在信息化水平高速發(fā)展的今天，隨著經濟的增長企業(yè)規(guī)模也越來越大，文件及資料數量不斷增長，如何快速的調閱需要的文件是非常困難的事情。文件載體不一，查找文件時往往還需要翻箱倒柜，由于資料分散存儲在成百上千臺電腦中，有時甚至還要動員全體員工逐個查找文件，時間與人力上的浪費令人發(fā)指！

            據相關調查，企業(yè)每個員工每天浪費30分鐘在查找、重復起草文檔、資料整理等工作上，那么：每月浪費：30*22=660分鐘，每年浪費：660*12=7920分鐘。每個人就浪費這么多，可想而知，我們由幾十、幾百人組成的企業(yè)又會浪費多少呢？我們浪費的又豈止是幾十上百的小時，更是幾十上百萬元的支出！            

            如果把這些時間利用到做一些其它更有意義的事情上，那么將會給企業(yè)創(chuàng)造更大的價值！如何節(jié)省資料查找的時間是不容忽視的問題！  

            一、企業(yè)現有文檔查找手段與其弊端            

            在企業(yè)日常運行過程中，通常會產生很多包含技術、財務、銷售、客戶等不同載體的大量文件，普通的電腦檢索工具很難滿足企業(yè)的查找標準。目前很多企業(yè)在文檔查找方面存在著諸多弊端：            

            1）、隨著企業(yè)不斷壯大發(fā)展，文檔數量以十倍甚至百倍的速度增加，經年累月，查找某篇文檔變得極為困難，幾乎無法實現。            

            2）、用電腦本地的檢索工具根本無法找到所需的文件，忘記文件名的時候就更加難以檢索。            

            3）、有些文件往往還需要關聯許多其他文檔，如果需要徹底了解一份文件就需要查詢調用多份文檔，大量的時間隨之溜走。            

            4）、圖片或CAD等文件沒有文字內容，用傳統(tǒng)的搜索方式難于找到所需文件。            

            5）、文檔數量太多，只記得文檔內容，不記得文件名，查找起來十分困難，而且還找不到所需文檔。            

            6）、延用傳統(tǒng)的紙質載體管理資料，查找的時候需要翻箱倒柜，不僅浪費大量時間，而且翻閱時紙質文件還非常容易損壞。            

            7）、企業(yè)內有上百萬的文檔以及數十萬的目錄文件夾結構，每份文件都在極深的分支結構中，要想查找所需要的文件往往每次都要花費幾十分鐘，還不一定能找到。            

            8）、用Windows自帶的搜索引擎檢索文件往往每次需要花費5~6分鐘的時間，檢索完畢未找到所需文件，還需重新輸入關鍵字繼續(xù)檢索……累積花費的檢索時間不計其數。            

            二、現代化安全管理手段有哪些            

            針對上述的企業(yè)文檔查找難的問題，名易文件管理系統(tǒng)文檔管理專家給予了以下解決方案：            

1）、統(tǒng)一存儲，讓所有資料電子化管理
可以建立統(tǒng)一存儲平臺，將所有企業(yè)資料全部集中在平臺中管理，紙質文件可以掃描成電子文件實現電子化管理，讓信息資料的載體統(tǒng)一，并集中保存。

            2）、建立高級檢索機制
為企業(yè)建立高級檢索工具，基于文件的標題、正文內容（包含字、詞、句），作者，文件類型，創(chuàng)建及修改時間等相關屬性進行毫秒級搜索，滿足企業(yè)對文檔的查找需求，提高查找速度。

            3）、為文檔增加摘要
可以給文檔增加自定義摘要，便于根據摘要搜索、查看。

            4）、讓文件互相關聯
讓服務于同一項目的幾個文件之間建立關聯關系，只要通過其中一篇文件就可以迅速找到其他的相關文件。

            5）、給文檔增加自定義屬性
可以給文檔增加自定義的屬性，為文檔增加屬性名稱和內容，以便于相同屬性文件的快速檢索。

            6）、百萬文件，幾十萬目錄疾速定位
對于極為龐大的文件數量與復雜的文件結構，也能通過強大的搜索引擎快速定位，節(jié)約企業(yè)花費在查找上的大量時間。

            三、常見軟件具備的功能

            針對上述情況，好的文檔管理軟件可以幫助企業(yè)解決企業(yè)文檔的查找難問題。名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)是市場上的佼佼者。文件管理系統(tǒng)可以為企業(yè)文檔搭建統(tǒng)一的平臺，可以集成掃描儀，將紙質的和電子的文檔都統(tǒng)一存儲在服務器中，并自動生成摘要；系統(tǒng)有強大的信息檢索機制，可以根據文檔標題、作者、類型及內容中的字、詞、句、正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄等多種方式進行快速搜索，配合精準搜索功能，讓企業(yè)所需文件毫秒間呈現在您的面前；可以為在系統(tǒng)中的圖片、掃描生成的PDF文件等文檔增加摘要及縮略圖，便于根據摘要檢索；同時，系統(tǒng)可以使幾個文件相互關聯，形成關聯列表，通過其中一個文件就可快速找到其他文件。

            
文件管理系統(tǒng)具有強大的搜索功能，面對上百萬的文件資料以及極為復雜的幾十萬目錄結構，也能分權限疾速定位，原需花費幾十分鐘甚至幾小時才能找到的文件能夠即刻呈現在用戶面前，這在同類產品中是很難做到的。

            
時間與人力無疑是推動企業(yè)發(fā)展的關鍵性因素，名易文件管理系統(tǒng)作為企業(yè)文件搜索的疾速引擎，為企業(yè)節(jié)約90%以上的查找時間與大量的人力成本，讓企業(yè)在省時高效的氛圍下輕松騰飛！