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名易合同管理軟件您合同管理的好助手
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合同審批和管理是每個企事業(yè)單位的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經(jīng)過相關(guān)職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著計算機網(wǎng)絡(luò)、通信網(wǎng)絡(luò)、軟件技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，通過網(wǎng)上協(xié)同審批和管理來提高工作效率、節(jié)約成本、增強顧客滿意度已成為現(xiàn)實。
作為現(xiàn)代化的大型企業(yè)，信息技術(shù)早已普及至生產(chǎn)、經(jīng)營等各個環(huán)節(jié)，如何在提升合同審計質(zhì)量的同時，提高公司效率，信息技術(shù)是必然要利用的工具。優(yōu)化合同管理程序，規(guī)范合同審批流程是兩項核心工作。通過部門開會討論、調(diào)研學(xué)習(xí)等方式，審計法規(guī)部最終提出了開發(fā)合同管理軟件，利用信息技術(shù)加強企業(yè)合同管理的目標(biāo)。
合同審核十三點
（1）審主體，看別人又看自己，審核合同主體是否具備獨立的民事行為能力，是否具備特定的資質(zhì)，是否進行了必要的資信調(diào)查等；
（2）審形式，看合同是否需要以招標(biāo)、拍賣等特殊的方式締結(jié)，尤其是一些建筑工程合同、土地出讓合同和政府采購都可能涉及特殊的和創(chuàng)始簽訂方式。
（3）審意思，看意思表示是否真實，是否因為信息的傳遞發(fā)生扭曲或衰竭，要了解合同當(dāng)事人的最真實的想法，看合同主體的意思表示是否失真；
（4）審標(biāo)的，看交易標(biāo)的是否合法，對標(biāo)的相關(guān)法律、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的引用是否到位，尤其是對標(biāo)的的定性分析和定量描述是否全面、精準(zhǔn)；
（5）審利害，看權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任是否合理對等，尤其是關(guān)注雙方義務(wù)或責(zé)任傾向是否能為彼此接受，是否屬于關(guān)聯(lián)交易等；
（6）審文字，需使用確切的詞語，數(shù)字是否精確，是否有錯別字，字句是否有歧義，文本是否美觀簡潔；
（7）審框架，看是否有能對交易內(nèi)容、方式等進行鎖定、交易要素預(yù)測條款是否完備，是否存在遺漏，合同之間或同一合同條款、結(jié)構(gòu)之間是否協(xié)調(diào)一致；
（8）審風(fēng)險，看合同是否存在不合理的或不可控制的風(fēng)險，看風(fēng)險防范措施是否能奏效；
（9）審免責(zé)，看其中的免責(zé)條款或不可抗力條款是否范圍適當(dāng)或公平，看有關(guān)棄權(quán)或豁免放棄條款是否適當(dāng)?shù)龋?br />
（10）審糾紛，對潛在的糾紛預(yù)測是否全面，違約責(zé)任是否對應(yīng)潛在的違約形態(tài)，違約責(zé)任形式是否可操作，是否足以挽回?fù)p失，糾紛解決方式是否明確，關(guān)于訴訟或仲裁管轄是否存在無效情形的問題；
（11）審手續(xù)，合同簽訂是否需要行政許可或者備案，簽字蓋章是否完備，貨與款的交接手續(xù)是否明晰，授權(quán)人簽名、授權(quán)書內(nèi)容等是否完整有效；
（12）審效力，看合同整體上的能否保證其有效性，合同的效力所附帶的期限和條件是否適當(dāng)；
（13）審涉外，涉外合同往往涉及一些特殊的法律問題，需要特殊處理，如準(zhǔn)據(jù)法、合同語言效力等。
合同審核的要點
1、合同的起草
合同的起草權(quán)非常重要，因此我們應(yīng)該盡可能爭取到合同的起草權(quán)。
2、合同管理過程不僅要重視單位公章的使用管理，而且在合同履行過程中注意不能擅自更改合同，特別需要注意雙方的會議記錄，這也可能構(gòu)成合同的一部分。
3、注意區(qū)分合同的標(biāo)的和合同的標(biāo)的額的區(qū)別。合同的標(biāo)的指的是實物，是合同的目標(biāo)。合同的標(biāo)的額是對標(biāo)的金額的描述。
4、合同審核的八個要點(八審八看)：
（1）審主體，既看別人又看自己；
（2）審內(nèi)容，這主要包括權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任；
（3）審意思表示，主要是看意思表示是否真實；
（4）審查文字是否規(guī)范，需使用確切的詞語；
（5）審合同簽訂手續(xù)是否合法，授權(quán)人簽名、授權(quán)書；
（6）審合同條款是否完備，按《合同法》程序操作；
（7）審合同條款中的風(fēng)險防范措施，按《合同法》第十二條一共八個組成；
（8）審合同糾紛的解決方法，關(guān)于仲裁的問題。
在總結(jié)了以上合同審核的要點之后,我們需要在實際工作中最重要的一件事情,就是合同管理.
友為合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險管理的視角對合同管理進行的分析，形成合同管理的5大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預(yù)警進行控制風(fēng)險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。
友為合同管理系統(tǒng)功能以合同為中心，以合同文本、合同審批、合同執(zhí)行收付款管理預(yù)警提醒統(tǒng)計分析為核心應(yīng)用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當(dāng)我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。
合同管理是落實企業(yè)風(fēng)險管理和內(nèi)部控制的一項核心的管理業(yè)務(wù)，合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗，然而長期以來，由于在合同管理中實行手工管理，合同審批流程不明確，信息利用水平不高，造成合同管理過程中業(yè)務(wù)處理效率低，浪費了大量的人力、物力，各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長而且容易出錯。這樣的機制已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，成為企業(yè)合同管理的瓶頸。
企業(yè)合同面臨問題如下：
采用手工管理合同，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：
1)文檔管理困難
傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費很多時間?！?br />
2)進度控制困難
由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務(wù)人員的付款依據(jù)也與進度密切相關(guān)，但同樣存在障礙?！?br />
3)信息匯總困難
采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間還不一定準(zhǔn)確。對于領(lǐng)導(dǎo)的決策時間有一定的影響。
4)缺少預(yù)警機制
缺少對合同進度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項目，不能幫助公司進行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運作。
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(責(zé)任編輯：名易軟件)
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