近年來，隨著國內(nèi)高校信息化建設(shè)的發(fā)展和投入的增加，校園網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施都得到了很大的提高，但是應(yīng)用于校園校務(wù)管理的軟件卻存在不足，普遍表現(xiàn)在：

　　第一，在前期的建設(shè)中缺乏整體規(guī)劃，以部門為單位的局部建設(shè)為主，造成各應(yīng)用系統(tǒng)間的信息孤島的形成;

　　第二，部分系統(tǒng)建設(shè)較早，由于技術(shù)限制已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的業(yè)務(wù)工作需要，大量工作無法由系統(tǒng)獨立完成，需要人工干預(yù)，導(dǎo)致整體辦公效率低下;

　　第三，缺乏關(guān)鍵數(shù)據(jù)共享及有效的信息服務(wù)，無法為學(xué)校的管理和決策提供有效的支持;

　　第四，各個應(yīng)用系統(tǒng)的技術(shù)支持工作逐年增大，造成維護和管理工作難度。

　　然而，高校OA系統(tǒng)不僅關(guān)系到學(xué)校整體的行政事務(wù)管理工作，也影響到校園信息化建設(shè)水平。西安交通大學(xué)設(shè)計了面向用戶的高校OA系統(tǒng)。該系統(tǒng)可實現(xiàn)在統(tǒng)一認(rèn)證的環(huán)境下，通過數(shù)據(jù)交換來采集、組織、打包各個信息孤島中的數(shù)據(jù)，并通過信息門戶向全校教師、職工、學(xué)生等不同身份用戶提供可定制、個性化的信息服務(wù)，使行政管理工作集成化、流程化和規(guī)范化。

　　設(shè)計規(guī)范

　　數(shù)字校園建設(shè)總體思路是通過數(shù)字校園平臺建設(shè)，打破目前各個應(yīng)用系統(tǒng)之間的信息孤島，從系統(tǒng)的認(rèn)證授權(quán)層和數(shù)據(jù)層進行統(tǒng)一，并使用校園信息門戶進行展示。如圖1所示。

　　基于平臺的面向用戶的OA系統(tǒng)在設(shè)計上必須滿足以下規(guī)范：

　　1.系統(tǒng)應(yīng)符合學(xué)校數(shù)字校園平臺的接口和集成規(guī)范。

　　2.根據(jù)需求選擇架構(gòu)，系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)采用面向服務(wù)的應(yīng)用架構(gòu)(SOA)的多層體系結(jié)構(gòu)。

　　3.按照J(rèn)2EE規(guī)格實現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯，采用面向?qū)ο蟮慕M件技術(shù)。

　　4.系統(tǒng)提供基于XML的數(shù)據(jù)交換接口，支持與第三方軟件的應(yīng)用集成。

　　5.系統(tǒng)對數(shù)據(jù)和應(yīng)用的安全性作充分考慮，并提供較完善的數(shù)據(jù)加密及健全機制或接口以及日志跟蹤與分析功能。

　　四大特點

　　面向用戶的OA系統(tǒng)為高校建立起一種網(wǎng)絡(luò)化的、高效的辦公管理新環(huán)境，為學(xué)校內(nèi)部管理和外部交流提供基本信息的傳遞、處理渠道。

　　該系統(tǒng)能支持可定制工作流的應(yīng)用，規(guī)范各業(yè)務(wù)流程，提高人員、部門之間的協(xié)同能力，減少重復(fù)性勞動;支持非結(jié)構(gòu)化文檔管理，實現(xiàn)文檔的整理、分發(fā)、利用等，提高非結(jié)構(gòu)化文檔的共享和綜合使用;構(gòu)建適用于全校的協(xié)同工作平臺，實現(xiàn)對個人、院系部處和學(xué)校提供行政管理服務(wù)，實現(xiàn)面向用戶個人的集成的信息服務(wù)模式。

　　常用

　　在業(yè)務(wù)功能上，面向用戶的OA系統(tǒng)必須實現(xiàn)學(xué)校行政工作的基本業(yè)務(wù)管理，包括院系兩級的公文處理、行政事務(wù)管理、信息發(fā)布及相應(yīng)的電子，實現(xiàn)用戶個人辦公的常用業(yè)務(wù)管理。

　　信息共享

　　面向用戶的OA系統(tǒng)要實現(xiàn)部門之間的信息共享，實現(xiàn)部門之間的數(shù)據(jù)、信息的傳遞和共享，保障數(shù)據(jù)來源和管理的唯一性，消除部門之間數(shù)據(jù)孤島和數(shù)據(jù)冗余不統(tǒng)一的現(xiàn)象。

