在中工作人員所接觸大量信息來自于文檔，通常文檔信息的增加和訪問是以指數(shù)形式增長的。每天都有高價值的內(nèi)容通過企業(yè)網(wǎng)絡在有交叉聯(lián)系的小組間產(chǎn)生，對于工作中涉及的文檔資料信息進行有效組織與管理變得越來越重要。所以說，建立一個實用、高效、方便的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，對于提高工作人員的文檔管理水平，提高工作效率具有重大的實際意義。

　　無疑，企業(yè)級文檔管理系統(tǒng)的建設具有重大意義，但也是一項技術與工程實現(xiàn)上相對復雜的系統(tǒng)工程，其中包含了多方面、多層次的工作，例如：作為企業(yè)關鍵的應用系統(tǒng)如何與企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的基礎設施相連接、文檔管理體系的規(guī)劃、文檔管理服務器設立、與其他應用系統(tǒng)的集成、用戶界面的配置以及培訓等等。我們認為，選擇合適的文檔管理產(chǎn)品、以及預先進行盡可能細致周到的系統(tǒng)規(guī)劃是整個系統(tǒng)得以成功建立和順利運行的關鍵。

　　目前，用戶進行文檔處理工作的主要特點是：

　　文檔數(shù)量與格式類型眾多，其中主要包括：各種公文與內(nèi)部請示報告等工作文檔、企業(yè)規(guī)章制度、受管、市場信息與分析、與上下級單位以及客戶之間的往來文電、合同與財務報表、檔案文件、業(yè)務知識等等，文檔形式主要有電子文件、電子郵件、紙質(zhì)文件、傳真或掃描文件等等;

　　個人文檔處理的主要手段是桌面文檔處理軟件MSOffice，特別是MSWord與MSExcel;

　　既有標準規(guī)格樣式的文檔，又有各種難以規(guī)定統(tǒng)一格式的文檔，而且后者數(shù)量更多;

　　電子文檔主要保存在個人PC工作站的硬盤或軟盤中，或者保存在網(wǎng)絡文件服務器中;紙質(zhì)文檔主要保存在各種部門文件柜、檔案室中或由個人保管;

　　文檔的共享、傳遞范圍較為狹窄，特別是以能夠大大提高文檔處理效率的電子文檔的形式進行的文檔共享與傳遞，仍然主要集中在本部門內(nèi)部或是在本地域。

　　文檔在企業(yè)內(nèi)部個人、部門之間的傳遞手段主要有：文件共享與拷貝、通過電子郵件傳遞，或通過打印成紙質(zhì)文件，通過投遞或傳真發(fā)送的傳統(tǒng)手段;

　　通過文件共享與拷貝、電子郵件進行的電子文檔傳遞受制于網(wǎng)絡帶寬，不僅傳遞速度慢，而且重復傳送、不能有效利用帶寬;

　　文檔處理工作重復性勞動太多，不能有效利用文檔的內(nèi)容;

　　缺乏文檔一致性和版本控制的規(guī)范和技術手段，由于文檔沒有統(tǒng)一的管理，出現(xiàn)多種拷貝和版本的現(xiàn)象，不僅存儲效率較低，而且容易出現(xiàn)混淆;

　　缺乏有效的手段，實現(xiàn)文檔在部門和企業(yè)級的檢索，以發(fā)現(xiàn)要用的文檔;

　　文檔安全性控制主要是通過企業(yè)規(guī)章制度約束的手段。

　　建設企業(yè)級文檔管理系統(tǒng)，其主要功能目標是：

　　借助各種桌面處理工具和手段，實現(xiàn)個人電子化處理各種文檔，主要是利用MSOffice或Lotus1-2-3Office進行文字處理和報表制作;另外逐步實現(xiàn)對各種紙質(zhì)文件、傳真等的電子化掃描和管理;

　　除加強個人辦公工具的配備與培訓、使用外，建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，在這個基礎上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞;

　　層次化管理各種文檔，如參考的模型和思路，將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理，以及進行主題詞或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔;

　　實現(xiàn)對文檔處理周期的全過程管理，包括文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布、歸檔等各個環(huán)節(jié);

　　實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化，如自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動催辦、自動歸檔等;

　　對文檔進行版本控制，保證員工所訪問的是最新或有效的文檔，定期刪除或歸檔已失效或舊版本文檔;

　　更有效地進行安全性控制，在加強制定和實施企業(yè)文檔保密制度的同時，也同時以信息技術的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進行監(jiān)督管理;

　　與企業(yè)關鍵業(yè)務處理信息系統(tǒng)集成，如與郵件系統(tǒng)、辦公的集成，從業(yè)務處理信息系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)或信息形成各種文檔或報告等等。

　　從文檔管理升華到:

　　文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量的和本企業(yè)特有的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標。文檔管理的職責就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。