fèi)用申請(qǐng)與費(fèi)用預(yù)算關(guān)聯(lián)，員工提交申請(qǐng)時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)提示本人預(yù)算總金額、已用金額、剩下可用金額；2.費(fèi)用申請(qǐng)與費(fèi)用預(yù)算關(guān)聯(lián)，領(lǐng)導(dǎo)審批費(fèi)用申請(qǐng)時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)提示每個(gè)員工剩下可用的金額；
2、費(fèi)用報(bào)銷
報(bào)銷單申請(qǐng)1.員工可以隨時(shí)隨地，填寫各種費(fèi)用申請(qǐng)單；2.員工提交申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)按照事前的預(yù)算初步審核，提供預(yù)警；
報(bào)銷單查詢1.查詢個(gè)人申請(qǐng)中的報(bào)銷單；2.查詢個(gè)人申請(qǐng)完成的報(bào)銷單；3.查詢個(gè)人待審批的報(bào)銷單；4.查詢個(gè)人審批完成的報(bào)銷單；5.能按照不同關(guān)鍵字（如單據(jù)號(hào)、部門、姓名、費(fèi)用類別、審批狀態(tài)等）搜索，查詢各種報(bào)銷單；
報(bào)銷單審批1.領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地，逐條或批量審批員工費(fèi)用報(bào)銷單；2.領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)系統(tǒng)的提示，查看員工的報(bào)銷單是否符合事前的預(yù)算，便捷的決定，通過還是駁回；3.領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)查看超出預(yù)算的報(bào)銷單，及時(shí)做出決策；4.領(lǐng)導(dǎo)可以授權(quán)給秘書，讓秘書進(jìn)行審批；
報(bào)銷單審核1.財(cái)務(wù)可以批量對(duì)所有報(bào)銷單，集中審核便捷做出決定，通過還是駁回；2.系統(tǒng)自動(dòng)提示，每張報(bào)銷單是否符合事前的預(yù)算編制，確定實(shí)際的報(bào)銷金額；3.系統(tǒng)自動(dòng)提示，每一筆費(fèi)用支出是否嚴(yán)格根據(jù)預(yù)算執(zhí)行；
票據(jù)管理1.票據(jù)簽收，系統(tǒng)提供原始單據(jù)按單據(jù)號(hào)等其本信息進(jìn)行批量及逐條簽收功能，記錄簽收時(shí)間，簽收人信息；2.票據(jù)郵寄，記錄從異地寄出的原始單據(jù)信息；3.票據(jù)查詢，可按單據(jù)號(hào)、提交人、寄送批號(hào)、日期等條件查詢簽收的票據(jù)信息。
出納打款1.系統(tǒng)提供多家銀行的網(wǎng)銀接口，出納可以批量把財(cái)務(wù)人員審核后的金額轉(zhuǎn)賬給員工；
會(huì)計(jì)記賬1.系統(tǒng)自動(dòng)把已經(jīng)結(jié)束的報(bào)銷單數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到現(xiàn)有的，方便財(cái)務(wù)人員記賬，減少財(cái)務(wù)人員工作量；
報(bào)銷單配置1.每種費(fèi)用報(bào)銷的字段、內(nèi)容，可以根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)定；2費(fèi)用報(bào)銷單的類別、數(shù)量不限；
流程配置1.每種費(fèi)用申請(qǐng)、審批的流程環(huán)節(jié)，可以根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)定；2.流程節(jié)點(diǎn)數(shù)量不限；3.例如，審批流程是怎么流轉(zhuǎn)，進(jìn)過多少個(gè)部門、多少個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批等，可以完全按照客戶需求配置。
數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)1.報(bào)銷申請(qǐng)與費(fèi)用預(yù)算關(guān)聯(lián)，員工提交申請(qǐng)時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)提示本人預(yù)算總金額、已用金額、剩下可用金額；2.費(fèi)用申請(qǐng)與費(fèi)用預(yù)算關(guān)聯(lián)，領(lǐng)導(dǎo)審批報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)提示每個(gè)員工剩下可用的金額；
統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.區(qū)域費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表，報(bào)表可以直接導(dǎo)出EXCEL、PDF等格式，同時(shí)提供報(bào)表數(shù)據(jù)柱狀、餅狀等圖表分析功能；2.部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表，報(bào)表可以直接導(dǎo)出EXCEL、PDF等格式，同時(shí)提供報(bào)表數(shù)據(jù)柱狀、餅狀等圖表分析功能；3.項(xiàng)目費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表，報(bào)表可以直接導(dǎo)出EXCEL、PDF等格式，同時(shí)提供報(bào)表數(shù)據(jù)柱狀、餅狀等圖表分析功能；4.人員費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表，報(bào)表可以直接導(dǎo)出EXCEL、PDF等格式，同時(shí)提供報(bào)表數(shù)據(jù)柱狀、餅狀等圖表分析功能；5自定義報(bào)表類型
二、任命一名旅差部經(jīng)理所有的公司都可以從指定專人負(fù)責(zé)旅行管理計(jì)劃中受益，即便是出差人員很少或旅差費(fèi)很低的公司亦是如此。當(dāng)一人被授權(quán)控制旅行酬酢預(yù)算和全面負(fù)責(zé)戰(zhàn)略決策制定時(shí)，公司就可能更好地控制這類開支。在許多公司，旅差部經(jīng)理的職位可能不是專職崗位，而可能兼管其他工作。
