據(jù)有的專家說：ERP實(shí)施是“三分設(shè)計(jì)、七分管理、十二分設(shè)計(jì)”由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中的最要性。所以企業(yè)運(yùn)行ERP時(shí)，要做數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理的等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。
1．做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工
由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個(gè)人或幾個(gè)人來完成可能會(huì)造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財(cái)會(huì)、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫(kù)存、訂單、、銷售、客戶等來合理的分組與組內(nèi)分工。
2.保證數(shù)據(jù)收集與輸入準(zhǔn)確性
數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會(huì)造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象;數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時(shí)、失實(shí)的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯(cuò)誤。
3.尋找數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的原因，提高準(zhǔn)確性
數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因有很多種，主要有：（1）激勵(lì)機(jī)制。在以工時(shí)定額為基準(zhǔn)的獎(jiǎng)勵(lì)制度下，當(dāng)操作人員估計(jì)當(dāng)月的獎(jiǎng)金數(shù)己經(jīng)差不多了，或打算下月自己要請(qǐng)幾天假時(shí)，他她會(huì)留下一些工時(shí)放到下個(gè)月去用，而不如實(shí)填報(bào)；此外，分配任務(wù)的班組長(zhǎng)還有可能把工時(shí)定額油水大的活安排給與自己關(guān)系好的人去做，甚至?xí)騺y了整體計(jì)劃。總之，以完成工時(shí)定額作為發(fā)獎(jiǎng)金的標(biāo)準(zhǔn)，其指導(dǎo)思想不是以客戶滿意為中心，因此，必須改革這種不利于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的激勵(lì)機(jī)制。（2）各個(gè)業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理不及時(shí)。以庫(kù)存業(yè)務(wù)為例，如果沒有做到“日清月結(jié)”，編制計(jì)劃往往根據(jù)的是一個(gè)滯后的信息，得出的結(jié)論就將是錯(cuò)誤的。因此我們一定要制定規(guī)范化的“工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程”，來保證數(shù)據(jù)的正確與實(shí)時(shí)傳遞，準(zhǔn)確和實(shí)時(shí)的信息為企業(yè)的業(yè)務(wù)分析和決策提供可靠的保障。
4.在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的合理性
數(shù)據(jù)準(zhǔn)確不等于這個(gè)數(shù)據(jù)就是合理的。拿“定貨批量”這個(gè)參數(shù)舉例，對(duì)采購(gòu)來講，由于產(chǎn)品設(shè)計(jì)上的問題，標(biāo)準(zhǔn)化和通用化工作比較差，同一種類型物料的規(guī)格過于雜亂，以至于按照每種規(guī)格的需求數(shù)量定貨，由于批量小，會(huì)增加采購(gòu)成本。如果按照供應(yīng)商要求的最小批量定貨，又會(huì)造成庫(kù)存超量。使有些企業(yè)上了ERP系統(tǒng)，庫(kù)存不但未減，反而增加的怪現(xiàn)象。
二、建立完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部控制制度保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部控制度。
1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制
建立ERP崗位制度，要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對(duì)逢君之惡。
2.建立ERP操作管理制度
通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件;預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng);操作人員離開機(jī)房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令;根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機(jī)操作日記，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、保持機(jī)房與設(shè)備的整潔等措施保證機(jī)房設(shè)備和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行;確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對(duì)有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，并且存放在不同的位置;對(duì)ERP軟件更換、修改、升級(jí)和硬件設(shè)備進(jìn)行更換時(shí)，要有一定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;健全硬件和軟件的定時(shí)維護(hù)措施和有關(guān)防治計(jì)算機(jī)病毒、黑客等入侵的措施。
4．建立ERP制度
