城建檔案是城市建設者在城市規(guī)劃、建設及其管理工作中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖形、圖像、音像等各種方式和載體的文件材料,它是城市建設活動的真實記錄,對城市規(guī)劃和建設具有重要的作用。隨著城市現代化建設步伐的加快,要求有更高的城建現代化水平與之相適應?，F有的檔案大都只是實現了目錄級管理,本文根據某市城建檔案館的實際應用需要和開發(fā)實踐,給出了適合中小城市城建檔案館現代化管理需要,實現檔案數據、文字及圖紙一體化管理的城建檔案圖文綜合管理系統的設計思想、開發(fā)過程和所使用的主要技術。

　　1、項目文檔管理軟件系統需求

　　1.1環(huán)境需求

建立檔案館內部計算機局域網絡,館內主要辦公室配置電腦,按使用權限合理使用硬件和軟件資源,逐步實現城建檔案網絡化、辦公自動化,支持與外網的連接,實現網上信息發(fā)布,加強與外界的信息交換。

　　1.2功能需求

系統主要包含城建檔案圖文檢索和執(zhí)法管理兩部分。

　　(1)城建檔案圖文檢索實現城建檔案總目錄、分類目錄、公用建設工程規(guī)劃管理檔案、民房建設工程規(guī)劃管理檔案、征地檔案、房屋建筑工程檔案、城市管線工程檔案、市政基礎設施工程檔案等檔案目錄的編輯、查詢、統計、報表打印等功能,并能同步查閱原始圖紙和文字材料的數字化圖片。

　　(2)執(zhí)法管理實現移交責任書、跟蹤指導記錄、攝像記錄及專項驗收記錄的編輯、查詢、統計、報表打印等功能。

　　(3)目錄中心的編輯、查詢、統計、報表打印等功能。

　　(4)城建檔案圖文檢索和執(zhí)法管理中,檔案號、數字化圖文等自動編號。

　　(5)實現用戶管理,根據用戶類型,給予不同的操作權限。擁有不同權限的用戶進行不同的操作,不同用戶隨時可修改密碼,以保證系統的安全。

　　(6)觸摸屏查詢系統提供本館指南、辦事程序、政策法規(guī)、行風建設、城建檔案等查詢服務。

　　1.3性能需求

　　(1)界面的整體一致性。例如,在菜單和聯機幫助中必須使用相同的術語;對話框必須具有相同的風格;圖案、圖標等設計時必須考慮到統一、協調和美觀等。

　　(2)良好的交互性。由于使用者不是計算機的專業(yè)人員,因此需要具有友好交互的界面,對操作人員的重要操作要提供信息反饋,設計良好的聯機幫助。

　　(3)操作的便捷性。常用操作的使用頻度大,應該減少操作序列的長度。例如,為固定組合數據提供列表選擇輸入。

　　(4)設置錯誤處理。使用者操作中可能出現許多在程序設計中沒注意的問題,在測試時也沒有發(fā)現,所以必須提供簡單和容易理解的錯誤處理功能,在出現錯誤時,系統應該能檢測出錯誤,錯誤出現后系統的狀態(tài)不發(fā)生變化,或者系統要提供錯誤恢復的指導。

　　(5)安全性。有良好的用戶身份認證體制和靈活的密碼更改模塊;用戶權限可以通過管理員靈活修改;有手動備份和自動備份操作。

　　2、項目文檔管理軟件局域網建設

　　網絡使用流行的星型總線結構,采用客戶機服務器(CLIENTSERVER)工作模式,通過交換機連接服務器和各客戶機,它們之間使用TCPIP協議和NetBEUI協議進行通信。連網的計算機能共享服務器上的軟件資源、存儲設備及其他外部設備。服務器上安裝WindowsNT2000SERVER操作系統,各客戶機上安裝Windows982000NTworkstation。采用數字化監(jiān)控技術,監(jiān)視計算機也接入內部局域網,實現綜合管理。

　　3、項目文檔管理軟件系統實現

　　3.1目標面向需求,以單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標為依據,以基本滿足單位管理和實際應用需求為出發(fā)點,以提高單位經濟效益和應用效果為工程實施動力,遵循規(guī)范、先進、實用的原則,采用標準技術、規(guī)范技術和成熟技術,建立統一的技術規(guī)范;保證投資結構及軟硬件性能的合理性,力求較高的性能價格比。既要滿足當前工作的需要,又要兼顧將來技術發(fā)展的趨勢。

　　3.2系統結構基于功能和性能需求,及總體技術目標.

　　3.3數據庫設計采用數據庫技術來管理、存儲和檢索大量的檔案數據。根據中小型城建檔案館中館藏量,采用性價比較高的ACCESS數據庫實現。為了便于處理(如備份還原)和存儲,本系統為不同類型的檔案建立了不同的數據庫,加上系統管理所需信息,共建立了若干個(實例系統是14個)ACCESS數據庫,每個數據庫包含1~5個表。