峰峰集團利用企業(yè)原有局域網(wǎng)絡，采用名易名易OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了峰峰集團機關與各礦廠各級管理人員辦公事務的處理，提高了集團公司整體辦公效率，實現(xiàn)了資源信息化、傳輸網(wǎng)絡化、及決策科學化。

1系統(tǒng)概述

為OFFICEAUTOMATION的縮寫，即辦公自動化，就是采用Internet／Intranet技術，基于工作流的概念，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。名易名易OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是以先進的計算機和通信技術為主要手段，以實現(xiàn)企業(yè)關鍵辦公應用為導向，搭建的一個覆蓋全集團的自動化辦公信息平臺，使得分散在局域網(wǎng)上的集團公司內部各個部門與個人無空間限制地連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡而存在的虛擬集中式辦公場所，可以方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、令方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。

2應用背景

目前社會發(fā)展已進入高度發(fā)達的信息網(wǎng)絡時代。信息化管理程度大大提高，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)極大地束縛了員工的創(chuàng)造力，而且耗費了企業(yè)領導和職工大量的時間和精力，無法滿足新形勢下企業(yè)發(fā)展的需要，化管理成為發(fā)展的必然。

峰峰集團各毛要礦廠分布相對分散。蜂峰集團總部搬遷到邯鄲辦公樓后。各部門之間的信息交流和業(yè)務辦理的不便，使得集團內部辦公效率低下問題尤為突出。冀中能源集團與峰峰集團地處不同的地區(qū)，給各方面工作也帶來諸多不便，協(xié)同辦公和成為迫切的需求，為提高峰峰集團機關與冀中能源集團和下屬各礦廠二級單位間信息交流及公文傳輸?shù)男屎唾|量，滿足集團內部各個部門工作人員信息交流的迫切需要，使相關的人員能夠有效地獲得相應的信息，提高整體的反應速度和決策能力，峰峰集團利用已經(jīng)相對成熟的辦公網(wǎng)絡。在與冀中能源集團網(wǎng)絡聯(lián)通以后，推廣實施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，以實現(xiàn)集團各部門的信息共享、知識共享，公文高效流轉。

3系統(tǒng)功能

3.1協(xié)同工作

協(xié)同工作就是支持多個組織機構跨地域的辦公模式以及移動辦公．通過該功能可實現(xiàn)日常辦公中80％的重要管理工作。協(xié)同工作以流程的表現(xiàn)方式發(fā)起，處理、歸檔，完成日常的請示、匯報，審批、項目管理、工作安排、文件傳遞等實際工作。協(xié)同流程可以實現(xiàn)串發(fā)和并發(fā)，支持待辦、已辦、已發(fā)協(xié)同的查詢，并且具有手機短信提醒功能。

3.2表單應用

表單是辦公管理元素的載體和展現(xiàn)，通過自定義表單，實現(xiàn)集團公司內部的審批單，申請單、調查單等各種業(yè)務辦理，把它與角色，流程、權限綁定，解決日常管理協(xié)同中的人事、行政、財務、業(yè)務等方面關鍵應用，并可按發(fā)起日期、標題等條件進行統(tǒng)計、查詢。

3.3

公文管理具有收文、發(fā)文、公文交換，公文查詢、公文督辦、等功能。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)采用電子印章、CA認證、交換中心、痕跡保留、筆跡保留，傳輸加密、硬件身份驗證等關鍵技術，通過擬文、審核、審批、封發(fā)、傳閱、來文登記等流轉方式，實現(xiàn)單位內部擬發(fā)文審批過程管理和外部文的收辦、收閱過程管理。該模塊支持痕跡保留、公文套紅、手寫簽名、電子蓋章功能，公文的全部屬性都支持查詢與檢索，流轉過程支持實時跟蹤、監(jiān)控。

3.4文檔管理

文檔管理提供樹形文件結構管理與授權功能，可有效積累組織管理智慧與經(jīng)驗，并實現(xiàn)知識共享和重要文檔管理，實現(xiàn)的自動化。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)支持多級目錄分類、多級文檔管理員，按權限進行使用和共享，提供文檔借閱和綜合查詢等應用功能，支持內部歸檔、本地上傳，支持文件直接轉發(fā)協(xié)同或郵件。實現(xiàn)信息互通互聯(lián)。

3.5電子郵件

以webMail方式連接各種企業(yè)郵箱，通過系統(tǒng)提供的郵件管理功能實現(xiàn)外部mail信息與內部協(xié)同信息的互動，進入到協(xié)同工作的流程管理。

3.6日程計劃會議

通過該功能有效實現(xiàn)日程、計劃、會議管理，并可隨時了解他人日程安排和計劃，運用、周計劃、月計劃管理功能來進行工作計劃的申報、批復、總結等日常事務管理。

3.7公共信息

公共信息建立了信息發(fā)布的平臺，在集團內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，提供公告、調查、討論、新聞等欄目，使技術交流、公告事項等能夠在集團內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)，可有效提升組織凝聚力。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可定制信息欄目、發(fā)布范圍，支持按欄目進行信息管理和發(fā)布授權功能。

3.8常用鏈接

常用鏈接可以實現(xiàn)門戶應用，通過簡單的參數(shù)配置，即能將名易NC，峰峰集團內網(wǎng)，客戶網(wǎng)站以及其它任何基于B／S架構的系統(tǒng)連接在一起，實現(xiàn)從辦公系統(tǒng)到其它系統(tǒng)的一鍵式訪問。

4應用效果

峰峰集團通過實施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，取得了顯著的經(jīng)濟與社會效益。

(1)實現(xiàn)了隨時隨地聯(lián)網(wǎng)協(xié)作辦公，解決了各礦廠、峰峰集團辦公樓、冀中能源集團地理位置分布分散，峰峰集團各部門辦公效率低下的問題，提高了工作效率和工作質量。

(2)通過電子公文在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的快捷高效地流轉，提高了文件的上傳下達的效率，節(jié)約了成本。

(3)通過即時會話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等溝通與協(xié)作的有效方式。在集團內部，集團公司與冀中能源集團之間及時進行信息的交流與共享。

(4)通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作流管理對工作過程的監(jiān)督以及對工作流程狀態(tài)、處理時限的控制，使相關的人員能夠及時地獲得信息，提高整體的反應速度和決策能力，增強了的執(zhí)行能力。

(5)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)助領導監(jiān)控管理，用系統(tǒng)制度來促進管理的規(guī)范化、信息化、和諧化，為集團領導提供決策參考和實踐依據(jù)；領導出差期間可以方便及時地處理日常工作事務，實現(xiàn)了異地辦公。

隨著峰峰集團在外省礦廠的增加，地域分布越來越廣，通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施與使用，無論從近期還是長遠效益來看，都能有效地提高峰峰集團整體辦公效率，降低辦公及管理成本，促進企業(yè)管理水平的全面提升，為峰峰集團在新的形勢下提高企業(yè)綜合實力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益穩(wěn)步增長創(chuàng)造有利的條件。