通過檔案管理制度的建立，實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專人負(fù)責(zé);做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作;對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，并存放在不同的地點(diǎn);實(shí)現(xiàn)對(duì)磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制，防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失;同時(shí)對(duì)有關(guān)ERP開發(fā)設(shè)計(jì)有關(guān)的檔案資料也要進(jìn)行保管。
三、認(rèn)真進(jìn)行模擬運(yùn)行實(shí)施ERP這樣一個(gè)大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到各個(gè)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，想不"排練"就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用，具有極大風(fēng)險(xiǎn)性。不論是哪個(gè)模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結(jié)果，尋求正確的運(yùn)行方法?？傊⒛M運(yùn)行的檔案，作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。
1.軟件功能模擬運(yùn)行(原型測(cè)試)
軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專家指導(dǎo)下進(jìn)行的。在軟件應(yīng)用程序培訓(xùn)的過程中，培訓(xùn)教材通常都有一個(gè)案例，事先設(shè)好一套現(xiàn)成的數(shù)據(jù)企業(yè)的人員按照教材規(guī)定的步驟，學(xué)習(xí)如何操作。學(xué)習(xí)的目的是要用軟件提供的功能來解決企業(yè)的實(shí)際管理問題。此外，企業(yè)還必須結(jié)合自己的情況，把自己設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，再一次運(yùn)行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產(chǎn)品來測(cè)試，但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問題。在傳統(tǒng)手工管理中有許多參數(shù)是從來沒有用過的，如排隊(duì)時(shí)間、等待時(shí)間等類的問題，在建立工藝路線文件時(shí)，需要在原型測(cè)試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會(huì)是什么結(jié)果，錄入了又將是什么結(jié)果;數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果，影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實(shí)施進(jìn)度，而且還會(huì)挫傷員工士氣。
2.實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行(二次開發(fā)測(cè)試)
在原型測(cè)試之后，如果軟件原型有些功能不能滿足管理的需求，那么就要進(jìn)行必要的客戶化或二次開發(fā)的工作。一般說客戶化或用戶化是不需要修改源程序的，例如報(bào)表格式的修改等;而二次開發(fā)可能涉及源程序，但是應(yīng)盡可能把軟件的數(shù)據(jù)下載到一個(gè)工作站或微機(jī)上開發(fā)程序進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)整，然后再上載回去。所謂的實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行，主要的目的是為了測(cè)試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營(yíng)管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進(jìn)一步驗(yàn)證，直到確認(rèn)符合管理需求，可以放心地實(shí)際應(yīng)用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實(shí)戰(zhàn)性模擬的結(jié)果，必須得到各個(gè)業(yè)務(wù)部門主管的認(rèn)可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時(shí)補(bǔ)課，尋求可行的解決方案。最后，由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議，通過演示，征求所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務(wù)流程制定的“工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則”，作為切換實(shí)施的規(guī)范化依據(jù)。
3.并行運(yùn)行
如果實(shí)戰(zhàn)性模擬已經(jīng)得到高層管理人員的批準(zhǔn)，并得到各個(gè)部門管理人員的一致認(rèn)可，而且實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行工作扎實(shí)，就沒有必要經(jīng)歷并行運(yùn)行階段。并行運(yùn)行可以理解為一種切換前的預(yù)演，是一種特殊的模擬測(cè)試。員工對(duì)新系統(tǒng)不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運(yùn)行階段。但是，并行運(yùn)行會(huì)帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果不一致時(shí)，以什么為準(zhǔn)？以老的為準(zhǔn)必然會(huì)否定新系統(tǒng)的價(jià)值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，每項(xiàng)業(yè)務(wù)要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也加大企業(yè)的運(yùn)行成本，因此，并行運(yùn)行的時(shí)間根據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際情況適當(dāng)?shù)目s短。
4.重視系統(tǒng)切換
