1、在ERP系統(tǒng)管理中首先體現(xiàn)在對(duì)采購(gòu)財(cái)務(wù)的集中權(quán)管理，包括應(yīng)付采購(gòu)款項(xiàng)、采購(gòu)工程、貨物和服務(wù)以及采購(gòu)庫(kù)存資金的管理，同時(shí)可以編制采購(gòu)資金滾動(dòng)預(yù)算，并通過系統(tǒng)程序自動(dòng)控制。

2、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以通過ERP系統(tǒng)的全面采購(gòu)資金預(yù)算功能設(shè)置統(tǒng)一控制標(biāo)準(zhǔn)，把采購(gòu)資金的流向風(fēng)險(xiǎn)控制在事前預(yù)測(cè)階段。

3、采購(gòu)資金預(yù)算、計(jì)劃或目錄的預(yù)先審核。ERP系統(tǒng)通過做報(bào)價(jià)單自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)單，采購(gòu)訂單直接引用采購(gòu)申請(qǐng)，同時(shí)通過報(bào)價(jià)單系統(tǒng)自動(dòng)生成采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)目錄預(yù)審核表，內(nèi)容包括采購(gòu)業(yè)務(wù)需要資金控制的各個(gè)方面，如采購(gòu)付款條款、資金支出額度、信用等級(jí)等，采購(gòu)人可通過相關(guān)信息和指標(biāo)的計(jì)算綜合判斷是否通過審核。

4、對(duì)供應(yīng)商的信用進(jìn)行預(yù)警式控制。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建通過預(yù)審采購(gòu)支出資金額之后，系統(tǒng)通過應(yīng)付帳款管理實(shí)現(xiàn)信用控制。

5、對(duì)采購(gòu)費(fèi)用支出實(shí)行預(yù)警控制。通過成立采購(gòu)成本預(yù)測(cè)中心控制模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)費(fèi)用支出的實(shí)時(shí)控制，將實(shí)際發(fā)生數(shù)和各成本中心的總費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，支出如微量（屬于小數(shù)點(diǎn)范圍內(nèi)的個(gè)位值）超預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)亮黃燈警告，如嚴(yán)重超預(yù)算系統(tǒng)會(huì)亮紅燈禁止通過（不能進(jìn)行采購(gòu)資金的結(jié)算）。

通過以上這種預(yù)警功能，ERP系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制采購(gòu)超費(fèi)用預(yù)算的情況，預(yù)警解除需要追加預(yù)算或調(diào)整預(yù)算來實(shí)現(xiàn)（系統(tǒng)還可以對(duì)采購(gòu)成本或采購(gòu)效能范圍內(nèi)的實(shí)時(shí)生成實(shí)際與預(yù)算對(duì)比報(bào)表）。

7、對(duì)采購(gòu)預(yù)付款實(shí)施預(yù)警控制。通過ERP系統(tǒng)的創(chuàng)建，可促使采購(gòu)訂單及時(shí)查詢是否收貨和收到發(fā)票，發(fā)票校驗(yàn)后自動(dòng)生成應(yīng)付采購(gòu)帳款。如果采購(gòu)付款超出原采購(gòu)訂單金額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出窗口或橫條提示超過采購(gòu)訂單（采購(gòu)合同、采購(gòu)簽約）金額或預(yù)先設(shè)定的相應(yīng)的供應(yīng)商預(yù)算額度。

8、采購(gòu)庫(kù)存量的高低位預(yù)警控制。ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)有安全的庫(kù)存量，可以定義理想高位庫(kù)存數(shù)量和金額，并通過開發(fā)報(bào)表實(shí)現(xiàn)的預(yù)警功能自動(dòng)提示存貨的短缺、超儲(chǔ)和超時(shí)庫(kù)存等異常狀況：如果超過警戒線，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警；如果低于安全庫(kù)存量，會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)目錄，從而準(zhǔn)確判斷采購(gòu)的需求提前量、預(yù)留庫(kù)存量以及可用庫(kù)存量，最大限度地減少采購(gòu)庫(kù)存資金占有率。

ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)資金信息的過程跟蹤與定期分析評(píng)價(jià)

1、對(duì)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)過程跟蹤。ERP系統(tǒng)應(yīng)付帳款明細(xì)帳中，以綠燈表示帳目已經(jīng)被清理狀態(tài)，紅燈表示沒有被清理，且只要看看紅燈狀態(tài)的凈值到期日就一目了然；紅色閃電表示該筆應(yīng)付采購(gòu)款項(xiàng)已經(jīng)過期，白色日歷表示該筆應(yīng)付采購(gòu)帳款未到期，黃色的燈閃表示該筆應(yīng)付款已經(jīng)到期，這些符號(hào)更直接反映了采購(gòu)應(yīng)付款的直觀情況，更便于對(duì)采購(gòu)資金去向的監(jiān)管。

2、對(duì)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)過程跟蹤。通過ERP系統(tǒng)的報(bào)價(jià)單會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)人訂貨時(shí)創(chuàng)建的采購(gòu)訂單時(shí)可引用采購(gòu)申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的采購(gòu)訂單中就可以查到物貨的供給情況。

3、ERP系統(tǒng)還可以實(shí)時(shí)查詢應(yīng)付款計(jì)劃，再按合同規(guī)定的付款期限和條件給供應(yīng)商付款。無論是在某個(gè)供應(yīng)商的明細(xì)帳中，還是在某個(gè)采購(gòu)訂單中，或是在工程類采購(gòu)物料的單據(jù)流中，只要知道一個(gè)信息即可查詢到系統(tǒng)中相關(guān)的所有信息并按不同字段對(duì)信息進(jìn)行篩選、查詢、分析和評(píng)價(jià)。

4、ERP系統(tǒng)可定期生成采購(gòu)資金付出的情況表，使政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人等及時(shí)知曉采購(gòu)庫(kù)存量和資金的流向等情況。

5、采購(gòu)人可按預(yù)算進(jìn)行預(yù)付貨款和應(yīng)付帳款在ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新，在采購(gòu)付款計(jì)劃表中既可查看采購(gòu)匯總金額，也可查看到某個(gè)供應(yīng)商或工程類供物料的采購(gòu)訂單行項(xiàng)目的付款情況。