OA辦公管理系統(tǒng)越來越廣泛的應用于企業(yè)的辦公管理。各企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的很難滿足企業(yè)管理需求，而且，信息化加速了企業(yè)員工的工作節(jié)奏，簡單、便捷的OA辦公管理系統(tǒng)開始為越來越多的企業(yè)所青睞。OA辦公管理系統(tǒng)的實施不僅增進組織管理，更提升了企業(yè)的協(xié)同辦公效率。

　企業(yè)的應用價值就體現(xiàn)在是否能夠協(xié)助企業(yè)提升管理效率。企業(yè)用戶由于對的不是很了解和選型需求不夠明確，內外因素結合造成企業(yè)無法充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的最大價值。那企業(yè)應該怎樣做才能使企業(yè)OA管理系統(tǒng)的價值最大化呢?　　

　　1、合理規(guī)劃需求是前提

　　2、企業(yè)領導的引導作用

　　3、OA系統(tǒng)的技術平臺是關鍵

　　4、OA的服務能力是保障

0A根據(jù)企業(yè)內部需求應具有信息發(fā)布，文件管理，，電子郵件，會議管理，審批管理，人事與組織機構管理，日常辦公系統(tǒng)，應用向導，外聯(lián)數(shù)據(jù)庫，手寫批注，決策支持，信息系統(tǒng)的管理與維護和文件查詢的功能。將單位內部、分散在各部門和個人管理的文件集中、統(tǒng)一管理在單位內部的信息管理系統(tǒng)中。而且通過欄目、權限構成的信息共享管理機制，使文件的使用更方便，管理更安全。

　　1、信息發(fā)布

　　①、信息發(fā)布

　　信息發(fā)布也可以叫作電子公告板。相當于日常辦公中的公告板，提供發(fā)布各種信息的功能。如：公告、通知或啟事等。信息發(fā)布采用向導式的信息發(fā)布模板，將企事業(yè)內部的信息發(fā)布進行管理，通過后臺管理器將其連接到欄目或模塊中，它具有信息發(fā)布、維護、查詢、歸檔、歸檔查詢等綜合的信息發(fā)布功能。對于信息發(fā)布的查詢，維護，歸檔等權限可以在后臺進行控制，發(fā)布的權限是用欄目來區(qū)分。

　　工作中常用的文本信息，如：通知、報告、項目方案、宣傳資料、規(guī)章制度等，按照組織機構，或者業(yè)務的分類，設計信息系統(tǒng)的欄目。

　　各類信息或業(yè)務數(shù)據(jù)發(fā)布到網(wǎng)上，以方便用戶查詢。查閱網(wǎng)上發(fā)布的信息、必須具有系統(tǒng)授予用戶的權限。

　　發(fā)布信息的模塊通過管理器連接在客戶端指定欄目下。

　　過時的信息、文件可以做文件歸檔處理，或者刪除操作，也可系統(tǒng)自動進行歸檔或刪除管理。

　　根據(jù)需要設置欄目，按部門、人員設置發(fā)布、查詢、維護的權限，模板相同的信息、文件可進行轉發(fā)。

　　需要領導審批的信息文件發(fā)布后，需要經過領導審批后才會顯示出來。

　　②、信息發(fā)布模板

　　信息發(fā)布模板是信息發(fā)布的向導。模板規(guī)定了信息發(fā)布時所包含的信息項目和形式，可以在系統(tǒng)維護欄目里進行定義，目前模板提供6個字段，1個大文本字段，也可以帶附件。附件的保存方式有兩種：1.保存到數(shù)據(jù)庫(SQLSERVER);2.保存到文件夾，可選擇是否立即可見和是否到期自動歸檔或刪除。

　　定義完的信息發(fā)布模板，可以鏈接到某一欄目，這樣就確定了欄目。系統(tǒng)的管理員能夠根據(jù)信息系統(tǒng)的欄目設置，設計多個模板。例如：公告、規(guī)章制度、項目方案等都可以設置專用的模板，一個信息模板可被多個欄目鏈接。

　　③、最新消息

　　最新消息實際上是一個搜索引擎。是查詢本級及以下各級欄目中是否有最新發(fā)布的信息。用戶可以按照最近的天數(shù)，或者信息包含的關鍵字來搜索信息。

　　信息管理平臺上可以建立很多的信息欄目(最多可達一百萬個欄目)，每個欄目下的內容都會經常更新。最新消息可以幫助你知道哪些欄目下有最新發(fā)布的信息。

　　最新消息是查詢本級及以下各級有權限的欄目中是否有最新發(fā)布的文件信用戶可以按關鍵字查詢;按天數(shù)查詢信息，按關鍵字和天數(shù)聯(lián)合查詢信息。

　　2、文件歸檔

　　文件歸檔系統(tǒng)是信息管理平臺的文件庫，不論是發(fā)布到網(wǎng)上的信息，還是客戶端(本地)的電子文件都可以歸檔到文件庫中。而且，還可以按照文件的分類和科目進行文檔的分類。

　　其他可以歸檔的項目包括：會議紀要、文件審批過程、收文的辦理情況、發(fā)文的審批過程等。

　　發(fā)布的信息歸檔：發(fā)布到網(wǎng)上的信息，在超過時效期后，可以選擇歸檔保存，信息自動從該欄目下刪除。

　　本地文件的歸檔：對于需要保留的文件，能夠直接從客戶端歸檔到平臺的文件庫中。

　　重要處理過程的歸檔：審批過程、會議紀要、收文處理、發(fā)文處理等重要的處理過程能夠歸檔到文件庫。

　　保存：歸檔的文件存放在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，可以由系統(tǒng)管理員安排定期的數(shù)據(jù)備份，使文件的管理更可靠、更安全。