連日來，以北京為首的十多個城市PM2.5指數(shù)爆表，備受全國乃是世界的關注。此次霧霾來襲加劇了空氣的嚴重污染，其原因是多方面的：如尾氣排放、揚沙、空氣灰塵等。其根本原因與近幾年來樹木的嚴重砍伐，污染物的排放有著密切的關系。最近的罕見霧霾天氣正是大自然對我們的又一次警告。據(jù)世界衛(wèi)生組織有關資料表明，全球每年死于因環(huán)境污染的人數(shù)達到280萬！有約60%人體疾病與空氣污染有關。改善環(huán)境現(xiàn)狀是全國甚至世界當務之急的任務。

             改善環(huán)境的首要任務是保護植被?，F(xiàn)如今破壞植被的一大誘因就是紙張的生產(chǎn)。據(jù)統(tǒng)計，一個辦公室節(jié)約6噸紙垃圾，相當于拯救120棵樹。目前，我國每生產(chǎn)一噸紙就要耗費7棵大樹、100立方米的水。如果每人每天浪費一張紙，全國就要浪費躍2700噸紙、27萬噸水。如果全國每人每天節(jié)約1張A4紙，一年就節(jié)約4745億張紙，一棵二十歲的樹可造3000張A4紙，如果這樣算來就可少砍伐1581666棵樹。所以，在我國森林資源匱乏、紙張浪費嚴重的現(xiàn)狀下，節(jié)約用紙就顯得尤為重要。

            由亞洲綠色辦公基金會和歐洲綠色生活組織合并組成了世界綠色辦公基金會(WGOF)，主要目標是促進綠色辦公的理念和推廣低碳辦公的實施。綠色辦公的概念正在向全球企業(yè)蔓延。實現(xiàn)在辦公中節(jié)能減排，從多方面實現(xiàn)生態(tài)化辦公，其中紙質文件的節(jié)約與環(huán)保紙張的二次利用是其中的一大重點。

            對于企業(yè)來說，日常工作中會產(chǎn)生大量單據(jù)、合同、發(fā)票憑證、卷宗資料、與客戶的往來文件等。許多重要紙質文件，都需要進行歸檔保存。采用傳統(tǒng)的紙質管理，會造成大幅印刷、 反復復印、打印、發(fā)放工作，紙張成本很高，浪費嚴重。紙質文檔極難儲存，不僅占用大量的物理空間，還非常容易造成不可修復的損壞，并且完全無法檢索，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會帶來難以彌補的損失！下面筆者將羅列一些紙質文檔管理中的常見問題：

            1）、紙張大量生產(chǎn)造成嚴重的植被破壞與環(huán)境污染？

            2）、長時間存放紙質文檔，由于物理環(huán)境因素，紙張發(fā)霉變黃損壞，導致重要信息的丟失？

            3）、 使用文件柜來管理紙質資料進行歸檔保存，不僅占用了大量的空間，查找起來非常不容易，費時又費力？

            4）、煩瑣的掃描、分類、保存的流程，任何員工都會覺得厭煩？

            5）、紙質文檔掃描成電子圖片命名存儲后，查找起來非常不易？

            6）、紙質文檔需要重復復印實現(xiàn)多人同時查閱，浪費大量紙質成本？

            針對于紙質文檔產(chǎn)生的諸多弊端，名易文件管理系統(tǒng)文檔管理專家提出了無紙化綠色辦公新理念，在保護環(huán)境、節(jié)約能耗的同時，提高企業(yè)的辦公效率，讓環(huán)保高效的電子文檔服務于企業(yè)。

            
名易軟件經(jīng)過多年的潛心研究，經(jīng)數(shù)千家企業(yè)的使用及反饋，根據(jù)企業(yè)文檔管理現(xiàn)有形式與用戶操作習慣，不斷的對產(chǎn)品進行升級改進，研發(fā)出了一套完整、成熟的名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。名易軟件作為業(yè)內的領先品牌，產(chǎn)品上市以來受到廣大企業(yè)的熱烈追捧，得到了數(shù)千家企業(yè)的一致認可。為了讓無紙化綠色辦公走進千萬企業(yè)，名易文檔管理專家提供了一套完整的解決方案：

            1）、海量文檔集中存儲
名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)搭建一個海量文檔資料（電子版、紙質的、Office、txt、pdf）和各類數(shù)字資產(chǎn)（視頻、音頻、圖片）等集中存儲的平臺，穩(wěn)定可靠，不僅節(jié)約了物理空間，還能使查找方便快捷，有效防止重要文件的損壞及丟失。

            2）、紙質文檔電子化
名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)的文檔掃描功能與掃描儀緊密集成，可以將公司所有的紙質資料（如合同、收據(jù)、發(fā)票、人事檔案、卷宗、企業(yè)宣傳冊等現(xiàn)有重要的或需要保護的資料）轉化為電子的圖片或者多頁的PDF文件直接掃描保存至系統(tǒng)中，是實現(xiàn)無紙化綠色辦公的重要手段。

            3）、自動化、智能化管理方式
系統(tǒng)具有強大的規(guī)則設定功能，可以根據(jù)不同部門人員及各種條件文檔的相關動作，對文檔進行規(guī)整。文件上傳至系統(tǒng)中可以自動整理，使文件分類及保存自動化，無需手動整理，解決了上述人力資源與時間浪費的問題。

            4）、建立高效檢索機制
系統(tǒng)支持為掃描后生成的單頁JPG或多頁的PDF文件增加關鍵字摘要，更加便于在海量文檔中快速查找。

            
系統(tǒng)還具有強大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄等屬性組合進行毫秒級搜索，提高辦公效率。

            5）、開展遠程協(xié)作
系統(tǒng)采用B/S架構，支持互聯(lián)網(wǎng)遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，員工需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復傳輸及復印，讓企業(yè)資料真正脫離紙質載體。

            實現(xiàn)全方位的無紙化綠色辦公，是世界企業(yè)辦公的主流趨勢。同時，信息的全方位電子化管理將逐步的取代傳統(tǒng)的管理，這也是優(yōu)化的必經(jīng)之路。名易文件管理系統(tǒng)作為紙質文檔邁向電子化管理的樞紐，為企業(yè)架起現(xiàn)代化管理的橋梁，讓人們在低碳、環(huán)保、安全、高效的環(huán)境中辦公，讓我們的城市離霧霾更遠一步！