三、收集和分析差旅資料精確的數(shù)據(jù)對(duì)旅行管理計(jì)劃的成功是至關(guān)重要的。精確而及時(shí)的數(shù)據(jù)可以使公司胸有成竹地制定旅行酬酢開支的預(yù)算和進(jìn)行預(yù)測(cè)，修訂差旅規(guī)定以適應(yīng)出差人員和公司的需求，確定主要的提供商，以及商談價(jià)格。
四、制定和實(shí)施正式的差旅規(guī)定正式的差旅規(guī)定要闡明公司總體的旅行管理辦法，這是順利執(zhí)行這一規(guī)定的基矗其內(nèi)容應(yīng)包括所有旅行酬酢支出類別的具體指導(dǎo)原則，還要涉及到旅行安排、付款方式、團(tuán)隊(duì)和聚會(huì)開銷及支出的處理程序。規(guī)定要順利地執(zhí)行，就要得到高層管理人員的支持，并要統(tǒng)籌兼顧，每年進(jìn)行審議。
五、評(píng)估并利用技術(shù)來提高辦事效率和旅行者滿意度從自動(dòng)預(yù)訂系統(tǒng)到無線平臺(tái)的最新進(jìn)展，技術(shù)是提高辦事效率和旅行者滿意度的主要推動(dòng)力。各公司通過對(duì)各個(gè)過程進(jìn)行管理和消除低效率或不必要的方面，就能確保旅行者關(guān)注核心的業(yè)務(wù)活動(dòng)和發(fā)展計(jì)劃。例如，國(guó)旅運(yùn)通在線解決方案（以下簡(jiǎn)稱CAXO）是集先進(jìn)科技、專業(yè)旅行管理和專屬支持為一體的差旅管理工具。它可以提供最優(yōu)惠的國(guó)內(nèi)機(jī)票價(jià)格，并通過旅行前的電子審批流程，來保證員工最大程度地遵守差旅政策，從而加強(qiáng)公司在商務(wù)旅行方面的費(fèi)用管理。在中國(guó)采用CAXO解決方案的客戶中，如果使用率超過80%，平均票價(jià)的費(fèi)用節(jié)省已達(dá)15%。
以上所說的四點(diǎn)，友為差旅管理報(bào)銷管理系統(tǒng)統(tǒng)統(tǒng)都能滿足。
友為網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)在設(shè)計(jì)與開發(fā)中，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品的靈活性、通用性和可擴(kuò)展性，因此可以根據(jù)企業(yè)信息化的發(fā)展階段、需求特點(diǎn)，進(jìn)行靈活的組合，形成適應(yīng)企業(yè)不同階段特點(diǎn)的解決方案。
1、創(chuàng)新的管理理念：
以網(wǎng)上報(bào)銷（網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷）管理為核心的工作平臺(tái),核心管理理念是致力于推進(jìn)企業(yè)成本最小化、費(fèi)用合理化、管理規(guī)范化提供了全面的成本管理方法與手段,幫助企業(yè)降低成本,幫助員工提高工作效率,減少重復(fù)工作,提高員滿意度,提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2、人性化的操作界面、準(zhǔn)確的產(chǎn)品定位：
B/S結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)安全，擴(kuò)展性好，伸縮性強(qiáng)，易于維護(hù)，界面友好,易學(xué)易用，功能強(qiáng)大，運(yùn)行速度快，數(shù)據(jù)查詢快捷、簡(jiǎn)便，員工可以在線或離線實(shí)現(xiàn)自助報(bào)銷、狀態(tài)查詢、預(yù)算及費(fèi)用支出情況。
3、先進(jìn)與成熟相結(jié)合的技術(shù)架構(gòu)：
采用先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念，基于.net體系架構(gòu)，結(jié)合強(qiáng)大的平臺(tái)擴(kuò)展功能及安全機(jī)制，和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)擅長(zhǎng)處理結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，完美地解決了系統(tǒng)數(shù)據(jù)類型復(fù)雜、實(shí)時(shí)協(xié)作和安全控制要求高的需求。
4、靈活的流程設(shè)置：
改變傳統(tǒng)的手工審批操作模式，自定義企業(yè)各種流程，系統(tǒng)管理靈活配置,贏得廣大用戶的認(rèn)可。
5、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理：
提供了綜合的表單內(nèi)容管理，可以靈活的自定義個(gè)性化表單模板，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、匯總統(tǒng)計(jì)、分?jǐn)偤怂恪⒁员ＷC數(shù)據(jù)后期容易搜索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析，并可設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理。
6、實(shí)時(shí)協(xié)作，支持：
員工報(bào)銷及領(lǐng)導(dǎo)審批不在受時(shí)間地點(diǎn)的約束，隨時(shí)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，系統(tǒng)在流程設(shè)置中可以選擇待辦通知、郵件提醒等多種方式，實(shí)現(xiàn)員工的實(shí)時(shí)協(xié)作、滿足不同用戶的移動(dòng)辦公需要。
7、信息集成，整合信息孤島：
標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外接口，能夠與主流的OA、、帳務(wù)軟件/ERP、網(wǎng)上銀行、預(yù)算編制系統(tǒng)及HR/各種LDAP目錄服務(wù)器集成，實(shí)現(xiàn)多套系統(tǒng)單次登錄。幫助您成功實(shí)現(xiàn)整合業(yè)務(wù)、駕馭變化的策略。
8、完善的安全控制機(jī)制：
結(jié)合底層系統(tǒng)平臺(tái)和應(yīng)用層的各種權(quán)限機(jī)制，提供了完善的安全授權(quán)機(jī)制，支持職位權(quán)限授權(quán)，數(shù)據(jù)傳遞采用SSL加密算法?？蛻粽J(rèn)證，全部在服務(wù)器上認(rèn)證，數(shù)據(jù)本身的安全機(jī)制保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)。
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(責(zé)任編輯：qian)
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