不少企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個(gè)實(shí)施。ERP是一個(gè)信息高度集成的系統(tǒng)，如果先上一個(gè)子系統(tǒng)，所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢(shì);而且一個(gè)一個(gè)模塊走，必然會(huì)延長(zhǎng)實(shí)施進(jìn)度。如果分模塊實(shí)施，還不利于系統(tǒng)模擬運(yùn)行，不利于說明一些業(yè)務(wù)之間信息的相互集成關(guān)系，有了問題也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，放到以后再補(bǔ)課，必然會(huì)引起不少修改返工。有些企業(yè)實(shí)施了兩三年還沒有結(jié)束，這個(gè)問題是其中原因之一。因此，各個(gè)子系統(tǒng)最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。如果實(shí)行分步實(shí)施，也應(yīng)該是先上一個(gè)車間，或一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，取得經(jīng)驗(yàn)后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務(wù)流程。割斷了業(yè)務(wù)流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。為了順利切換，要抓好培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上整理好數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)完整后進(jìn)行模擬。把最后模擬運(yùn)行的"管理模式"當(dāng)眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經(jīng)理認(rèn)可批準(zhǔn)后，再到實(shí)踐中執(zhí)行。有了群眾基礎(chǔ)，切換工作就會(huì)容易得多。寧可在打基礎(chǔ)工作上多花些時(shí)間，一定要特別注意項(xiàng)目管理要求的先導(dǎo)與后續(xù)工作的關(guān)系，一步一個(gè)腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復(fù)，欲速則不達(dá)。
四、系統(tǒng)安全控制ERP系統(tǒng)是一個(gè)集成的系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互傳遞，不僅包括部門內(nèi)的、同一企業(yè)內(nèi)部，也包括不同企業(yè)間的。同時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)不同地域區(qū)的數(shù)據(jù)傳遞，于是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中也必須加強(qiáng)系統(tǒng)安全的控制。
1.服務(wù)器安全控制
主要考慮系統(tǒng)的容錯(cuò)性和系統(tǒng)所具有的高執(zhí)行效率，在成本可以接受的條件下，選用具有最高安全級(jí)別的容錯(cuò)方案，保證系統(tǒng)永遠(yuǎn)不會(huì)因磁盤故障而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)中斷，如果其中一個(gè)(組)硬盤發(fā)生故障，另外一個(gè)(組)硬盤中的數(shù)據(jù)仍在維持系統(tǒng)的正常工作。同時(shí)還需要注意高的可讀性能。
2.登錄安全控制
為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以進(jìn)行全天候的運(yùn)行，在設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視系統(tǒng)中的登錄服務(wù)，通過兩臺(tái)服務(wù)臺(tái)進(jìn)行登錄權(quán)限控制，其中一臺(tái)為主控制器，另一臺(tái)作為軟備份，從而達(dá)到即使系統(tǒng)中一臺(tái)控制器發(fā)生故障，用戶也可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行日常工作的效果。對(duì)于系統(tǒng)中各類用戶的權(quán)限也是進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，從而使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全潛在的不安全因素最小化。
3.數(shù)據(jù)庫(kù)安全控制
數(shù)據(jù)庫(kù)是企業(yè)應(yīng)用的核心，數(shù)據(jù)庫(kù)安全是應(yīng)當(dāng)高度重視的主要課題，為保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，可以采用兩種措施來解除數(shù)據(jù)庫(kù)的潛在危險(xiǎn)。一是通過數(shù)據(jù)同步復(fù)制，將數(shù)據(jù)分別寫入不同服務(wù)器系統(tǒng)，時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在兩個(gè)完全一致的備份，當(dāng)一臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器因故障中斷，系統(tǒng)管理員只要通過遠(yuǎn)程管理或電子郵件告訴用戶，使用另一配置文件，就可連接到另一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，正常進(jìn)行業(yè)務(wù)處理.這種同步復(fù)制由系統(tǒng)中后臺(tái)完成，用戶并沒有因此而產(chǎn)生等待。二是通過可擦寫光盤對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)日志進(jìn)行日備份，保證在人為或其他原因造成的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)時(shí)，可通過日備份進(jìn)行即時(shí)恢復(fù)。
綜合所述，系統(tǒng)在運(yùn)行過程中會(huì)遇到各種各樣的干擾，我們應(yīng)該在ERP系統(tǒng)運(yùn)行前做好各項(xiàng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制工作準(zhǔn)備，為ERP系統(tǒng)持續(xù)安全運(yùn)行減少風(fēng)險(xiǎn)隱患。(IT168)
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