名易軟件-協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)是采用服務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。協(xié)同0A系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。因此，加強(qiáng)對OA系統(tǒng)是管理有利于實(shí)現(xiàn)全員協(xié)同參與、提高工作效率，提高公司的綜合競爭力。

　　一、協(xié)同OA系統(tǒng)主要功能介紹

　　名易軟件-OA系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與資源的協(xié)同，其主要功能包括：人力資源管理平臺、流程管理平臺、知識管理平臺、行政辦公管理平臺、信息管理平臺、工作流表單引擎、會議管理平臺、考勤管理平臺、車輛管理平臺、客戶管理平臺、公文管理平臺和常用工具等。

　　二、協(xié)同OA系統(tǒng)部門職責(zé)管理制度

　　在系統(tǒng)的運(yùn)行中，各部門應(yīng)該各施其責(zé)、協(xié)同配合，具體職責(zé)如下：

　　1、 公司網(wǎng)絡(luò)信息管理部

　　(1)負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)的定期備份。

　　(2)負(fù)責(zé)與軟件公司技術(shù)人員聯(lián)系，及時(shí)升級更新系統(tǒng)。

　　(3)負(fù)責(zé)制定0A系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度。

　　(4)負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行。

　　(5)負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理。

　　(6)負(fù)責(zé)對各功能模塊權(quán)限的設(shè)置。

　　2、 公司辦公室管理層

　　(1)負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)的使用規(guī)章制度。

　　(2)負(fù)責(zé)核心工作流的設(shè)計(jì)和修改。

　　(3)負(fù)責(zé)相關(guān)職能部門的審核工作。

　　(4)負(fù)責(zé)確定和監(jiān)督OA系統(tǒng)中各部門人員的權(quán)限。

　　(5)負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)。

　　3、 其他各部門

　　(1)人力資源部負(fù)責(zé)提供現(xiàn)有人員信息，以便于管理員進(jìn)行人員的新增和權(quán)限設(shè)置。

　　(2)安保部負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的涉密信息的檢查和監(jiān)督。

　　(3)各使用部門負(fù)責(zé)根據(jù)自身的需求，參與制定OA系統(tǒng)的管理辦法。

　　(4)當(dāng)出現(xiàn)人員變動或者權(quán)限變動或者其他不符合使用的流程等情況時(shí)，及時(shí)上報(bào)反映并由相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的改動。

　　三、協(xié)同OA系統(tǒng)應(yīng)用模塊管理制度

　　1、流程管理的使用

　　(1)流程模塊是0A平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務(wù)三大類型。用戶只需根據(jù)實(shí)際需求如：請假申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應(yīng)授權(quán)范圍內(nèi)的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定和要求對表單進(jìn)行操作和審批。

　　(2)各流程節(jié)點(diǎn)的辦理人應(yīng)及時(shí)審批處理流程發(fā)起人所要辦理的事情，以免耽誤發(fā)起人辦公。

　　(3)用戶新建流程提交后，要確保所設(shè)流程的準(zhǔn)確性。上級審批人在接收到流程發(fā)起人的申請后應(yīng)及時(shí)審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進(jìn)行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應(yīng)認(rèn)真查閱回退理由，以便重新調(diào)整和更改流程。

　　2、文檔歸檔、查詢和共享

　　(1)各級用戶均可對自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進(jìn)行歸檔，但原則上一般由流程中的發(fā)起人進(jìn)行歸檔。

　　(2)工作流程歸檔時(shí)是按文檔類別進(jìn)行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關(guān)的工作流文檔。

　　(3)公共文檔中設(shè)置了部門文檔文件夾，各部門主管可設(shè)置各自部門文檔查詢、編輯或下載權(quán)限，確保文檔只給有對應(yīng)權(quán)限的人使用或查閱，重要業(yè)務(wù)文檔或財(cái)務(wù)報(bào)表等文檔一般只能設(shè)置查詢權(quán)限，不得開放編輯和下載權(quán)限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。

　　四、協(xié)同OA系統(tǒng)安全保密制度

　　1、為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用大量占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻，嚴(yán)禁對網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。

　　2、0A系統(tǒng)的所有用戶，不得利用0A系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。

　　3、0A系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。

　　4、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看0A系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。

　　協(xié)同辦公平臺作為公司信息化建設(shè)的重要組成部分和平臺支撐。管理好名易軟件-協(xié)同OA辦公平臺，有利于打通縱向、橫向溝通渠道，整合各部門信息孤島，推動公司知識體系建設(shè)，提高科學(xué)化、精細(xì)化管理水平，進(jìn)一步提升公司的綜合競爭力和市場影響力。