名易針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)，綜合眾多公司項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務(wù)管理水平。

        集團(tuán)經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)管理中，已經(jīng)摸索并制定了一系列有效的合同管理辦法，大大規(guī)避了經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)，但不可否認(rèn)，由于經(jīng)驗(yàn)主義作怪，特別是法律知識(shí)的缺乏，我們之中有少部分人也缺乏對(duì)合同管理重要性的認(rèn)識(shí)，有的僅憑對(duì)方的電報(bào)、電話(huà)、發(fā)貨通知單就進(jìn)行交易，給合同履行帶來(lái)隱患。

        分析雙方不簽訂合同的原因既有出于信任對(duì)方的可能，也有圖省事的可能。但恰恰因?yàn)檫@些就經(jīng)濟(jì)合同簽訂過(guò)程中出現(xiàn)的不必要的過(guò)錯(cuò)，致使我們事后需要更多倍的精力來(lái)彌補(bǔ)和處理這些當(dāng)初圖省事的一時(shí)舉動(dòng)。所以，我們一定要將這些管理制度落實(shí)到實(shí)處并且加以貫徹，通過(guò)落實(shí)合同管理的機(jī)構(gòu)、人員和制度，建立健全、檔案制度，使合同管理逐步規(guī)范化、從而規(guī)范企業(yè)的簽約和履行行為，堵塞漏洞。

        合同管理系統(tǒng)

        名易合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個(gè)全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時(shí)查詢(xún)合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢(xún)合同所帶來(lái)的麻煩。

        名易合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢(xún)到期合同庫(kù)中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹?lèi)別和部門(mén)進(jìn)行歸類(lèi)，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)趨勢(shì)并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤(rùn)的新機(jī)遇。把企業(yè)法律部門(mén)從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來(lái)，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。

        在簽訂合同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格，這些都是非常重要的，但我們不僅要重視合同簽訂前的管理，更要重視合同簽訂后的管理。特別是要掌握對(duì)我方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬(wàn)事大吉，把合同束之高閣，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。

        名易合同管理系統(tǒng)功能

        記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息

        合同創(chuàng)建：起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同范本，填寫(xiě)合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；

        合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；

        合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過(guò)程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；

        對(duì)合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔

        客戶(hù)：提供對(duì)客戶(hù)或供應(yīng)商的登記、分級(jí)、評(píng)價(jià)、信用記錄、審批等操作,并且可以對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行管理；

        業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類(lèi)、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；

        提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)

        法律訴訟：律師信、訴訟申請(qǐng)及收款等律師業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批和維護(hù)

        法務(wù)報(bào)表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報(bào)表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息

        創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版

        合同模版：名易系統(tǒng)提供合同示范文本庫(kù)，支持多種業(yè)務(wù)類(lèi)型（采購(gòu)、銷(xiāo)售、實(shí)施、服務(wù)、開(kāi)發(fā)等），支持多種合同類(lèi)型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）

        流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用

        提供合同報(bào)警機(jī)制

        資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計(jì)劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警

        進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；

        合同預(yù)警：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶(hù)提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策；

        資質(zhì)到期提醒：對(duì)客戶(hù)及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒

        合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制

        流程設(shè)置：對(duì)合同對(duì)方、項(xiàng)目、合同、資發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對(duì)象自動(dòng)匹配審批流程，規(guī)范審批流程；

        合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見(jiàn)，幫助評(píng)審人員參考，最后打印出合同審批單；

        信息統(tǒng)計(jì)與分析

        報(bào)表：從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營(yíng)決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。

        欠款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)欠款信息；收款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)壞賬信息

        名易合同管理系統(tǒng)作用

        從法律顧問(wèn)到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變

        使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門(mén)能夠輕松地從合同庫(kù)中查詢(xún)合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報(bào)，直接促使法務(wù)部門(mén)能夠更好的發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢(shì)，讓其從單純的法律顧問(wèn)角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門(mén)。

        降低風(fēng)險(xiǎn)并增強(qiáng)合同合規(guī)

        從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)消除在合同執(zhí)行過(guò)程中財(cái)務(wù)和道德方面所面臨的潛在問(wèn)題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過(guò)審批的專(zhuān)業(yè)合同語(yǔ)言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。

        提高企業(yè)法律部門(mén)效率

        合同管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動(dòng)化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。

        合同周期的可見(jiàn)性和可控性

        通過(guò)合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、合同金額等、并且可以對(duì)合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有重大意義，實(shí)現(xiàn)合同的可見(jiàn)性和可控性。