　　流程設(shè)計和監(jiān)管

　　流程必須基于學(xué)校公文處理模型要求，根據(jù)業(yè)務(wù)模型實現(xiàn)快速的流程設(shè)計建模。當(dāng)業(yè)務(wù)工作發(fā)生變化時，可以實現(xiàn)在不影響現(xiàn)有的流程處理的情況下對流程模型進行快速、安全的修改和部署。該系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)所有文件處理流程的跟蹤、監(jiān)管，當(dāng)出現(xiàn)問題流程或異常情況時，可以快速獲取并進行處理。

　　提供信息服務(wù)

　　面向用戶的OA系統(tǒng)能夠?qū)W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、校外用戶提供信息服務(wù)。所有用戶應(yīng)該看到集中的、面向用戶個人的信息服務(wù)，如通知、公告、會議等，體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的優(yōu)勢，并將公共業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)封裝成服務(wù)的方式，實現(xiàn)向校內(nèi)信息門戶和其他相關(guān)站點的推送。

　　功能分兩種

　　面向用戶的OA系統(tǒng)的功能劃分為核心業(yè)務(wù)功能和信息服務(wù)功能兩個主要部分。核心業(yè)務(wù)功能主要實現(xiàn)了系統(tǒng)業(yè)務(wù)的處理和管理，主要包括：

　　1.模塊實現(xiàn)不同類型文件的流轉(zhuǎn)處理和管理，以及在過程中的提醒、催辦和各類文件的管理、查詢和統(tǒng)計等業(yè)務(wù)功能。

　　2.行政事務(wù)模塊實現(xiàn)對學(xué)校多項業(yè)務(wù)的管理，包括信訪、督辦、值班等工作業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)處理和過程管理。

　　3.信息發(fā)布模塊實現(xiàn)學(xué)校通知、公告、規(guī)章制度等公共信息的起草、審核和發(fā)布的過程管理以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的內(nèi)容管理、狀態(tài)管理。

　　4.檔案管理模塊實現(xiàn)對系統(tǒng)各類公文、文件的的歸檔、存貯和查詢借閱的管理。為各文件提供歸檔接口，實現(xiàn)文件的電子歸檔及相關(guān)的管理，并實現(xiàn)對歸檔文件的網(wǎng)上借閱功能。

　　5.個人辦公包括用戶的個人郵件、待辦事項、日程安排等。

　　6.系統(tǒng)管理提供給系統(tǒng)管理員使用，包括系統(tǒng)的設(shè)置管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理;組織機構(gòu)、用戶、角色管理;用戶訪問的安全控制管理;系統(tǒng)日志管理，包括異常訪問和操作的監(jiān)控預(yù)警功能。

　　針對不同的使用者，系統(tǒng)對包括學(xué)校教師、學(xué)生、校領(lǐng)導(dǎo)、部門行政管理人員、學(xué)校行政管理人員等提供的面向用戶的信息服務(wù)。

　　7.學(xué)校教師信息服務(wù)：為教師提供查詢、查閱學(xué)校文件、規(guī)章制度、通知公告等信息服務(wù)，參與部分行政事務(wù)工作的信息平臺。

　　8.學(xué)生信息服務(wù)：為校園網(wǎng)學(xué)生提供查詢、查閱學(xué)校文件、規(guī)章制度、通知公告等信息服務(wù)。

　　9.校領(lǐng)導(dǎo)信息服務(wù)：為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供查閱重要文件，查詢統(tǒng)計數(shù)據(jù)，進行行政管理工作的信息平臺。

　　10.部門行政管理服務(wù)：為院系部處行政管理人員提供辦公平臺，管理本單位業(yè)務(wù)工作，參與學(xué)校事務(wù)處理，查詢查閱相關(guān)文件、制度等。

　　11.學(xué)校行政管理服務(wù)：為學(xué)校行政管理人員提供辦公平臺，管理各項業(yè)務(wù)工作。

　　基于J2EE的系統(tǒng)架構(gòu)

　　基于J2EE規(guī)范的BS結(jié)構(gòu)實現(xiàn)了多層次的分布式應(yīng)用模型系統(tǒng)，根據(jù)功能把應(yīng)用邏輯分成多個層次，每個層次支持相應(yīng)的服務(wù)器和組件，組件在分布式服務(wù)器的組件容器中運行，容器間通過相關(guān)的協(xié)議進行通訊，實現(xiàn)組件間的相互調(diào)用，具有跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫、支持多種應(yīng)用服務(wù)器、擴展能力強等優(yōu)點。