協(xié)同OA通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了虛擬的協(xié)同工作平臺，使各部門可以對辦公事務(wù)和公文進行全面、完善的，提高了信息交流的效率和共享程度，相對傳統(tǒng)的工作方式，大大提高了辦公效率，減輕了工作負擔(dān)，節(jié)省了辦公費用，從而實現(xiàn)了辦公無紙化、信息共享化、決策科學(xué)化。

　　1.節(jié)省工作成本，利于文件傳閱管理

　　與過去對紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過協(xié)同處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在協(xié)同OA辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復(fù)修改文件草稿而浪費大量紙張的問題;而且，電子文件在協(xié)同OA辦公系統(tǒng)上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

　　2.方便檢索查閱，促進信息共享

　　協(xié)同OA辦公系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺，員工可通過協(xié)同OA辦公系統(tǒng)及時了解全院的最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)上強大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過去花費大量時間翻查紙質(zhì)文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。

　　3.增強監(jiān)控能力，提高行政管理水平

　　協(xié)同OA辦公系統(tǒng)能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時協(xié)調(diào)解決。此外，在協(xié)同OA辦公系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

　　4.提高工作效率，打造優(yōu)秀團隊意識

　　協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的信息傳遞、日程安排等功能模塊，極大地提高了員工之間的協(xié)作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強、工作效率較高，并且具有快速反應(yīng)能力的優(yōu)秀團隊。通過設(shè)立工作論壇等模塊，更及時有效地加強了領(lǐng)導(dǎo)與員工之間、員工與員工之間的交流和互動，員工之間互相取長補短，共同學(xué)習(xí)，共同進步，促進了業(yè)務(wù)水平的提高，增強了團隊合作精神。

　　5.實現(xiàn)自動辦公，構(gòu)建科學(xué)管理模式

　　協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的使用，全面推進了，借助先進計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實現(xiàn)了高效、安全、規(guī)范地處理辦公室內(nèi)的事業(yè)性業(yè)務(wù)，大幅度提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時，為各級領(lǐng)導(dǎo)進行宏觀管理提供了高效、便利的服務(wù)，為科學(xué)決策提供了參考依據(jù)，從而構(gòu)建一套科學(xué)的管理模式。

　　由于中小企業(yè)資金有限，對協(xié)同認識不全面，很多者對協(xié)同OA系統(tǒng)一直處在觀望的狀態(tài)，加上現(xiàn)在市面上的協(xié)同OA系統(tǒng)魚龍混雜，嚴重打擊了中小企業(yè)購買協(xié)同OA系統(tǒng)的信心。

　　中小企業(yè)多樣化的行業(yè)性質(zhì)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)以及不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)致協(xié)同OA系統(tǒng)操作起來存在較大的難度。但是隨著協(xié)同OA系統(tǒng)技術(shù)和理念的日趨成熟，實施成功率近乎于百分百。一套完備的協(xié)同OA系統(tǒng)能為中小企業(yè)帶來很多的好處。

　　一、功能全面，提高工作效率

　　協(xié)同OA系統(tǒng)涵蓋各種各樣全方位、立體式的協(xié)同管理功能，例如各類公告、信息發(fā)布，文件交換和公布、人力資源管理，辦公用品管理等等。它實現(xiàn)了多人、多部門、跨地域的協(xié)同辦公模式，能夠更及時、更方便傳遞信息，大大提高中小企業(yè)整體的工作效率。

　　二、降低日常運營成本

　　購買一套協(xié)同OA系統(tǒng)費用雖然高達幾萬，但其使用時間卻能達到數(shù)十年，使用協(xié)同OA系統(tǒng)后，只要1-3人進行電腦操作就能完成過去需要十幾人的部分行政工作，大大減少了企業(yè)的人力成本。而且協(xié)同OA屬于無紙化辦公，實現(xiàn)線上交流，可以減少企業(yè)對辦公紙張、筆墨的采購費用，以及差旅和電話費用。

　　三、搭建知識平臺

　　企業(yè)可以通過協(xié)同OA系統(tǒng)將各項資料和文件進行整理和歸類。其強大的條件檢索功能讓員工快速便捷地查找文件資料，解決了過去花費大量時間翻查紙質(zhì)文件的問題。而且通過資料文件的共享，能夠幫助員工更好的完成工作，搭建一個企業(yè)內(nèi)部的信息和知識平臺。

　　四、為構(gòu)建信息化提供良好基礎(chǔ)

　　隨著企業(yè)的規(guī)模不停擴張，員工越來越多，工作越分越細，使得企業(yè)對信息化的依賴程度也日益提高。協(xié)同OA系統(tǒng)非常適合中小企業(yè)作為信息化的入門級應(yīng)用。因為其簡單、易用、部署快、效果明顯等特點，能夠為中小企業(yè)提供很好的業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)應(yīng)用和開發(fā)框架。

　　隨著企業(yè)改革和發(fā)展的不斷深化，業(yè)務(wù)問題日益復(fù)雜，日常工作處理的信息量日漸增加，我們將面臨更多的發(fā)展機遇和更加嚴峻的挑戰(zhàn)。通過應(yīng)用協(xié)同OA系統(tǒng)，中小企業(yè)可以全面實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)自動化，為市場提供科學(xué)、準確、及時、高效的服務(wù)，為科學(xué)發(fā)展提供強有力保障。